Rybnik, dnia 4 stycznia 2019 r.

PS.524.24.2018
Dokument : 2019-1337

Protokół 
z przebiegu posiedzenia Komisji Konkursowej, oceniającej oferty złożone w otwartym konkursie ofert na wsparcie realizacji w 2019 roku zadań publicznych w obszarze: 
działalność na rzecz integracji europejskiej oraz rozwijania kontaktów
i współpracy między społeczeństwami

1.	W dniu 3 stycznia 2019 roku, w Urzędzie Miasta Rybnika, zebrała się Komisja Konkursowa, zwana dalej „Komisją”, powołana zarządzeniem nr 825/2018 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 13 grudnia 2018 roku, w składzie:

1)	Piotr Masłowski	- Przewodniczący,
2)	Mateusz Motyka	- Zastępca Przewodniczącego,
3)	Szymon Kiełkowski	- Członek

oceniająca oferty złożone w otwartym konkursie ofert, ogłoszonym zarządzeniem
nr 791/2018 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 26 listopada 2019 r., na wsparcie realizacji
w 2019 roku zadań publicznych Miasta Rybnika w obszarze działalność na rzecz integracji europejskiej oraz rozwijania kontaktów i współpracy między społeczeństwami.

2.	Miejsce i czas konkursu. 
1)	miejsce ogłoszenia:
a)	Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Rybnika bip.um.rybnik.eu, zakładka Organizacje pozarządowe/Realizacja zadań publicznych/Tryb konkursowy, 
b)	tablica ogłoszeń w Urzędzie Miasta Rybnika (obok pokoju 006),
c)	strona internetowa Miasta www.rybnik.eu,
d)	Generator eNGO na stronie internetowej www.rybnik.engo.org.pl;
2)	data ogłoszenia konkursu – 28 listopada 2018 r.,
3)	ostateczny termin składania ofert – 19 grudnia 2018 r.,
4)	data rozstrzygnięcia konkursu – do 15 stycznia 2019 r. 

3.	Liczba zgłoszonych ofert.
Do prawidłowo ogłoszonego konkursu złożono 5 ofert.   

4.	Wyniki oceny formalnej i merytorycznej złożonych ofert, dokonanej przez Komisję:
1)	Ocena formalna.
Zgodnie z zapisami Rozdziału II pkt. 9 Ogłoszenia o konkursie weryfikacja formalna ofert polegała na sprawdzeniu czy: 
1.	oferta została złożona przez uprawniony podmiot,
2.	oferta została złożona w sposób określony w Rozdziale I
ust. 6 ogłoszenia otwartego konkursu ofert,
3.	oferta została złożona w terminie wskazanym w ogłoszeniu konkursu,
4.	oferta została złożona na zadanie, którego minimalny koszt całkowity jest 
nie mniejszy niż 10.000 zł,
5.	oferta zawiera minimalny udział innych środków finansowych w stosunku do kwoty dotacji,
6.	o ofercie w części IV pkt 8 Kalkulacja przewidywanych kosztów nie dokonano wyceny wkładu rzeczowego,
7.	oferta została podpisana przez osobę/y umocowaną/e do reprezentacji podmiotu,
8.	do oferty zostały dołączone wszystkie wymagane załączniki. 

Po dokonaniu oceny formalnej przez pracownika Wydziału Polityki Społecznej (zgodnie z zapisami Rozdziału II pkt. 8 ppkt. 1 Ogłoszenia o konkursie), odrzucone zostały 2 oferty:
1.	Oferta Stowarzyszenia Amazonek „Odnowa” z Rybnika
z siedzibą  w Rybniku przy ul. J.F. Białych 7, w której zadeklarowano koszt całkowity realizowanego zadania w kwocie 4 000 zł (mając na uwadze zapisy Rozdziału II pkt. 9 ppkt. 4 Ogłoszenia o konkursie).
2.	Oferta Stowarzyszenia Współpracy Międzynarodowej „Rybnik-Europa” dotycząca organizacji w Rybniku spotkania mieszkańców Rybnika
i partnerskiego miasta Dorsten w Niemczech, w której wyceniony został wkład rzeczowy (mając na uwadze zapisy Rozdziału II pkt. 9 ppkt. 6 Ogłoszenia
o konkursie)

