Dokument : 2019-18248
							Załącznik nr 1
							do Zarządzenia Nr 159/2019
							Prezydenta Miasta Rybnika
							z dnia 8 marca 2019 r.

Instrukcja przydziału i użytkowania 
środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, 
obuwia roboczego, odzieży  środków higieny osobistej 
oraz dodatkowego wyposażenia w  Urzędzie Miasta Rybnika.

Spis treści
§1.		Zakres instrukcji oraz definicje…………………………………………………...….	1	
§2.		Odpowiedzialność i kompetencje………………………………………………........	2	
§3.		Zasady przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, obuwia roboczego oraz wyposażenia dodatkowego……………………………………......	4	
§4.		Zasady przydziału odzieży służbowej………………………………………………..	5	
§5.		Zasady zwrotu używanych i zużytych środków ochrony indywidualnej środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego oraz wyposażenia dodatkowego……………………………………......	5	
§6.		Zasady przydziału środków higieny osobistej…………………………………........	6	
§7.		Pranie, naprawa i konserwacja odzieży roboczej, służbowej, ochronnej………..	6	
§8.		Zasady naliczania i wypłaty ekwiwalentów pieniężnych…………………………..	7	
§9.		Postanowienia końcowe ……………………………………………………………..	7	

§1.	
Zakres  instrukcji oraz definicje.

1.	Zakres instrukcji 
Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miasta Rybnika. 

2.	Definicje:
Pracodawca – Prezydenta Miasta Rybnika lub osoba upoważniona do składania oświadczeń w jego imieniu. 

Osoba kierująca jednostką organizacji wewnętrznej Urzędu – należy przez 
to rozumieć  Naczelnika Wydziału, Kierownika Biura oraz Rzecznika Prasowego. 

Służba bhp i ppoż. – należy przez to rozumieć Służbę bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Urzędzie Miasta.
Odzież robocza- odzież robocza używana jest w miejscu pracy, a przydzielana jest pracownikom zatrudnionym na stanowiskach: 
1)	na których odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, 
2)	ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obuwie robocze – przydziela się pracownikom zatrudnionym przy pracach, przy których występuje intensywne brudzenie lub przyspieszone niszczenie obuwia. 

Środki ochrony indywidualnej – używane są w miejscu pracy, w celu zabezpieczenia pracownika przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Zalicza się do nich: odzież ochronną, ochrony kończyn górnych i dolnych, ochrony głowy, oczu, twarzy, układu oddechowego, sprzęt chroniący przed upadkiem z wysokości oraz środki izolujące cały organizm.

Ekwiwalent pieniężny – należność finansowa wypłacana pracownikom przeznaczona
na:
1)	pranie i konserwację odzieży roboczej 
2)	zakup odzieży służbowej, 
3)	za czyszczenie i konserwację odzieży służbowej.

Wyposażenie bhp -  pojęcie oznacza wyposażenie bhp przekazywane pracownikowi takie jak np. środki ochrony indywidualnej, odzież robocza, odzież służbowa,  obuwie robocze, oraz wyposażenie dodatkowe. 

§2.	
Odpowiedzialność i kompetencje.

1.	Prezydent Miasta Rybnika jest odpowiedzialny za: 
•	wydawanie zarządzeń wewnętrznych w sprawie zasad gospodarowania odzieżą roboczą, odzieżą służbową, obuwiem roboczym, środków ochrony indywidualnej 
oraz środków higieny osobistej w Urzędzie Miasta Rybnika,
•	zatwierdzanie norm przydziału odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz środków higieny osobistej 
w  Urzędzie Miasta Rybnika,
•	ustalenia zasad wypłaty i wysokości wypłacanych ekwiwalentów pieniężnych. 

2.	Sekretarz Miasta jest odpowiedzialny za: 
•	nadzór nad wykonaniem zarządzenia w sprawie  zasad przydzielania środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego, środków higieny osobistej oraz dodatkowego wyposażenia w  Urzędzie Miasta Rybnika,
•	podejmowanie decyzji w sprawach gospodarowania wyposażeniem bhp 
nie uregulowanych ww. zarządzeniem,
•	podejmowanie decyzji w sprawie przedwczesnego zużycia wyposażenia bhp.

3.	Osoba kierująca jednostką organizacji wewnętrznej urzędu jest odpowiedzialna za:
•	nadzorowanie i egzekwowanie od bezpośrednio podległych pracowników  przestrzegania obowiązujących przepisów oraz zasad bhp w zakresie stosowania przydzielonych im środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego oraz wyposażenia dodatkowego.
•	wnioskowanie do Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego zapotrzebowania na wybrane wyposażenie bhp dla bezpośrednio podległych                                 im pracowników – zgodnie z instrukcją.

