ROCZNE SPRAWOZDANIE Z PRZEPROWADZONYCH KONTROLI W 2016 ROKU

Zgodnie z obowiązującymi zapisami zawartymi w regulaminie kontroli wewnętrznej w 2016 roku pracownicy przeprowadzili 12 kontroli. 
Przeprowadzono:
•	11 kontroli kompleksowych, 
•	1 kontrola doraźna w Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji, Rybnickich Służbach Komunalnych 
oraz w Wydziale Infrastruktury Miejskiej i Inwestycji Urzędu Miasta Rybnika.
W wyniku przeprowadzonych kontroli w 2016 roku skierowano jedno zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych; odmówiono wszczęcia postępowania wyjaśniającego wobec stwierdzenia, że nastąpiło przedawnienie karalności czynu.
Ponadto, zgodnie z Zarządzeniem Nr 112/2015 Prezydenta Miasta Rybnika z 2 marca 2015 roku, pracownicy Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej przeprowadzili kontrole rocznych sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych Miasta za 2015 rok. Kontrolą objęto sprawozdania finansowe wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta, za wyjątkiem sprawozdań finansowych oświatowych jednostek budżetowych, które zgodnie z ww. zarządzeniem podlegały kontroli przez Wydział Edukacji. Sporządzono 31 protokołów, 
w tym protokół z kontroli zbiorczego sprawozdania finansowego za 2015 rok oświatowych jednostek budżetowych, które obejmowało 71 jednostek.

Szczegółowy zakres podmiotowy i przedmiotowy przeprowadzonych kontroli:

I.  OŚWIATOWE JEDNOSTKI  BUDŻETOWE

KONTROLE  KOMPLEKSOWE

PRZEDSZKOLA

1.	Przedszkole nr 1 w Rybniku (dzielnica Środmieście)
Dyrektor: Halina Łaganowska
Termin: od 4 do 26 lipca 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.7.2016 z 17 sierpnia 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 14 i 15 września 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego obliczania i przyznawania należnych pracownikom dodatków,
–	prawidłowego ustalania okresów zatrudnienia pracowników, od których zależy nabycie prawa 
do nagrody jubileuszowej,
–	prawidłowego sporządzania informacji płacowych, 
–	prawidłowego ustalania należności, 
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych,
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznych,
–	wykazywania w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową.
 
Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

2.	Przedszkole nr 10 w Rybniku (dzielnica Maroko-Nowiny)
Dyrektor: Elżbieta Bednorz
Termin: od 23 lutego do 16 marca 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.3.2016 z 13 kwietnia 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 13 i 16 maja 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego obliczania i przyznawania należnych pracownikom dodatków, 
–	terminowego wypłacania należnych pracownikom nagród jubileuszowych, 
–	prawidłowego sporządzania informacji płacowych, 
–	prawidłowego ustalania należności, 
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych,
–	regulowania zobowiązań jednostki z właściwego rachunku bankowego, tj. rachunku bankowego jednostki, której zobowiązanie dotyczy,
–	wykazywania w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową. 
 
Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

3.	Przedszkole nr 13 im. Marii Kownackiej w Rybniku (dzielnica Chwałowice)
Dyrektor: Joanna Cichecka
Termin: od 1 do 31 sierpnia 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2014 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.8.2016 z 21 września 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 18 i 26 października 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z przepisami prawa, 
–	przyznawania pracownikom prawidłowych kategorii zaszeregowania,
–	wypłacania nagród jubileuszowych w prawidłowych terminach i wysokościach, 
–	prawidłowego ustalania należności, 
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych,
–	starannego przygotowywania dokumentacji w zakresie zamówień publicznych,
–	regulowania zobowiązań w prawidłowych terminach i wysokościach,
–	prawidłowego kwalifikowania i ewidencjonowania nakładów na inwestycje i remonty,
–	wykazywania w sprawozdaniach prawidłowych danych.
 
Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

4.	Przedszkole nr 15 w Rybniku (dzielnica Boguszowice Osiedle)
Dyrektor: Renata Jurczyk
Termin: od 4 do 25 stycznia 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.23.2015 z 10 lutego 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 14, 15, 18 oraz 24 marca 
2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych, 
–	wypłacania nagród jubileuszowych w odpowiednich terminach i w prawidłowych wysokościach,
–	postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami przy udzielaniu zamówień publicznych, 
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur.
 
Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

5.	Przedszkole nr 22 w Rybniku (dzielnica Gotartowice)
Dyrektor: Krystyna Merta
Termin: od 4 do 29 lutego 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.2.2016 z 14 marca 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 1 i 15 kwietnia 2016 roku 
oraz 12 i 13 maja 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego przeprowadzania inwentaryzacji, 
–	terminowego wypłacania nagród jubileuszowych, 
–	prawidłowego obliczania i wypłacania należnych pracownikom dodatków, 
–	postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami przy udzielaniu zamówień publicznych, 
–	stosowania obowiązujących w jednostkach procedur.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

GIMNAZJA

1.	Gimnazjum nr 4 im. Jana Kochanowskiego w Rybniku (dzielnica Rybnicka Kuźnia)
Dyrektor: Krystyna Fizia
Termin: od 26 kwietnia do 30 maja 2016 roku.
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.5.2016 z 22 czerwca 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 27 lipca i 8 listopada 2016 roku. 

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
•	wykazywania prawidłowych danych w sprawozdaniach,
•	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, 
•	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, 
•	terminowego i w prawidłowych wysokościach wypłacania należnych pracownikom świadczeń    
        wynikających ze stosunku pracy,
•	prawidłowego ustalania należności i prawidłowego ujmowania ich w ewidencji księgowej, 
•	prawidłowego sporządzania raportów kasowych wraz z dowodami kasowymi, 
•	postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami przy udzielaniu zamówień publicznych, 
•	dostosowania polityki rachunkowości do obowiązujących przepisów, 
•	stosowania obowiązujących w jednostce procedur. 

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

2.	Gimnazjum nr 5 im. Władysława Webera w Rybniku (dzielnica Boguszowice Osiedle)
Dyrektor: Gabriela Chraboł
Termin: od 12 września do 12 października 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2014 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.10.2016 z 26 października 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 18 i 21 listopada 
2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z przepisami prawa, 
–	umieszczania w aktach osobowych pracowników informacji o przyznanych nagrodach, 
–	naliczania odsetek od nieterminowych wpłat należności za najem,
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych,
–	starannego przygotowywania dokumentacji w zakresie zamówień publicznych,
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznych,
–	wykazywania w sprawozdaniach prawidłowych danych.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

ZESPOŁY SZKOLNO-PRZEDSZKOLNE
1.	Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 11 w Rybniku (dzielnica Maroko-Nowiny)
Dyrektor: Aleksandra Szymczak
Termin: od 25 sierpnia do 27 września 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2014 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.9.2016 z 26 października 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 23 listopada i 6 grudnia 
2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	wykazywania w sprawozdaniach budżetowych danych zgodnych z ewidencją księgową, 
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych,
–	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami, 
–	prawidłowego sporządzania informacji płacowych, a także umieszczania ich w aktach osobowych pracowników,
–	prawidłowego ustalania należności i poprawnego ujmowania ich w ewidencji księgowej, 
–	prawidłowego sporządzania raportów kasowych wraz z dowodami kasowymi, 
–	starannego przygotowywania dokumentacji w zakresie zamówień publicznych,
–	dostosowania polityki rachunkowości do obowiązujących przepisów oraz potrzeb jednostki, 
–	maksymalnego wykorzystywania funkcjonalności posiadanych w jednostce programów, w celu usprawnienia pracy,
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

II.  JEDNOSTKI  REALIZUJĄCE  ZADANIA  Z  ZAKRESU  POMOCY SPOŁECZNEJ

KONTROLE  KOMPLEKSOWE

Miejski Dom Pomocy Społecznej w Rybniku
Dyrektor: Danuta Wimmer
Termin: od 28 kwietnia do 22 czerwca 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.6.2016 z 28 czerwca 2016 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 21 lipca 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
•	wykazywania prawidłowych danych w sprawozdaniach,
•	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, 
•	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, 
•	terminowego i w prawidłowych wysokościach wypłacania należnych pracownikom świadczeń 
       wynikających ze stosunku pracy,
•	prawidłowego ujmowania w ewidencji ilościowo-wartościowej przychodów i rozchodów magazynowych, •	 
•	postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami przy udzielaniu zamówień publicznych,
•	stosowania obowiązujących w jednostce procedur.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

III.   INSTYTUCJE KULTURY

KONTROLE  KOMPLEKSOWE

Muzeum w Rybniku
Dyrektor: Bogdan Kloch
Termin: od 25 października do 1 grudnia 2016 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2014 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.11.2016 z 23 grudnia 2016 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 12 stycznia 2017 roku. 

W celu usunięcia nieprawidłowości Pan Dyrektor został zobowiązany w szczególności do: 
–	wykazywania w sprawozdaniach prawidłowych danych, 
–	regulowania zobowiązań w prawidłowych terminach i wysokościach, 
–	prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i sprawdzalny, ujmowania wszystkich operacji gospodarczych na podstawie oryginału dokumentu, 
–	stosowania zasad branżowych przepisów,
–	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie ze standardami kontroli zarządczej,
–	poprawiania błędów w dokumentach księgowych zgodnie z ustawą,
–	starannego przygotowywania dokumentacji w zakresie zamówień publicznych i zgodnie 
z zarządzeniem Prezydenta Miasta,
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur wewnętrznych.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

IV.   POZOSTAŁE JEDNOSTKI

KONTROLE  KOMPLEKSOWE

 Powiatowy Urząd Pracy
    Dyrektor: Anna Michalczyk
Termin: od 30 listopada 2015 roku do 18 stycznia 2016 roku (z przerwą od 22 do 31 grudnia 2015 roku). 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2013 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.22.2015 z 10 lutego 2016 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 8 marca oraz 1 kwietnia 2016 roku. 

