Or.0050.23.2018
(2018-1592)

ZARZĄDZENIE 23/2018
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z dnia 9 stycznia 2018 r.

w sprawie powołania zespołu zadaniowego ds. wdrożenia w Urzędzie Miasta Rybnika Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Działając na podstawie:
art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. 
z 2017 r. poz. 1875), w związku z § 14 ust. 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rybnika przyjętego Zarządzeniem nr 754/2016 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 15 grudnia 2016 r. ze zmianami

zarządzam, co następuje

§ 1.
1.	Powołuję zespół zadaniowy ds. wdrożenia w Urzędzie Miasta Rybnika Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO), w składzie:
1.	Iwona Kowalska - Nawrocka - Administrator Bezpieczeństwa Informacji - Przewodnicząca Zespołu
2.	Grażyna Dudzik - Naczelnik Wydziału Informatyki
3.	Agnieszka Merkel – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
4.	Anna Starnawska  – Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej
5.	Ewa Zielonka - Kierownik Referatu Kancelaria w Wydziale Administracyjnym
6.	Grzegorz Słodkiewicz – radca prawny, Biuro Radców Prawnych.
2.	Ww. Naczelnicy Wydziałów, za zgodą Przewodniczącej Zespołu, mogą włączyć do prac zespołu zadaniowego pracowników nadzorowanych przez nich Wydziałów.
3.	W celu zasięgnięcia opinii w sprawach merytorycznych w posiedzeniu Zespołu mogą dodatkowo uczestniczyć z głosem doradczym inni pracownicy Urzędu Miasta Rybnika oraz zaproszeni eksperci.
4.	Decyzję w sprawie zaproszenia osób, o których mowa w ust. 2, podejmuje Przewodnicząca Zespołu lub osoba ją zastępująca.

§ 2.
1.	Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1)	analiza procesu przetwarzania danych osobowych przez pracowników UM;
2)	przegląd i określenie kierunków aktualizacji dokumentacji ochrony danych osobowych, w tym w szczególności stosowanych formularzy upoważnień do przetwarzania danych osobowych, zgody na przetwarzanie, klauzuli informacyjnych oraz polityki bezpieczeństwa;
3)	szczegółowa analiza stosowanych środków technicznych i organizacyjnych pod kątem ich zgodności z RODO;
4)	opracowanie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych;
5)	opracowanie procedur związanych z przetwarzaniem żądań oraz wniosków osób, których dane dotyczą;
6)	opracowanie procedur realizacji obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, jak np. obowiązków wynikających z prawa dostępu do danych osobowych dla osób, których dane dotyczą, wycofania zgody na przetwarzanie danych;
7)	opracowanie procedur zgłaszania ewentualnych naruszeń ochrony danych osobowych oraz kontaktu z organami nadzorczymi;
8)	analiza i opracowanie wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
9)	opracowanie procedur dostosowania / tworzenia / zamawiania systemów IT zgodnie
z zasadami "privacy by design" oraz "privacy by default";
10)	dokonanie oceny skutków przetwarzania danych osobowych pod kątem związanego z nim ryzyka na podstawie ryzyk opracowanych przez wszystkie Wydziały / Biura;
11)	opracowanie mechanizmu transferu danych osobowych do państw trzecich.

2.	Wykonanie powyższych zadań musi nastąpić w terminie do 31.03.2018 r.

§ 3.
Zobowiązuję wszystkich członków Zespołu do:
1)	aktywnego i efektywnego uczestnictwa w pracach Zespołu;
2)	rzetelnego wykonywania nałożonych obowiązków;
3)	ścisłego współdziałania w wykonywaniu zadań określonych niniejszym zarządzeniem. 

§ 4.
Zobowiązuję Naczelników / Kierowników Biur do:
1)	aktywnego włączenia się w prace Zespołu, szczególnie w zakresie dokonania analiz
i szacowania ryzyka w procesach przetwarzania danych osobowych dla nadzorowanego Wydziału / Biura;
2)	przekazania Zespołowi ww. analiz szacowania ryzyka w terminie do dnia 28 lutego br.

§ 5.
1.	Do zadań Przewodniczącej Zespołu należy w szczególności:
1)	koordynowanie prac Zespołu;
2)	przewodniczenie jego posiedzeniom; 
3)	określanie zadań Zespołu i jego członków;
4)	sporządzenie protokołu podsumowującego przeprowadzone prace Zespołu i ich wyniki oraz przekazanie go niezwłocznie Prezydentowi Miasta.
2.	W czasie nieobecności Przewodniczącej jej obowiązki pełnić będzie wyznaczony przez nią członek Zespołu.

§ 6.
Dokumentacja prac Zespołu prowadzona jest przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

§ 7.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.