(2017-108538)
ZARZĄDZENIE NR 144/2018
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z 20 lutego 2018 r.

w sprawie zmiany Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 230/2017 Prezydenta Miasta Rybnika z 6 kwietnia 2017 r. 

Działając na podstawie:
-	art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym [tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 ze zmianami],
-	art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości [tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 ze zmianami],

zarządzam, co następuje:

§ 1
W Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 230/2017 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 6 kwietnia 2017 r., wprowadzić następujące zmiany:

1)	w § 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „Dowody księgowe (dokumenty), stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych Urzędu Miasta Rybnika, muszą spełniać wymogi określone w art. 20, 21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a w zakresie dowodów księgowych dokumentujących czynności objęte podatkiem od towarów i usług muszą spełniać dodatkowo wymogi określone w Dziale XI – Dokumentacja, Rozdziale 1 – Faktury ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.”.
2)	w § 2 w pkt 15 lit. a) otrzymuje brzmienie: „pod względem merytorycznym przez wnioskującego Naczelnika Wydziału lub inną upoważnioną osobę,”.
3)	w § 3 w pkt 42 zdanie 2 otrzymuje brzmienie: „Dyspozycje są składane w Wydziale Księgowości przez wydziały prowadzące postępowanie przetargowe, sprzedaż nieruchomości, zadanie inwestycyjne itp. niezwłocznie (nie później niż w drugim dniu roboczym) po upływie umownego terminu zwrotu wadium, zabezpieczenia lub po wygaśnięciu ważności zabezpieczenia złożonego w formie gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej.”.
4)	w § 4 w pkt 43 zdanie 1 otrzymuje brzmienie: „Układ wykonawczy Budżetu Miasta (z wyłączeniem planów finansowych oświatowych jednostek budżetowych – OJB), w szczegółowości do działów, rozdziałów, paragrafów oraz zadań inwestycyjnych, wprowadza do systemu Budżet Miasta Wydział Finansów.”.
5)	w § 5:
a)	w pkt 48 zdanie 5 otrzymuje brzmienie: „Dotacje dla instytucji kultury, jednostek samorządu terytorialnego (wg zawartych porozumień), niepublicznych jednostek systemu oświaty, są wprowadzane do systemu w kwocie ujętej w budżecie, gwarantującej ich realizację.”,
b)	w pkt 49 lit. i) otrzymuje brzmienie: „klasyfikacja budżetowa,”,
c)	w pkt 55 zdanie 1 otrzymuje brzmienie: „Wydziały: Administracyjny, Dróg, Ekologii, Gospodarki Komunalnej, Informatyki, Infrastruktury Miejskiej i Inwestycji, Mienia, Polityki Społecznej, Promocji, Rewitalizacji i Analiz, Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności, a także Biuro Kultury prowadzą rejestry: zamówień publicznych, umów i faktur w systemie >>Dysponent<<.”.
6)	w § 6:
a)	pkt 58 otrzymuje brzmienie: „W przypadku zadań inwestycyjnych mających być finansowanych z kredytu Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI), sprawdzenie faktur pod względem merytorycznym obejmuje również wpisanie przez wyznaczonego pracownika wydziału w opisie faktury informacji o zadaniu inwestycyjnym wraz z wyodrębnieniem kosztów: robót, podatku od towarów i usług, odszkodowań, odsetek bankowych i pozostałych, a także ewentualnej informacji o współfinansowaniu zadania ze środków unijnych.”,
