2019-16670
Załącznik Nr 1 do
								Zarządzenia Prezydenta Miasta 
								Nr 185/2019 z dnia 20 marca 2019 r.

Tekst jednolity zawierający zmiany wprowadzone:
•	Zarządzeniem Prezydenta Miasta nr 185/2019  z 20 marca 2019 r.

Załącznik Nr 1 do
								Zarządzenia Prezydenta Miasta 
								Nr 567/2011 z dnia 29.11.20111 r.

Instrukcja
 Gospodarki magazynowej 
w Urzędzie Miasta Rybnika

	
 POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1

Ilekroć w instrukcji magazynowej jest mowa o:
1. jednostce – rozumie się przez to Urząd Miasta Rybnika,
2. magazynierze wiodącym – oznacza to pracownika Wydziału Administracyjnego, któremu powierzono prowadzenie magazynu,
3. magazynierze - oznacza to pracownika Wydziału Administracyjnego, któremu dodatkowo powierzono prowadzenie magazynu, w tym zastępstwo za magazyniera wiodącego,
4. magazynie – rozumie się przez oddzielne zamknięte pomieszczenie przeznaczone do składowania i przechowywania materiałów,
5. Naczelniku Wydziału – rozumie się Kierownika Biura lub Referatu albo inną osobę zatrudnioną na samodzielnym stanowisku pracy w Urzędzie Miasta Rybnika lub osobę zastępującą w/w osoby.

POMIESZCZENIA MAGAZYNOWE
§ 2

1.	Magazyny są zlokalizowane w wydzielonych pomieszczeniach znajdujących się 
w piwnicy budynku Urzędu Miasta przy ul. Bolesława Chrobrego 2. 
2.	Opisane powyżej magazyny obejmują następujący asortyment:
a)	 materiały biurowe,
b)	 papier,
c)	 materiały eksploatacyjne do drukarek,
d)	 środki czystości i artykuły techniczne.
3.	Pomieszczenia magazynowe są dostosowane do obowiązujących wymagań w zakresie przepisów przeciwpożarowych i BHP. 
4.	Drzwi magazynu są okratowane i zaopatrzone w kłódki. Po zamknięciu magazynu klucze do magazynu są przechowywane u magazyniera wiodącego w szafce pod zamknięciem, natomiast klucze zapasowe zdeponowane są u Kierownika Referatu Gospodarczego, aby 
w przypadku konieczności /np. pożaru, zalania/ możliwe było wejście do pomieszczeń magazynowych w celu likwidacji szkody.

GOSPODARKA MAGAZYNOWA
§ 3

Gospodarka magazynowa w jednostce polega na:
1.	zapewnieniu przechowywania materiałów w okresie między ich otrzymaniem, a zużyciem lub innym rozchodem, w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie, zniszczenie lub kradzież,
2.	prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji oraz ewidencji zwiększenia i zmniejszenia stanu materiałów, w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób majątkowo za nie odpowiedzialnych.

OBOWIĄZKI MAGAZYNIERA WIODĄCEGO I MAGAZYNIERA
§ 4

1.	Magazynier wiodący i magazynier wykonują wszystkie czynności związane z jego działalnością, tj. przyjmują, przechowują i wydają materiały.
2.	Przebywanie w magazynie innych osób bez zgody magazyniera wiodącego lub magazyniera jest zabronione.
3.	Magazynier wiodący i magazynier składają pisemne oświadczenie o odpowiedzialności materialnej.
4.	Do obowiązków magazyniera wiodącego oraz magazyniera należą w szczególności:
a)	przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów, na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego,
b)	prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej na każdy asortyment, 
c)	należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów według grup, asortymentów, rodzajów i wymiarów,
d)	utrzymania magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,
e)	zabezpieczenie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, zanieczyszczeniem,
f)	zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą i włamaniem, przez codzienne, właściwe zamykanie,
g)	zgłaszanie przełożonemu wszelkich naruszeń zabezpieczeń na oknach lub drzwiach,
h)	prowadzenie ewidencji materiałów będących na stanie magazynu,
i)	prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego z ewidencją magazynową,
j)	przeprowadzenie raz w roku przed przystąpieniem do czynności związanych 
z inwentaryzacją, oceny przydatności materiałów.”
5.	W przypadku konieczności otwarcia magazynu, a pod nieobecność magazyniera wiodącego i magazyniera, należy dokonać komisyjnego otwarcia magazynu i sporządzić notatkę wyjaśniającą. W skład komisji wchodzą dwie osoby, w tym po jednej z Referatu Ogólnego oraz Referatu Gospodarczego Wydziału Administracyjnego. 
6.	Przekazanie magazynu magazynierowi wiodącemu i magazynierowi, następuje na podstawie protokolarnego spisu zdawczo-odbiorczego.

PRZYJMOWANIE I WYDAWANIE MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU
§ 5

1. Przychód materiałów możne pochodzić z zakupów, który dokumentowany jest:
a)	rachunkiem,
b)	fakturą,
c)	innym dokumentem potwierdzającym dostawę.
2. Przyjmowanie materiałów do magazynu powinno zostać poprzedzone:
a)	przeliczeniem, zważeniem lub obmiarem przedmiotu dostawy,
b)	sprawdzeniem czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi 
i wymogom określonym w dokumencie dostawy oraz zgodnie z wymogami określonym w specyfikacji,
c)	sprawdzeniem rodzaju i stanu opakowania, w którym przedmiot dostawy jest dostarczony.
3. Braki ilościowe lub wady jakościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika.
4. Materiały odebrane, ale jeszcze nie przyjęte należy przechowywać oddzielnie i nie wolno ich wydawać do użytku.
5. Magazynier wiodący lub magazynier wydają materiały według zgłoszonych potrzeb i tylko osobom, wyznaczonym przez Naczelników Wydziałów. Pracownik magazynu powinien posiadać wykaz osób wyznaczonych do odbioru materiałów. Przyjmuje się, że wydanie materiałów następuje w każdy czwartek od godziny 14.00 do godziny 17.00, wyjątek stanowi papier ksero i tonery, które wydawane są w każdym dniu roboczym według potrzeb.

