Or.0050.80.2018
(2018-9170)

ZARZĄDZENIE NR 80/2018
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z dnia 29 stycznia 2018 r.

w sprawie : przyjmowania, rejestrowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków 		wpływających do Urzędu Miasta Rybnika

Działając na podstawie:
- art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. 
z 2017 r. poz. 1875),
- art. 223 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U z 2017 r. poz. 1257),
- Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ( Dz. U z 2002 Nr 5, poz. 46),

zarządzam, co następuje

§ 1
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1.	Naczelnikach Wydziałów – należy przez to rozumieć osoby kierujące jednostkami organizacji wewnętrznej urzędu.
2.	Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Rybnika.
3.	Centralnym Rejestrze - należy przez to rozumieć Centralny Rejestr Skarg i Wniosków.

§ 2

1.	Wprowadzam jednolite zasady przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg 
i wniosków w Urzędzie.
2.	Osoby zarządzające jednostkami organizacji wewnętrznej oraz ich bezpośredni przełożeni odpowiedzialni są za prawidłowe i terminowe załatwianie skarg 
i wniosków.
3.	Centralny Rejestr prowadzi Wydział Administracyjny, który sprawuje nadzór nad terminowym udzieleniem odpowiedzi przez właściwe jednostki organizacji wewnętrznej i jednostki organizacyjne miasta.

§ 3

1.	W sprawach skarg i wniosków, po uprzednim zapisaniu się we właściwych sekretariatach, strony przyjmują:

1)	Piotr Kuczera - Prezydent Miasta – w poniedziałki w godzinach od 14.00 
do 16.00, w pokoju 107 ul. Bolesława Chrobrego 2,
2)	Janusz Koper - Zastępca Prezydenta Miasta – we wtorki godzinach od 14.00 
do 16.00, w pokoju 104 ul. Bolesława Chrobrego 2,
3)	Piotr Masłowski - Zastępca Prezydenta Miasta – we wtorki w godzinach 
od 14.00 do 16.00, w pokoju 102 ul. Bolesława Chrobrego 2,
4) Wojciech Świerkosz – Zastępca Prezydenta Miasta – w środy w godzinach 
od 14.00 do 16.00, w pokoju 12 ul. Zamkowa 5,
5) Tomasz Cioch - Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej - w środy w godzinach od 14.00 do 16.00, w pokoju 104 
ul. Bolesława Chrobrego 2.

2. Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta oraz Naczelnicy Wydziałów przyjmują strony codziennie w godzinach urzędowania.

3. Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków przez osoby wymienione w § 3 ust. 1 umieszcza się w widocznym miejscu w budynku Urzędu Miasta oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta.

§ 4

1.	Skargi i wnioski rejestrowane są w Centralnym Rejestrze prowadzonym przez Wydział Administracyjny.
2.	Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie w Kancelarii Urzędu Miasta, 
jak również za pomocą faksu i poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.
3.	Wydział Administracyjny po dokonaniu rejestracji, przekazuje skargę lub wniosek 
do rozpatrzenia według właściwości, zgodnie z dokonaną na piśmie dekretacją przez osoby, o których mowa § 3 ust. 1 i ust. 2.

§ 5

1.	Ze skarg lub wniosków złożonych w formie ustnej sporządza się protokół. Protokół należy sporządzić w czasie przyjmowania skargi lub wniosku. Wzór protokołu określa załącznik do Zarządzenia.
2.	Protokoły, o których mowa w ust. 1 ze skarg lub wniosków złożonych u: Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta przekazuje się za pośrednictwem sekretariatu do Wydziału Organizacyjnego w celu rejestracji w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów (zwany dalej ESOD), 
a następnie do Wydziału Administracyjnego w celu zarejestrowania w Centralnym Rejestrze.
3.	Skargi i wnioski kierowane przez Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta,  Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej 
do merytorycznego rozpoznania jednostkom organizacyjnym miasta, podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze, a następnie zostają przekazane odpowiednim jednostkom w celu przygotowania odpowiedzi.
4.	Na żądanie wnoszącego skargę lub wniosek, osoba sporządzająca protokół, pisemnie potwierdza złożenie skargi lub wniosku. Na żądanie wnoszącego wydawana 
jest kserokopia protokołu.
5.	Sprawy mające charakter skargi lub wniosku przyjęte pisemnie w Kancelarii, 
jak również za pomocą faksu i poczty elektronicznej – po nadaniu im biegu – rejestrowane są w Centralnym Rejestrze, a następnie przekazywane zgodnie 
z dekretacją do rozpatrzenia i przygotowania odpowiedzi właściwemu wydziałowi 
lub jednostce organizacyjnej miasta.
6.	Na Naczelnikach Wydziałów spoczywa obowiązek zarejestrowania w Centralnym Rejestrze tych skarg i wniosków, które wpłynęły do wydziałów Urzędu 
za pośrednictwem Kancelarii Urzędu lub zostały przyjęte wydziale ustnie 
do protokołu.
7.	Naczelnik Wydziału, u którego złożono ustnie do protokołu skargę lub wniosek zobowiązany jest przekazać do zarejestrowania w systemie ESOD sporządzony protokół z ich przyjęcia.
§ 6