2)	Ocena merytoryczna.
Komisja dokonując oceny merytorycznej złożonych ofert wzięła pod uwagę kryteria wskazane w Rozdziale II pkt. 12 Ogłoszenia o konkursie, tj.:
1.	możliwość realizacji zadania przez podmiot,
2.	przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania,  
3.	proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których podmiot będzie realizował zadanie,
4.	planowany przez podmiot udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania,
5.	planowany przez podmiot wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków,
6.	doświadczenie podmiotu w realizacji podobnych zadań,
7.	analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku podmiotu, który w latach poprzednich realizował zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków,
8.	staranność w wypełnieniu formularza oferty, w tym czytelność opisu kolejnych działań planowanych przy realizacji zadania.

Na podstawie dokonanej oceny Komisja rekomenduje do dofinansowania ofertę Towarzystwa Przyjaciół Państwowej Szkoły Muzycznej I i II stopnia im. Karola
i Antoniego Szafranków w Rybniku, z siedzibą w Rybniku przy ul. Powstańców
Śląskich 27 i proponuje udzielić dotację w 2019 roku w wysokości 14 000 zł.
Oferty, które nie uzyskały rekomendacji Komisji to:
1. Oferta Stowarzyszenia Współpracy Międzynarodowej „Rybnik-Europa” na realizację zadania związanego z organizacją wypoczynku połączonego z nauką języka polskiego
i zwiedzaniem Rybnika dla dzieci i młodzieży z partnerskiego miasta Bar na Ukrainie.
2. Oferta Stowarzyszenia Współpracy Międzynarodowej „Rybnik-Europa” na realizację zadania związanego z wyjazdem grupy młodzieży z Rybnika wraz z opiekunami do partnerskiego miasta Saint-Vallier we Francji na imprezę pn. „Europejskie Dni Spotkań”.

 
5.	Uzasadnienie Komisji:
Ocena ofert, które przeszły do II etapu oceny (oceny merytorycznej), wskazała na możliwość realizacji zaproponowanych zadań przez wszystkich oferentów. Komisja, po zapoznaniu się z wszystkimi ofertami, postanowiła ograniczyć liczbę ofert rekomendowanych do dofinansowania. Uznała za celowe zlecenie realizacji zadania jednemu oferentowi – Towarzystwu Przyjaciół Państwowej Szkoły Muzycznej
I i II stopnia im. Karola i Antoniego Szafranków w Rybniku, z siedzibą w Rybniku przy ul. Powstańców Śląskich 27.

Pozostałe oferty nie uzyskały rekomendacji Komisji z następujących powodów:

1. Oferta Stowarzyszenia Współpracy Międzynarodowej „Rybnik-Europa” na realizację zadania związanego z organizacją wypoczynku połączonego z nauką języka polskiego i zwiedzaniem Rybnika dla dzieci i młodzieży z partnerskiego miasta Bar na Ukrainie:
- brak dokładnej kalkulacji kosztów w podziale na liczbę przejechanych kilometrów, liczbę uczestników i koszty jednostkowe
- bardzo wysokie koszty transportu podczas wycieczek oraz biletów wstępu
Biorąc pod uwagę powyższe, niemożliwa jest rzetelna ocena kalkulacji przewidywanych kosztów zadania publicznego.

2. Oferta Stowarzyszenia Współpracy Międzynarodowej „Rybnik-Europa” na realizację zadania związanego z wyjazdem grupy młodzieży z Rybnika wraz
z opiekunami do partnerskiego miasta Saint-Vallier we Francji na imprezę pn. „Europejskie Dni Spotkań”:
- brak dokładnej liczby uczestników
- brak dokładnej kalkulacji kosztów (liczba kilometrów, liczba uczestników)
Biorąc pod uwagę powyższe, niemożliwa jest rzetelna ocena kalkulacji przewidywanych kosztów zadania publicznego.

6.	Odrębne stanowisko członka Komisji.
Nie wniesiono odrębnych stanowisk podczas prac Komisji.

7.	Informacja o wyłączeniu członka z prac Komisji:
wobec członków Komisji nie wystąpiły przesłanki dotyczące wyłączenia pracownika, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 1257).

8.	Podpisy członków Komisji:

1)	……………………………………..
2)	……………………………………..
3)	……………………………………..