Or.0050.596.2018
(2018-88706)

ZARZĄDZENIE 596/2018
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z dnia 14 sierpnia 2018 roku

w sprawie podziału czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów oraz referendum na terenie Miasta Rybnika

Działając na podstawie:
art. 33 ust.1 i 5  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz.994 ze zm.) w związku 
z art. 156 §1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 roku Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2018 r., poz. 754 ze zm.), art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 
14 marca 2003 roku o referendum ogólnokrajowym (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r. poz. 318 ze zm.) oraz art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 15 września 2000 roku o referendum lokalnym (tekst jednolity Dz.U. 2016 r. poz. 400 ze zm.)

zarządzam, co następuje

§ 1.

Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1)	Mieście – rozumie się przez to Miasto Rybnik,
2)	Urzędzie – rozumie się przez to Urząd Miasta Rybnika,
3)	obwodowej komisji – rozumie się przez to odpowiednio obwodową komisję wyborczą 
(ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie /ds. ustalenia wyników głosowania 
w obwodzie) lub obwodową komisję do spraw referendum;
4)	urzędowych obwieszczeniach – rozumie się przez to odpowiednio urzędowe obwieszczenia wyborcze lub urzędowe obwieszczenia referendalne;
5)	wyborach – rozumie się przez to wybory zarządzone na podstawie ustawy z dnia 
5 stycznia 2011 roku Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2018 r., poz. 754 ze zm.)
6)	referendum – rozumie się przez to odpowiednio referendum zarządzone na podstawie ustawy z dnia 14 marca 2003 roku o referendum ogólnokrajowym (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r. 
poz. 318 ze zm.) lub ustawy z dnia 15 września 2000 roku o referendum lokalnym (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 400 ze zm.);
7)	kalendarzu wyborczym – rozumie się przez to kalendarz ogłoszony w związku 
z zarządzeniem wyborów, jak również kalendarz sporządzony w związku z koniecznością  przeprowadzenia referendum.

§ 2.

1.Wyznaczam Sekretarza Miasta do nadzoru nad sprawnym przeprowadzeniem wyborów oraz referendum na terenie Miasta, w tym do wyznaczenia osób odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań związanych z ich przeprowadzeniem, a nie opisanych w poniższym zarządzeniu oraz do wyznaczenia osób wiodących odpowiedzialnych za wykonanie zadań należących do kompetencji kilku jednostek organizacji wewnętrznej.
2. W zakresie realizacji zadań związanych z obsługą urzędników wyborczych ust.1 stosuje się odpowiednio. 

§ 3.

Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Organizacyjnego do:
1)	obsługi terytorialnych komisji wyborczych z siedzibą w Rybniku;
2)	obsługi obwodowych komisji;
3)	współpracy z osobami zarządzającymi placówkami, w których  znajdują się siedziby komisji w zakresie wyznaczenia osób pełniących funkcje gospodarza obiektu wraz z określeniem zakresu ich zadań;
4)	realizacji obowiązku związanego z podaniem do publicznej wiadomości urzędowych obwieszczeń; 
5)	zamieszczania informacji wyborczych/ referendalnych w Biuletynie Informacji Publicznej;
6)	przygotowania planu finansowego wydatków związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów/referendum, 
7)	zapewnienia w dniu wyborów/referendum dyżuru w Urzędzie;
8)	zapewnienia łączności telefonicznej w siedzibach obwodowych komisji;
9)	zapewnienia pomocy w sprawnym przyjmowaniu dokumentów od obwodowych komisji po zakończeniu głosowania,
10)	udostępniania do wglądu, przekazanej przez przewodniczącego obwodowej komisji wyborczej, kopii protokołu oraz zabezpieczenie przekazanej przez obwodowe komisje dokumentacji wyborczej/ referendalnej zgodnie z właściwością.

§ 4.

Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich do:
1)	prowadzenia i aktualizacji rejestru wyborców Miasta Rybnika oraz wykonywania wszystkich innych czynności związanych z prowadzeniem rejestru oraz spisu wyborców/osób uprawnionych do udziału w referendum;
2)	realizacji zadań związanych ze złożeniem meldunku przedwyborczego; 
3)	weryfikacji danych kandydatów na radnych oraz kandydatów na prezydenta miasta zgłoszonych w wyborach samorządowych oraz kandydatów na posłów i senatorów zgłoszonych w wyborach do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej oraz Senatu  Rzeczypospolitej Polskiej;
4)	weryfikacji podpisów złożonych na listach poparcia kandydatów do pełnienia określonych funkcji, zgodnie z określonym w tym zakresie upoważnieniem;
5)	wydawania zaświadczeń o prawie do głosowania;
6)	realizacji zadań związanych z możliwością głosowania przez pełnomocnika w zakresie:
a)	przyjmowania zgłoszeń zamiaru głosowania przez pełnomocnika,
b)	potwierdzania, na podstawie dostępnych urzędowo dokumentów, czy zgłoszenia, 
o których mowa wyżej nie posiadają wad i czy zostały złożone w terminie,
c)	występowania z wezwaniem do usunięcia wad w zgłoszeniach wniosków o których mowa wyżej,
d)	umieszczenia w odpowiedniej rubryce spisu wyborców/ osób uprawnionych do udziału w referendum właściwego obwodu głosowania adnotacji o osobie, która zgłosiła zamiar głosowania przez pełnomocnika,
5)	umieszczenia w odpowiedniej rubryce spisu wyborców/ osób uprawnionych do udziału 
w referendum właściwego obwodu głosowania informacji o fakcie głosowania korespondencyjnego;
6)	zebranie i zabezpieczenie przekazanej przez obwodowe komisje dokumentacji wyborczej/ referendalnej zgodnie z właściwością, 
7)	zapewnienia w dniu wyborów/referendum dyżuru w Urzędzie. 

§ 5.

Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Administracyjnego do:
1)	przygotowania i przekazania do druku urzędowych obwieszczeń Prezydenta Miasta oraz obwieszczeń i kart do głosowania, których wydruk zarządza właściwa terytorialna  komisja wyborcza;
2)	przygotowania i przeprowadzenia postępowania mającego na celu wykonanie zadań określonych w pkt.1 oraz ich rozliczenie finansowe;
3)	odbioru przeznaczonych dla Miasta urzędowych obwieszczeń oraz kart do głosowania;
4)	weryfikacji siedzib obwodowych komisji pod kątem ich dostosowania do potrzeb osób niepełnosprawnych oraz przekazywania propozycji rozwiązań w tym zakresie Sekretarzowi Miasta;
5)	przekazania do siedzib obwodowych komisji materiałów koniecznych dla odpowiedniego wyposażenia lokali tych komisji, zgodnie ze zgłoszonymi i zatwierdzonymi w tym zakresie zapotrzebowaniami,
6)	przygotowania tras oraz rozwiezienia materiałów obwodowym komisjom powołanym na terenie Miasta, 
7)	zapewnienia w dniu wyborów/referendum dyżuru  w Urzędzie. 

§ 6.

Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Informatyki do zapewnienia obsługi informatycznej terytorialnych oraz obwodowych komisji utworzonych na terenie Miasta, w tym w szczególności do :
1)	wskazania osoby/osób do pełnienia funkcji koordynatora gminnego;
2)	prowadzenia ewidencji operatorów obsługi informatycznej obwodowych komisji zawierającej dane kontaktowe i ustalony sposób dystrybucji loginów i haseł do systemu wsparcia organów wyborczych;
3)	określenia zakresu zadań dla operatorów obsługi informatycznej obwodowych komisji, we współpracy z Wydziałem Organizacyjnym;
4)	przeprowadzenia szkolenia dla operatorów obsługi informatycznej obwodowych komisji;
5)	terminowego przekazania przewodniczącym obwodowych komisji oraz operatorom obsługi informatycznej obwodowych komisji loginów i haseł do systemu;
6)	nadzoru nad przekazaniem odpowiednim organom wyborczym wniosków i spostrzeżeń 
w formie raportu podsumowującego przebieg testów ogólnokrajowych;
7)	nadzoru nad wprowadzeniem wyników głosowania ustalonych przez obwodowe komisje, 
w tym udzielania pomocy w zakresie wygenerowania i wysłania protokołu głosowania;
8)	nadzoru oraz zabezpieczenia organizacyjno – technicznego obwodowych komisji w zakresie dotyczącym obsługi informatycznej w trakcie głosowania oraz po jego zakończeniu, do momentu wysłania prawidłowego protokołu głosowania przez właściwą komisję;
9)	zapewnienia łączności internetowej w siedzibach obwodowych komisji;
10)	zapewnienia pomocy technicznej podczas realizacji zadań wyborczych / referendalnych przez inne jednostki organizacji wewnętrznej Urzędu związanych m. in ze składaniem meldunków wyborczych / referendalnych czy też zamieszczaniem informacji w Biuletynie Informacji Publicznej;
11)	zapewnienia w dniu wyborów/referendum dyżuru  w Urzędzie. 