4.	Naczelnik Wydziału Administracyjnego, jest odpowiedzialny za:
•	nadzór nad prawidłową realizacją zadań w zakresie gospodarki wyposażeniem bhp pracowników Urzędu Miasta Rybnika wykonywanych przez Referat Gospodarczy, Służbę bhp i ochrony ppoż. oraz wyznaczonego pracownika Wydziału Administracyjnego odpowiedzialnego za opracowanie dokumentacji związanej  
z naliczeniem i wypłatą ekwiwalentów pieniężnych,
•	opiniowanie projektów zarządzeń w zakresie gospodarki wyposażeniem bhp.

5.	Pracownik Służby bhp i ppoż., jest odpowiedzialny za:
•	przeprowadzenie kontroli właściwego używania przez pracowników Urzędu Miasta Rybnika odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz środków higieny osobistej,
•	opracowanie projektów zarządzeń w sprawie przydziału i użytkowania środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego, odzieży  środków higieny osobistej oraz wyposażenia dodatkowego w  Urzędzie Miasta Rybnika,
•	przekazywanie informacji w zakresie problematyki  gospodarowania odzieżą roboczą, odzieżą służbową, obuwiem roboczym, środkami ochrony indywidualnej oraz środkami higieny osobistej w Urzędzie Miasta Rybnika, w trakcie prowadzonych szkoleń bhp,
•	opiniowanie wniosków o wydanie wyposażenia bhp związanych z  przedwczesnym zużyciem, utratą lub zniszczenia wyposażenia bhp. 
 
6.	Kierownik Referatu Gospodarczego, jest odpowiedzialny za: 
•	nadzór nad odpowiednim planowaniem, analizowaniem i realizacją gospodarki 
w zakresie  gospodarowania odzieżą roboczą, odzieżą służbową, obuwiem roboczym, środkami ochrony indywidualnej oraz środkami higieny osobistej 
dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika,
•	opiniowanie wniosków o wydanie wyposażenia bhp związanych z  przedwczesnym zużyciem, utratą lub zniszczenia wyposażenia bhp. 

7.	Wyznaczony Pracownik Referatu Gospodarczego, jest odpowiedzialny za: 
•	planowanie i analizowanie potrzeb w zakresie wyposażenia pracowników 
w niezbędne wyposażenie bhp, 
•	przygotowanie zamówień w zakresie dostaw niezbędnego wyposażenia  bhp, 
•	prowadzenie dokumentacji ewidencji wyposażenia bhp pracowników Urzędu Miasta Rybnika, 
•	prowadzenie ewidencji wypłat ekwiwalentów, 
•	gromadzenie i przechowywanie certyfikatów i deklaracji zgodności z Normą Europejską dla środków ochrony indywidualnej,  
•	gromadzenie deklaracji zgodności z Polską Normą dla odzieży i obuwia roboczego,
•	przekazywanie  instrukcji  używania, przechowywania i konserwacji przydzielonego wyposażenia bhp pracownikom, celem zapoznania. 

8.	Wyznaczony pracownik Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac,  jest odpowiedzialny za:
•	przekazywanie na wniosek Wydziału Administracyjnego danych w zakresie czasu pracy na potrzeby sporządzenia naliczenia ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika, 

9.	Wyznaczony pracownik Wydziału Administracyjnego, jest odpowiedzialny za: 
•	 prawidłowe przygotowanie dokumentacji w zakresie naliczania i wypłaty ekwiwalentów pieniężnych dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika zgodnie 
z zasadami naliczania i wypłaty ekwiwalentów pieniężnych. 

10.	Każdy Pracownik Urzędu Miasta Rybnika, któremu przydzielono asortyment bhp  
jest odpowiedzialny za: 
•	użytkowanie w czasie pracy   przydzielonej  odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej zgodnie z przeznaczeniem,
•	dbanie  o dobry stan przydzielonego wyposażenia bhp,
•	zapoznanie się  z instrukcjami  używania, przechowywania i konserwacji przydzielonego wyposażenia bhp i ich przestrzeganie, 
•	zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu oraz Referatowi Gospodarczemu niesprawności środków ochrony indywidualnej, przedwczesnego zużycia uszkodzenia lub utraty przydzielonego wyposażenia bhp.

§3.	
Zasady przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej,  
obuwia roboczego oraz wyposażenia dodatkowego.