W celu usunięcia nieprawidłowości Pani Dyrektor została zobowiązana w szczególności do: 
–	wykazywania prawidłowych danych w sprawozdaniach, 
–	prawidłowego ujmowania w księgach rachunkowych wszystkich operacji gospodarczych, 
–	przeprowadzania inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami, 
–	terminowego wypłacania należnych pracownikom nagród jubileuszowych,
–	postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami przy udzielaniu zamówień publicznych, 
–	stosowania obowiązujących w jednostce procedur.

Jednostka poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.

V.     KONTROLE  DORAŹNE

Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji (MOSiR), Rybnickie Służby Komunalne (RSK), Wydział Infrastruktury Miejskiej i Inwestycji Urzędu Miasta Rybnika (IMI)
Dyrektor MOSiR: Rafał Tymusz
Dyrektor RSK: Przemysław Grycman
Naczelnik IMI: Krzysztof Soiński
Termin: od 1 lutego do 14 marca 2016 roku. 
Tematyka: w szczególności sprawdzenie inwestycji zrealizowanej w 2013 roku pn. Przebudowa płyty boiska piłkarskiego i toru żużlowego na stadionie miejskim przy ul. Gliwickiej w Rybniku w powiązaniu 
z przebudową ww. toru żużlowego w roku 2016. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.1.2016 z 27 kwietnia 2016 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości, pismami z 27 kwietnia 2016 r., Prezydent Miasta zobowiązał Dyrektorów kontrolowanych jednostek i Naczelnika IMI do realizacji zaleceń pokontrolnych:

Dyrektora MOSiR, w szczególności do:
•	zwiększenia staranności przy szacowaniu wartości zamówienia, prowadzeniu dokumentacji w trakcie realizacji zadania oraz rozliczaniu inwestycji, 
•	właściwego - zgodnego z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych - udzielania zamówień dodatkowych, 
•	prawidłowego i terminowego rozliczania zadań inwestycyjnych, 
•	zwiększenia nadzoru nad pracami członków komisji przetargowych,
•	sporządzania umów, tak aby nie zawierały sprzecznych zapisów,
•	prawidłowego ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych, 
•	naliczania odpisów amortyzacyjnych w prawidłowych terminach,
•	rozliczania inwestycji niezwłocznie po ich zakończeniu. 

Dyrektora RSK, w szczególności do:
•	rzetelnego planowania kosztów zadań zleconych jednostce do realizacji, 
•	ustalenia i przekazania MOSiR wartości poniesionych kosztów na realizację zadania.

Naczelnika IMI, w szczególności do:
•	zwiększenia staranności przy szacowaniu wartości zamówienia, prowadzeniu dokumentacji w trakcie realizacji zadania oraz rozliczaniu inwestycji, 
•	niezwłocznego przekazywania jednostkom organizacyjnym dokumentów dotyczących rozliczania inwestycji,
•	dokumentowania istotnych odstępstw od założeń projektowych, które są akceptowane przez pracowników IMI w powiązaniu z uzyskaniem zgody Inwestora, 
•	informowania Inwestora o decyzjach podejmowanych w trakcie realizacji inwestycji, zwłaszcza pod kątem prawidłowego stosowania zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 

Dyrektorzy: MOSiR pismami z 23 maja i 29 czerwca 2016 roku, RSK pismem z  20 lipca 2016 roku oraz Naczelnik IMI pismem z 22 czerwca 2016 roku poinformowali o sposobie realizacji wszystkich zaleceń.

W wyniku ustaleń kontrolnych Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych został zawiadomiony 
o okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych w Miejskim Ośrodku Sportu 
i Rekreacji w Rybniku; na powyższe zawiadomienie otrzymano postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania wyjaśniającego, z uwagi na przedawnienie karalności czynu.

VI. ROZPOCZĘTE A NIEZAKOŃCZONE KONTROLE W 2016 ROKU

W 2016 roku pracownicy Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej poza kontrolami, o których mowa wyżej, rozpoczęli również czynności kontrolne w Zespole Szkół nr 2 (dzielnica Północ) oraz w Zespole 
Szkolno-Przedszkolnym nr 6 (dzielnica Boguszowice Stare), które zakończą się w 2017 roku.