1.	O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnioskodawcę/skarżącego. Zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać ponadto uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie o treści z art. 239 Kpa.
2.	Korespondencja w sprawie skargi lub wniosku zawiera znak sprawy Wydziału Administracyjnego wynikający z Centralnego Rejestru.
3.	Pracownik Wydziału Administracyjnego dokonuje rejestracji skargi lub wniosku 
z podaniem terminu rozpatrzenia oraz sprawuje nadzór nad terminowym udzieleniem odpowiedzi. 
4.	Pracownik Wydziału Administracyjnego, który rejestruje skargę lub wniosek nadzoruje terminowość udzielenia odpowiedzi poprzez wysyłanie różnego rodzaju ponagleń (ESOD, telefon, mail) do Wydziałów lub jednostek organizacyjnych miasta.
5.	Za przygotowanie i wysłanie odpowiedzi na skargę lub wniosek odpowiada pracownik wydziału merytorycznego odpowiedzialnego za rozpatrzenie sprawy.
6.	Najpóźniej w dniu, w którym upływa termin załatwienia skargi lub wniosku, wydział lub jednostka organizacyjna miasta prowadząca sprawę, składa 
w Wydziale Administracyjnym całość akt sprawy.
7.	Oryginały skarg i wniosków, udzielanych odpowiedzi oraz zebrana w toku postępowania dokumentacja w sprawie, przechowywana jest w Wydziale Administracyjnym z uwzględnieniem zasad chronologii.

						§ 7

1.	Decyzję o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podejmują oraz podpisują odpowiedzi w tychże sprawach:
a)	Prezydent Miasta – w sprawach dotyczących Zastępców Prezydenta Miasta, Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Naczelników Wydziałów.
b)	Zastępcy Prezydenta Miasta, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji 
i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarz Miasta, Skarbnik Miasta – w sprawach dotyczących funkcjonowania bezpośrednio nadzorowanych wydziałów i jednostek organizacyjnych miasta, w sprawach ustnych skarg i wniosków przyjętych przez nich do protokołu, o którym mowa w § 4 a także w sprawach zleconych im 
do załatwienia przez Prezydenta Miasta,
c)	Naczelnik Wydziału – w sprawach zleconych przez Prezydenta Miasta, jego Zastępców, Pełnomocnika Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta oraz w sprawach bezpośrednio skierowanych do Wydziału.
2.	Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku wydziałów, Prezydent Miasta, jego Zastępcy, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej, Sekretarz Miasta lub Skarbnik Miasta wskazują Wydział odpowiedzialny za przygotowanie odpowiedzi.
3.	W przypadku, jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku jednostek organizacyjnych miasta odpowiednio: Prezydent Miasta, właściwy Zastępca, Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Inwestycji i Gospodarki Przestrzennej wskazuje jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za przygotowanie odpowiedzi.
4.	Odpowiedź na skargę lub wniosek przekazaną do rozpatrzenia jednostce organizacyjnej miasta podpisuje w zależności od właściwości osoba 
ją nadzorująca wymieniona w § 3 ust. 1 lub zgodnie z dekretacją tej osoby dyrektor jednostki.
5.	Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia 
tej osobie ani osobie podległej służbowo.

§ 8

Do rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków stosuje się przepisy działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U z 2017 r. poz. 1257) oraz przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

§ 9

Zakresem niniejszego Zarządzenia nie są objęte skargi rozpatrywane 
przez Radę Miasta zgodnie z jej właściwością.

§ 10

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

§ 11

Traci moc Zarządzenie nr 122/2015 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 
10 marca 2015 r. w sprawie przyjmowania, rejestrowania, rozpatrywania 
i załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Miasta Rybnika.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01.02.2018 r.