1.	Środki ochrony indywidualnej, odzież robocza, obuwie robocze oraz wyposażenie dodatkowe (zwane dalej „wyposażeniem bhp”)  przydziela się pracownikom Urzędu Miasta Rybnika wykonującym prace, przy których występuje lub może występować intensywne zabrudzenie odzieży lub mogą występować czynniki powodujące przetarcia, rozdarcia, przyśpieszające niszczenie odzieży własnej pracownika, a także ze względu na określone wymagania sanitarne, higieniczne. 
2.	Przydzielona odzież  i obuwie robocze powinny spełniać wymagania określone 
w Polskich Normach, natomiast środki ochrony indywidualnej wymagania dotyczące oceny zgodności. 
3.	Wyposażenie bhp przydziela się pracownikom nieodpłatnie i stanowi ono własność 
    Urzędu do czasu utraty cech używalności. 
4.	Wyposażenie bhp przydziela się pracownikom  poprzez  złożenie „Wniosku 
    o przyznanie wyposażenia bhp” (załącznik nr 6 do zarządzenia).  Wniosek podpisuje 
    osoba kierująca jednostką organizacji wewnętrznej urzędu i przekazuje go do Referatu 
    Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym, celem realizacji. 
5.	Wyposażenie bhp  przydziela się pracownikom zgodnie z „Normami przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego, 
oraz wyposażenia dodatkowego w Urzędzie Miasta Rybnika” stanowiącymi 
załącznik nr 2 do zarządzenia. 
6.	Wyposażenie bhp jest przydzielane pracownikom nowo przyjętym, nie później niż 
w terminie do 7 dni od wpływu „Wniosku o przyznanie asortymentu bhp”.
7.	W sytuacji, gdy zakres obowiązków pracownika ulegnie zmianie i stosowanie wyposażenia bhp przestanie być wymagane, przełożony poleca pracownikowi zdać przydzielone wyposażenie bhp oraz informuje o powyższym fakcie Referat  Gospodarczy.
8.	Okres używalności wyposażenia bhp ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
9.	Okres użytkowania wydanego wyposażenia bhp liczy się od dnia jego wydania użytkownikowi zgodnie z normami przydziału.
10.	Pracownikom wykonującym dorywcze, krótkotrwałe lub dodatkowe czynności 
na otwartej przestrzeni, w pomieszczeniach nieogrzewanych lub innych szczególnych warunkach, może zostać przydzielone wyposażenie bhp. Wydanie wyposażenia następuje poprzez  złożenie „Wniosku o przyznanie wyposażenia bhp” (załącznik nr 6 zarządzenia).  Ze względu na charakter wyposażenia  nie ustala się dla niego czasookresu zużycia – używa się go tak długo, aż straci swe cechy użytkowe lub ustanie przyczyna jego stosowania. 
11.	Wydawane pracownikom wyposażenie bhp podlega ewidencji w imiennych 
„Kartach ewidencji wyposażenia”, prowadzonych dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika. Ewidencja wyposażenia pracowników jest prowadzona przez wyznaczonego pracownika Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym. 
12.	Pracownik, któremu wydano środki ochrony indywidualnej jest zobowiązany zapoznać się z instrukcją używania, przechowywania i konserwacji danego środka. Wyznaczony pracownik Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym, przekazuje 
ww. instrukcje pracownikowi, któremu przyznano środki ochrony indywidualnej, celem zapoznania i potwierdzenia własnoręcznym podpisem. 
13.	Zakazuje się używania niesprawnych środków ochrony indywidualnej. 
14.	Przewiduje się możliwość zastosowania używanej odzieży roboczej, jeżeli zachowała ona właściwości ochronne i użytkowe oraz spełnia wymagania higieniczno-sanitarne 
(jest czysta i zdezynfekowana).

§4.	
Zasady przydziału odzieży służbowej.

