Or.0050.118.2018
(2018-16094)
ZARZĄDZENIE NR 118/2018
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z dnia 8 lutego 2018 r.

w sprawie zasad korzystania z samochodów służbowych  Urzędu Miasta.

Działając na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1875 ze zmianami)
 w wykonaniu § 5 pkt 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta, wprowadzonego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Rybnika  Nr 692/2017 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 25 października 2017

zarządzam, co następuje:

ROZDZIAŁ I 
ZASADY OGÓLNE

§ 1.

1.	Do korzystania z samochodów służbowych w granicach administracyjnych Miasta uprawnieni są pracownicy nie korzystający z samochodów prywatnych do celów służbowych, na zasadach wynikających z przepisów określających warunki zwrotu kosztów ich używania w tym celu. Do korzystania z samochodów służbowych poza granicami Miasta uprawnieni są wszyscy pracownicy Urzędu.
2.	Wykaz samochodów służbowych jest prowadzony w ewidencji środków trwałych. 

§ 2.

1.	Dokumentację wynikającą ze stosowania niniejszego zarządzenia prowadzi Referat Gospodarczy Wydziału Administracyjnego pod właściwymi symbolami klasyfikacyjnymi zawartymi w Jednostkowym Rzeczowym Wykazie Akt.
2.	Wypełnione druki zlecenia wyjazdu służbowego, a także inne dokumenty związane 
z wyjazdami służbowymi przechowuje się łącznie z książką kontroli pracy pojazdu.

§ 3.

Stałym miejscem parkowania samochodu służbowego jest zasadniczo wewnętrzny dziedziniec głównej siedziby Urzędu Miasta. Parkowanie w innym miejscu wymaga zgody bezpośredniego przełożonego oraz przekazania informacji inspektorowi Straży Miejskiej pełniącemu dyżur w budynku Urzędu Miasta.

ROZDZIAŁ II
WYDAWANIE ZGODY NA KORZYSTANIE Z POJAZDÓW SŁUŻBOWYCH 

§ 4.

1.	Zgodę na wyjazd w granicach administracyjnych Miasta dla samochodów służbowych będących w dyspozycji Wydziału Administracyjnego wydaje:
1)	Prezydent Miasta dla Zastępców Prezydenta Miasta, Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Rzecznika Prasowego, Naczelników Wydziałów i Kierowników Biur bezpośrednio podległych Prezydentowi,
2)	Zastępcy Prezydenta Miasta, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji
i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta dla Naczelników Wydziałów i Kierowników Biur bezpośrednio nadzorowanych,
3)	Rzecznik Prasowy, Naczelnicy Wydziałów i Kierownicy Biur dla podległych pracowników,
4)	Kierownik Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego w sprawach bieżącej obsługi urzędu i samochodów np. zakupy, przeglądy, serwis itp.	
2.	Zgodę na wyjazd w granicach administracyjnych Miasta dla samochodów służbowych będących w dyspozycji innych wydziałów niż Wydział Administracyjny wydają Naczelnicy tych wydziałów, ich Zastępcy lub inni pracownicy pełniący za nich zastępstwo. 
3.	Zgody na wyjazd samochodów służbowych poza granice administracyjne Miasta, 
ale w granicach województwa wydawane są zgodnie z zasadami określonymi 
w Zarządzeniu Prezydenta Miasta w sprawie ustalania zasad podpisywania dokumentów 
w Urzędzie Miasta. 
4.	Zgodę na wyjazd samochodu służbowego w granicach administracyjnych Miasta, 
a także poza granicami administracyjnymi Miasta, ale w granicach województwa: 
w przypadkach nagłych, po godzinach pracy Urzędu lub w dni wolne od pracy Urzędu dla pracowników, którzy będą kierować pojazdem, zatrudnionych w Referacie Gospodarczym Wydziału Administracyjnego, może wydać: Prezydent Miasta, Zastępca Prezydenta Miasta, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta lub Rzecznik Prasowy. Zgodę na wyjazd w tym przypadku wydaje się pracownikowi Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego na druku:
1)	zlecenia wyjazdu służbowego (w granicach administracyjnych miasta),
2)	delegacji służbowej (poza granicami administracyjnymi Miasta, ale w granicach województwa).
Osoba kierująca pojazdem zobowiązana jest niezwłocznie, w następnym dniu roboczym po zakończeniu podróży, oddać podpisany druk delegacji służbowej do Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, celem rejestracji w elektronicznym rejestrze poleceń wyjazdów służbowych. 
5.	Do wyłącznej kompetencji Prezydenta lub osoby pełniącej zastępstwo w przypadku jego nieobecności, należy:
1)	wydanie dyspozycji na wyjazd samochodem służbowym poza granice administracyjne województwa lub kraju,
2)	umożliwienie skorzystania z samochodów służbowych osobom, które nie są pracownikami Urzędu,
3)	wydanie zgody na wyjazd samochodem służbowym w granicach administracyjnych  Miasta pracownikowi korzystającemu z pojazdu prywatnego do celów służbowych, na zasadach wynikających z przepisów określających warunki zwrotu kosztów jego używania w tym celu.

§ 5.