b)	pkt 64 otrzymuje brzmienie: „Naczelnik Wydziału, Kierownik/Koordynator Projektu lub wyznaczony pracownik wydziału, zespołu zadaniowego powołanego do realizacji określonego projektu sprawdza, czy umowa związana z dowodem księgowym jest kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta (pkt 29), wpisuje na dowodzie księgowym (np. fakturze) stanowiącym dyspozycję płatniczą termin płatności (wynikający z umowy), rodzaj, tryb zamówienia publicznego i numer umowy (zgodnie z rejestrem umów systemu Dysponent) oraz numer rachunku bankowego kontrahenta (jeśli nie został zamieszczony na dowodzie księgowym lub jest nieprawidłowy), a także określa środki, z jakich należy dokonać zapłaty, podając też klasyfikację budżetową lub numer zadania inwestycyjnego. Jeżeli umowa lub przepis nie wskazuje terminu płatności lub nie reguluje sposobu jego obliczenia, za termin płatności przyjmuje się dzień następny po dniu dostarczenia kompletnej dyspozycji zapłaty do Wydziału Księgowości. Dla dyspozycji dotyczących niewygasających wydatków środki te oznacza się skrótem >>WNW<<. Dla dyspozycji dotyczących wydatków związanych z ochroną środowiska i gospodarki wodnej środki oznacza się skrótem „OS” podając obok kwotę/y i rodzaj/e wydatków: gospodarka ściekowa i ochrona wód, ochrona powietrza atmosferycznego i klimatu, gospodarka odpadami lub pozostałe wydatki.”.
7)	w § 9:
a)	pkt 82 otrzymuje brzmienie: „Wydziały, które przekazują środek trwały wystawiają dokument PT pod datą jego przekazania, a w przypadku otrzymania środka trwałego jest on przyjmowany wraz z zatwierdzonym przez obie strony dokumentem PT. Dokumenty PT wydziały dostarczają do Wydziału Księgowości niezwłocznie, nie później niż do 9 dnia po zakończeniu miesiąca, w którym środek trwały został przyjęty lub przekazany, gdzie zostają ujęte w ewidencji księgowej. Przyjęcie lub zwrot środków trwałych oddanych Urzędowi Miasta do używania przez obce urzędy lub instytucje są ujmowane w ewidencji pozabilansowej na podstawie stosownych umów oraz protokołów zdawczo-odbiorczych.”,
b)	w pkt 83 zdanie 1 otrzymuje brzmienie: „Po zrealizowaniu inwestycji wydział prowadzący inwestycję w terminie do 9 dnia po zakończeniu miesiąca, w którym inwestycja została zakończona, przygotowuje i przekazuje do Wydziału Księgowości dowód przyjęcia OT; podstawą jego sporządzenia jest faktura względnie zestawienie faktur oraz protokół odbioru technicznego.”, 
c)	pkt 90 otrzymuje brzmienie: „Inwestycje zakończone rozliczane są przez wydział prowadzący niezwłocznie po ich zakończeniu (zaniechaniu). Druk rozliczenia zadania inwestycyjnego zawiera w szczególności: nazwę i oznaczenie zadania, zakres rzeczowy z wyszczególnieniem poniesionych nakładów, okres realizacji, źródła finansowania, nr i datę sporządzenia dowodu przyjęcia/przekazania OT lub PT, a także nazwę wykonawcy robót oraz nazwę wydziału/jednostki, do której efekty nakładów inwestycyjnych są przekazane. Rozliczenie zadania inwestycyjnego jest sprawdzane przez Naczelnika Wydziału prowadzącego inwestycję i zatwierdzane przez właściwego dysponenta środków. Rozliczenie zadania inwestycyjnego jest przekazywane do Wydziału Księgowości niezwłocznie, nie później niż do 9 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym inwestycja została zakończona i przekazana do użytkowania (względnie zaniechana). W przypadku przekazania do użytkowania części efektów nakładów inwestycyjnych w trakcie realizacji inwestycji, w szczególności nabycia nieruchomości gruntowej, wydział prowadzący wystawia i przekazuje do Wydziału Księgowości częściowe rozliczenie zadania inwestycyjnego niezwłocznie, nie później niż w terminie o którym mowa powyżej.”,
d)	w pkt 92 zdanie 5 otrzymuje brzmienie: „Ewidencje ilościowo-wartościowe, prowadzone przez ww. jednostki organizacyjne Urzędu Miasta, znajdują odzwierciedlenie w ewidencji wartościowej prowadzonej przez Wydział Księgowości, zgodnie z zasadami uregulowanymi w § 11 pkt 60 i 61 Zakładowego Planu Kont, wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta.”,
e)	w pkt 93 zdanie 4 otrzymuje brzmienie: „Wnioski komisji likwidacyjnych weryfikują i zatwierdzają odpowiednio Sekretarz Miasta (w zakresie Urzędu Miasta), Kierownik Biura Obsługi Rady (w zakresie Rad Dzielnic) lub Naczelnik Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności (w zakresie OSP), po zaparafowaniu protokołu przez Audytora jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych Miasta Rybnika.”.