1.	Pracodawca może przydzielić pracownikom Urzędu Miasta Rybnika odzież służbową.  Odzież służbową  przydziela się pracownikom zgodnie z „Normami przydziału odzieży służbowej w  Urzędzie Miasta Rybnika” stanowiącymi załącznik nr 3 zarządzenia . 
2.	Odzież służbową przydziela się pracownikom nieodpłatnie i stanowi ona własność 
Urzędu Miasta Rybnika do czasu utraty cech używalności. 
3.	Pracownik zobowiązany jest używać odzież służbową wyłącznie w celu świadczenia pracy i wykonywania określonych czynności wynikających z jego zakresu obowiązków. 
4.	Odzież służbową przydziela się pracownikom  poprzez  złożenie „Wniosku o przyznanie asortymentu bhp” (załącznik nr 6 zarządzenia).  Wniosek podpisuje osoba kierująca jednostką organizacji wewnętrznej urzędu i przekazuje go do Referatu Gospodarczego 
w Wydziale Administracyjnym, celem realizacji.
5.	W sytuacji, gdy zakres obowiązków pracownika ulegnie zmianie i stosowanie odzieży służbowej przestanie być wymagane, przełożony poleca pracownikowi zdać przydzieloną odzież oraz informuje  o powyższym fakcie Referat  Gospodarczy.
6.	Okres używalności odzieży służbowej  ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
7.	Okres użytkowania odzieży służbowej liczy się od dnia jego wydania użytkownikowi zgodnie z normami przydziału.
8.	Wydawana  pracownikom odzież służbowa podlega ewidencji w imiennych 
„Kartach ewidencji wyposażenia”,   prowadzonych dla każdego pracownika Urzędu Miasta Rybnika. Ewidencja wyposażenia pracowników w asortyment bhp jest prowadzona przez wyznaczonego pracownika Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym
9.	Pracownik zobowiązany jest zgłaszać swojemu bezpośredniemu przełożonemu utratę funkcji reprezentacyjnej przyznanej odzieży służbowej.  

§5.	
Zasady zwrotu używanych i zużytych środków ochrony indywidualnej środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej, odzieży służbowej, obuwia roboczego 
oraz wyposażenia dodatkowego.

1.	Pracownik używa przydzielone mu środki ochrony indywidualnej, odzież roboczą, odzież służbową, obuwie robocze oraz wyposażenie dodatkowe (zwane dalej „wyposażeniem bhp”) do czasu utraty przez nich właściwości ochronnych lub użytkowych. 
2.	W  terminie 7 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę pracownik jest zobowiązany zwrócić przydzielone wyposażenie bhp (jeżeli okres używalności jest mniejszy niż 50 % wg przyjętych norm) do Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym.
3.	Odzież robocza i obuwie robocze nie podlegają zwrotowi w przypadku:
•	przejścia pracownika na emeryturę lub śmierci pracownika, 
•	zużycia przed upływem ustalonego okresu z przyczyn niezależnych od pracownika,
•	utraty właściwości ochronnej,
•	upłynięcia okresu użytkowania,
•	zużycia przed upływem ustalonego okresu z przyczyn niezależnych od pracownika,
4.	Pracodawca może zażądać od pracownika odszkodowania za przydzielony asortyment bhp w przypadku:
•	nie dokonania zwrotu przydzielonego wyposażenia bhp, 
•	utraty, zniszczenia lub uszkodzenia z winy pracownika przydzielonego wyposażenia bhp.
5.	W przypadku przedwczesnego zużycia, utraty, zniszczenia wyposażenia bhp pracownik informuje osobę kierującą jednostką organizacji wewnętrznej urzędu o powyższym fakcie, celem sporządzenia wniosku o wydanie wyposażenia bhp z powodu przedwczesnego zużycia, utraty, zniszczenia wyposażenia bhp. 
6.	Wzór wniosku o wydanie wyposażenia bhp z powodu przedwczesnego zużycia, utraty, zniszczenia wyposażenia bhp stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia. 
7.	Wniosek o wydanie wyposażenia bhp z powodu przedwczesnego zużycia, utraty, zniszczenia wyposażenia bhp opiniują:
•	osoba kierująca jednostką organizacji wewnętrznej urzędu,
•	Kierownik Referatu Gospodarczego w Wydziale Administracyjnym, 
•	Służba bhp i ochrony ppoż. 
8.	Wniosek o wydanie wyposażenia bhp z powodu przedwczesnego zużycia, utraty, zniszczenia wyposażenia bhp zatwierdza Pracodawca, oraz podejmuje decyzję 
o ponownym wydaniu niezbędnego wyposażenia bhp.  
9.	W przypadku gdy utrata lub zniszczenie wyposażenia bhp nastąpiło z winy pracownika może zostać on obciążony kwotą niezamortyzowanej części wartości wydanego wyposażenia. Kwota ta może zostać obniżona przez pracodawcę w przypadku uzasadnionych przez pracownika okoliczności utraty lub zniszczenia.   

§6.	
Zasady przydziału środków higieny osobistej.