1.	Zgłoszenie wyjazdu w granicach administracyjnych Miasta samochodem służbowym będącym w dyspozycji Wydziału Administracyjnego winno być poprzedzone wstępną telefoniczną rezerwacją w Referacie Gospodarczym Wydziału Administracyjnego, 
a następnie uzupełnione złożeniem druku zlecenie wyjazdu służbowego. 
2.	Zgłoszenie wyjazdu poza granice administracyjne Miasta, samochodem służbowym będącym w dyspozycji Wydziału Administracyjnego winno być poprzedzone przesłaniem korespondencji do Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego 
w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów (zwanym dalej ESOD) zawierającej następujące dane: termin wyjazdu, cel podróży oraz wykaz uczestników wyjazdu. Korespondencja uzupełniona przez Referat Gospodarczy Wydziału Administracyjnego 
o dane osoby kierującej pojazdem zostanie przesłana do Wydziału Kadr Szkoleń i Płac, celem wystawienia delegacji. 

3.	W sytuacji gdy wyjazd nie może być zrealizowany przez Referat Gospodarczy Wydziału Administracyjnego informacja zwrotna przekazana jest do wnioskodawcy. 
4.	Zgody na wyjazdy, o których mowa w § 4  są  wydawane:
1)   dla wyjazdów w granicach administracyjnych Miasta na druku „Zlecenie wyjazdu służbowego”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia,
2)   dla wyjazdu poza granice administracyjne Miasta oraz dla podróży zagranicznych na obowiązującym druku delegacji służbowej.
5. W przypadku zbiegu terminów o pierwszeństwie wyjazdu decyduje Kierownik Referatu Gospodarczego.
6. W przypadku, gdy dwa lub więcej wydziałów dysponuje jednym pojazdem, innym niż będącym w dyspozycji Wydziału Administracyjnego, korzystanie z niego wynika 
z  kolejności rezerwacji pojazdu prowadzonej w ESOD. 

ROZDZIAŁ III
BIEŻĄCA EKSPLOATACJA POJAZDÓW

§ 6.

1.	Pracownicy wyznaczeni do kierowania samochodami winni posiadać czasowe lub jednorazowe zezwolenia na prowadzenie pojazdów służbowych.
2.	Pracownicy, o których mowa w ust. 1 zobowiązani są do utrzymania samochodów 
w należytej sprawności i czystości. 
3.	Wszelkie usterki powstałe w samochodzie kierujący jest zobowiązany zgłosić 
w ESOD lub na piśmie Kierownikowi Referatu  Gospodarczego Wydziału Administracyjnego.
4.	Kierujący pojazdem odpowiada za:
1) 	należyte zabezpieczenie kluczy i dokumentów pojazdu przed kradzieżą do momentu zakończenia wyjazdu służbowego i przekazania ich funkcjonariuszowi Straży Miejskiej pełniącemu dyżur w budynku Urzędu Miasta Rybnika,
2)	Kierownik Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego, w zakresie eksploatowanych samochodów odpowiada za:
	- terminowe przeprowadzanie wymaganych przeglądów technicznych,
	- sezonową wymianę opon, 
	- mycie samochodów, co najmniej 2 razy w miesiącu. 

§ 7.

1.	Pracownicy wydziałów, dysponujący zgodnie z wykazem konkretnymi samochodami 
w zakresie bieżących wyjazdów nie wypełniają druku „Zlecenie wyjazdu służbowego”,
a jedynie dokonują wpisu w „Książce kontroli pracy pojazdu”.
2.	Wykaz, o którym mowa w ust.1 jest prowadzony przez Wydział Administracyjny pod symbolem klasyfikacyjnym w Jednostkowym Rzeczowym Wykazie Akt: 2631- Ewidencja środków transportu. Wykaz ten winien być na bieżąco aktualizowany przez Kierownika Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego lub osobę przez niego wyznaczoną.  
3.	Wzór „Książki kontroli pracy pojazdu” stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia.

§ 8.

Wprowadza się miesięczny okres rozliczeniowy książki kontroli pracy pojazdu. Bieg tego terminu rozpoczyna się od pierwszego wtorku każdego miesiąca i kończy się na poniedziałku poprzedzającym pierwszy wtorek następnego miesiąca.

§ 9.

1.	Książka kontroli pracy pojazdu za okres rozliczeniowy jest zatwierdzana:
1)	w przypadku pojazdów będących w dyspozycji Wydziału Administracyjnego 
- przez Kierownika Referatu Gospodarczego lub pracownika pełniącego zastępstwo,    
2)	w przypadku pojazdów będących w dyspozycji pozostałych wydziałów - przez Naczelników tych wydziałów ich Zastępców lub innych pracowników pełniących za nich zastępstwo.
2.	Osoby wymienione w ust.1 weryfikują i nadzorują zapisy zawarte w książce kontroli pracy pojazdu i wyjaśniają wszelkie wątpliwości, nieprawidłowości itp. Stwierdzone przez nich poważne nieprawidłowości w tym zakresie należy pisemnie zgłaszać Sekretarzowi Miasta.

§ 10.

Zalecam, aby każdorazowy zakup paliwa był tankowaniem „do pełna”. Wskazane jest tankowanie w każdy ostatni dzień okresu rozliczeniowego (poniedziałek poprzedzający pierwszy wtorek następnego miesiąca). 

ROZDZIAŁ IV
PRZEPISY KOŃCOWE

§ 11.

1.	Wykonanie Zarządzenia powierzam wszystkim pracownikom Urzędu Miasta.
2.	Zobowiązuję Naczelników (w rozumieniu §2 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rybnika) do zapoznania podległych pracowników z treścią Zarządzenia.

§ 12.

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 13.

Traci moc Zarządzenie Prezydenta Miasta Rybnika nr  447/2015 z dnia 31.07.2015 r.                  w sprawie: zasad korzystania z samochodów służbowych Urzędu Miasta. 

§ 14.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2018 r.