8)	w § 10:
a)	pkt 96 otrzymuje brzmienie: „Wydział Dróg, nie rzadziej niż raz w miesiącu, przekazuje do Wydziału Księgowości zbiorczy protokół określający wysokość uzyskanych dochodów z tytułu opłat za parkowanie pojazdów pobranych z parkomatów znajdujących się na drogach publicznych. Protokół zawiera tytuł należności w podziale na urządzenia parkomatowe (miejsca ich zainstalowania), kwoty zebrane w miesiącu – odrębnie dla płatności gotówką i kartą płatniczą, określenie okresu, w którym dokonano poboru, oraz datę wpłacenia gotówki do kasy banku. Miesięczny protokół (wykaz wpłat do parkomatów) jest przekazywany do Wydziału Księgowości na zasadach i w terminach określonych w Regulaminie postępowania z wpłatami z parkomatów. Protokół określający wysokość uzyskanych dochodów z tytułu opłat za parkowanie pojazdów stanowi podstawę przypisania należności w księgach rachunkowych Urzędu Miasta. Wpływy środków na rachunki bankowe Urzędu Miasta powinny odpowiadać kwotom wynikającym z protokołów; w przypadku stwierdzenia niezgodności pracownik Wydziału Dróg przedkłada Prezydentowi Miasta pisemne wyjaśnienie przyczyn niezgodności.”,
b)	w pkt 100 zdanie 1 otrzymuje brzmienie: „Zestawienie kosztów upomnienia, o którym mowa w § 11 pkt 44 Zakładowego Planu Kont, jest sporządzane przez wydziały wystawiające upomnienia co miesiąc w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który zestawienie jest sporządzane, w tym dniu wydziały sporządzające zestawienie (za wyjątkiem Wydziału Księgowości) dostarczają je do Wydziału Księgowości.”,
c)	w pkt 102 zdanie 2 otrzymuje brzmienie: „Oświadczenie to, po sprawdzeniu przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Gospodarki Komunalnej, zatwierdzane jest przez Naczelnika Wydziału Gospodarki Komunalnej.”,
d)	pkt 111 otrzymuje brzmienie: „Przysługujące pracownikowi diety, ryczałty i zaliczki na koszty zagranicznej podróży służbowej ustalane są w preliminarzu, zgodnie z właściwymi przepisami. Wzór preliminarza stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji. Preliminarz dotyczy wyłącznie kosztów planowanej zagranicznej podróży służbowej, liczonej od momentu przekroczenia granicy kraju do chwili ponownego jej przekroczenia w drodze powrotnej. Preliminarz w pkt 1-10 sporządzany jest przez wydział merytoryczny, który przygotowuje wyjazd zagraniczny. Punkty 8 i 9 preliminarza, jeśli nie występują inne wydatki, pomija się. Wysokość kosztów delegacji (pkt 11 i 12 preliminarza) oblicza pracownik Wydziału Księgowości. Preliminarz jest sprawdzany i zatwierdzany wg zasad podanych w §§ 6 i 7. Diety wraz z zaplanowanymi w preliminarzu kosztami podróży oraz ewentualne zaliczki na poczet przewidywanych wydatków są wypłacane przed odbyciem podróży służbowej w walucie obcej. Suma należna pracownikowi, wypłacana w walucie obcej, jest zaokrąglana w górę do pełnej liczby całkowitej. Za zgodą delegowanego pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość kwot ustalonych w preliminarzu. Udzielone zaliczki oraz koszty poniesione w związku z podróżą służbową zagraniczną są rozliczane wg średniego kursu (kursów) waluty obcej określonego przez NBP na dzień wypłaty.”,
e)	w pkt 112 zdanie 2 otrzymuje brzmienie: „Dowód DW sporządzany jest w oparciu o Preliminarz wydatków z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, o którym mowa w pkt 111.”.

§ 2
Tekst jednolity Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta Rybnika stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 3
Nadzór nad prawidłowym wykonaniem zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta.

§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.