§ 7.

Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Księgowości do:
1)	przygotowania dokumentów finansowych potrzebnych do rozliczenia diet i kosztów przejazdów członków obwodowych komisji
2)	odebrania dokumentów finansowych od obwodowych komisji po zakończeniu głosowania;
3)	weryfikacji odebranych dokumentów finansowych dotyczących rozliczenia kosztów przejazdów w związku z uczestnictwem członków obwodowych komisji w ich pracach;
4)	rozliczenia kosztów członków obwodowych komisji na podstawie otrzymanych dokumentów;
5)	wypłaty należności związanych z realizacją zadań dotyczących wyborów/referendum;
6)	współpracy z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie prowadzenia spraw związanych 
z zajęciem wierzytelności z tytułu udziału w pracach obwodowych komisji;
7)	sporządzenia sprawozdania końcowego z wykorzystania dotacji celowej na finansowanie wyborów/referendum.  
8)	zabezpieczenia przekazanej przez obwodowe komisje dokumentacji wyborczej/ referendalnej zgodnie z właściwością.

§ 8.

Zobowiązuję Komendanta Straży Miejskiej do:
1)	wyznaczenia przedstawicieli Prezydenta Miasta do ochrony lokali obwodowych komisji 
w czasie przerwy w głosowaniu spowodowanej nadzwyczajnymi wydarzeniami, których zadaniem będzie sprawowanie stałego, zewnętrznego dozoru lokalu oraz sprawdzanie stanu zabezpieczeń;
2)	zapewnienia uczestnictwa w/w osób w instruktażu prowadzonym przez Komendanta Miejskiego Policji w Rybniku;
3)	współdziałania z Komendantem Miejskim Policji w Rybniku w zakresie ustalenia procedury postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń mogących mieć wpływ na zabezpieczenie lokali w czasie przerwy w głosowaniu spowodowanej nadzwyczajnymi wydarzeniami;
4)	podejmowania odpowiednich działań w sytuacjach, o których mowa w pkt. 1 niniejszego paragrafu;
5)	zapewnienia osobom o których mowa wyżej odpowiednich środków łączności,
6)	współudziału podczas rozwożenia materiałów obwodowym komisjom powołanym na terenie Miasta.

§ 9.

Zobowiązuję Naczelników Wydziałów/ Kierowników Biur do wskazania, zgodnie z określonymi przeze mnie każdorazowo zasadami, podległych pracowników, jako operatorów obsługi informatycznej obwodowych komisji. 

§ 10.

Wskazane w zarządzeniu osoby zobowiązane są do wykonywania powierzonych im
zadań w terminach zapewniających właściwą realizację kalendarza wyborczego oraz do składania na bieżąco sprawozdań z realizacji wykonania nałożonych obowiązków Sekretarzowi Miasta nadzorującemu przeprowadzenie wyborów/referendum na terenie Miasta. 

§ 11.

Traci moc Zarządzenie Nr 574/2015 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 8 października 2015 roku 
w sprawie podziału czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem wyborów oraz referendum na terenie Miasta Rybnika. 

§ 12.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.