1.	Pracownikom Urzędu Miasta Rybnika przysługują środki higieny osobistej zgodnie 
z „Normami przydziału środków higieny osobistej dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika” stanowiącymi załącznik nr 5 zarządzenia. 
2.	Dla wszystkich pracowników Urząd Miasta Rybnika zapewnia środki higieny osobistej, 
w postaci mydła, ręczników papierowych i papieru toaletowego, poprzez wyposażenie 
w nie pomieszczeń higieniczno-sanitarnych Urzędu Miasta.
3.	W przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługują mu środki higieny osobistej w ilości zmniejszonej odpowiedniej do wymiaru czasu pracy.  Środki higieny osobistej wydawane są raz na kwartał z góry.  
4.	Kierownik Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego lub osoba przez niego wyznaczona odpowiada za zapewnienie  pracownikom środków  higieny osobistej. 

§7.	
Pranie, naprawa i konserwacja odzieży roboczej, służbowej, ochronnej.
 
1.	Pranie przekazanej odzieży roboczej prowadzone jest przez pracowników Urzędu Miasta Rybnika we własnym zakresie. 
2.	Za pranie odzieży roboczej Urząd Miasta Rybnika wypłaca pracownikom ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonych kosztów tych czynności i niezbędnych środków piorących. 
3.	Wysokość stawki dziennej ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ustala Pracodawca biorąc pod uwagę stopień zabrudzenia odzieży, częstotliwość prania  i ilość  wydanej odzieży roboczej. 
4.	 Za konserwację, naprawę środków ochrony indywidualnej odpowiada Referat Gospodarczy w Wydziale Administracyjnym. 
5.	Za czyszczenie i konserwację  odzieży służbowej odpowiada Referat Gospodarczy 
w Wydziale Administracyjnym.

§8.	
Zasady naliczania i wypłaty ekwiwalentów pieniężnych.

1.	Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. 
1)	Wysokość stawki dziennej ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej określają „Normy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w Urzędzie Miasta Rybnika” stanowiące załącznik nr 4 do zarządzenia. 
2)	Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika wypłaca się: 
a)	w miesiącu sierpniu za I półrocze danego roku kalendarzowego.
Ekwiwalent wypłaca się miesięcznie z dołu i jest dostępny dla pracownika w ostatnim dniu każdego miesiąca, a gdy dzień ten przypada na dzień ustawowo wolny 
od pracy lub w sobotę – w ostatnim dniu roboczym miesiąca, 
b)	w miesiącu lutym za II półrocze poprzedniego roku kalendarzowego.
Ekwiwalent wypłaca się miesięcznie z dołu i jest dostępny dla pracownika w ostatnim dniu każdego miesiąca, a gdy dzień ten przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę – w ostatnim dniu roboczym miesiąca, 
c)	w innych uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji rozwiązania stosunku pracy 
z pracownikiem), ekwiwalent wypłaca się do 10-go dnia następnego miesiąca kalendarzowego, a gdy dzień ten przypada na dzień ustawowo wolny od pracy 
lub  w sobotę – należny ekwiwalent wypłaca się w poprzedzającym dniu roboczym. 
3)	Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wypłacany pracownikom Urzędu Miasta Rybnika, za wszystkie przepracowane dni, tj. dni robocze, ustalone według rozkładu czasu pracy pracowników, przypadające w okresach, o których mowa w §8. ust.2  pomniejszone o dni nieobecności oraz powiększone o dodatkowe dni, w których pracownik świadczył pracę, ponad obowiązujący go rozkład czasu pracy.
4)	Wypłata ekwiwalentu odbywa się przelewem na konto pracownika.
5)	Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej może być wstrzymana na wniosek 
Służby bhp i ppoż. lub przełożonego pracownika w przypadku stwierdzenia zaniechania prania lub czyszczenia odzieży roboczej.

2.	Ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. 
1)	Pracownikom nie przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży służbowej z uwagi na fakt, iż  Pracodawca zapewnia czyszczenie odzieży służbowej. 
2)	Częstotliwość czyszczenia odzieży służbowej określają  „Normy  przydziału odzieży służbowej dla pracowników Urzędu Miasta Rybnika” stanowiące załącznik nr 3 zarządzenia. 
3)	Za czyszczenie odzieży służbowej odpowiada Referat Gospodarczy. 

3.	Ekwiwalent na zakup odzieży służbowej. 
W uzasadnionych przypadkach Pracodawca może  podjąć decyzję o wypłacie ekwiwalentu pieniężnego z przeznaczeniem na zakup odzieży służbowej dla pracownika zatrudnionego na stanowisku urzędniczym. 

§9.	
Postanowienia końcowe

W sprawach spornych z zakresu objętego Instrukcją decyduje Sekretarz Miasta 
po konsultacji ze Służbą bhp i ochrony ppoż.