DOKUMENTOWANIE OBROTU MAGAZYNOWEGO
§ 6

1.Ewidencja materiałów w magazynie jest prowadzona w postaci ewidencji ilościowo - wartościowej, którą prowadzi magazynier wiodący lub magazynier w programie komputerowym REKORD “Gospodarka materiałowa” na n/w dokumentach:
a) dowód MP – przyjęcie materiałów, 
b) dowód MW – wydanie materiałów, 
c) raport zbiorczy stanów magazynowych,
d) raport zbiorczy obrotów miesięcznych.
2. Dowód MP stanowi dowód przyjęcia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy 
z zewnątrz przez magazyn. Magazynier wiodący lub magazynier sporządzają dowód 
w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz jest przekazywany do Wydziału Księgowości, drugi egzemplarz pozostaje w komórce prowadzącej magazyn. Dowód podpisuje magazynier wiodący lub magazynier, który przyjął materiały do magazynu oraz zatwierdza Kierownik Referatu Gospodarczego. 
3. Dowód MW służy do udokumentowania wydania materiałów z magazynu. Dowód sporządza magazynier wiodący lub magazynier w dniu wydania materiału w jednym egzemplarzu, który pozostaje w komórce organizacyjnej prowadzącej magazyn. Dowód podpisuje magazynier wiodący lub magazynier, który wydał materiały z magazynu oraz osoba, która pobrała materiały. Dowód zatwierdza: Kierownik Referatu Gospodarczego.
4. Raport zbiorczy stanów magazynowych oraz raport zbiorczy obrotów miesięcznych sporządza magazynier wiodący lub magazynier w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz przekazuje zgodnie z obowiązującą Instrukcją w sprawie obiegu, sprawdzania 
i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta Rybnika, do Wydziału Księgowości, a drugi egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej prowadzącej magazyn. Raport podpisuje magazynier wiodący lub magazynier oraz Kierownik Referatu Gospodarczego.
7.	Dane ewidencji ilościowo-wartościowej magazynier wiodący lub magazynier uzgadnia 
z wyznaczonym pracownikiem Wydziału Księgowości, w zakresie danych z ewidencji syntetycznej pod względem wartościowym wraz z przekazaniem raportów stanów magazynowych oraz obrotów.
8.	Wszystkie obowiązujące w gospodarce magazynowej dokumenty winny być sporządzone 
w sposób staranny i czytelny oraz posiadać podpisy osób upoważnionych. 

KONTROLA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ
§ 7

1. Kontrolę w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje Naczelnik Wydziału Administracyjnego. Zadaniem kontroli jest eliminacja wszelkich nieprawidłowości 
w ewidencji oraz braków w stanach magazynowych. W tym celu w czasie kontroli należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy:
a) dowody obrotu materiałowego są prawidłowe pod względem formalnym i rzeczowo-finansowym,
b) zapisy w ewidencji magazynowej dokonywane są rzetelnie i na bieżąco,
c) materiały są należycie przechowywane i zabezpieczone przed kradzieżą, 	zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą,
d) występują w magazynie materiały zbędne i czy stan zapasów magazynowych jest gospodarczo uzasadniony. 
2. Kontrolę zgodności stanów rzeczywistych zapasów materiałowych ze stanem ewidencyjnymi, należy przeprowadzić przez komisję powołaną w składzie: po jednym pracowniku z każdego Referatu Wydziału Administracyjnego, w obecności pracownika pełniącego obowiązki magazyniera wiodącego lub magazyniera, w terminach, nie rzadziej, niż co pół roku tj. do końca miesiąca czerwca i do końca roku kalendarzowego, a także 
w razie zmian na stanowisku magazyniera wiodącego, w przypadku włamania, pożaru, zalania, lub na wskutek innych uzasadnionych okoliczności.
3. W przypadku stwierdzenia braków i nadwyżek w magazynie, należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie przyczyn ich rzeczywistego powstania.
4. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który podpisują wszyscy uczestniczący w kontroli.
5. Kontrolę oceny przydatności materiałów należy przeprowadzić przez komisję powołaną przez Wydział Administracyjny w składzie: pracowników Referatu Gospodarczego pełniących obowiązek magazyniera wiodącego i magazyniera, oraz po jednym pracowniku z Wydziału, który dokonał zakupu materiałów na potrzeby własne lub innego  Wydziału, a materiały te przechowywane są w magazynie Urzędu Miasta Rybnika i zachodzi obawa, że utraciły właściwości użytkowe.
6. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który wskazuje materiały do wycofania, względnie potwierdzenie braku takich materiałów. Protokół jest podstawą do wprowadzenia zmian w ewidencji ilościowo-wartościowej. Dyspozycja wprowadzenia zmian w ewidencji wartościowej przeprowadzonej przez Wydział Księgowości Przekazywana jest na zasadach opisanych w § 9 pkt. 92 Instrukcji 
w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 8

1.	Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowaniem magazynu, regulowane są na bieżąco przez Naczelnika Wydziału Administracyjnego.
2.	Wykonanie postanowień Instrukcji powierza się wszystkim osobom biorącym udział 
w obrocie magazynowym, zgodnie z posiadanymi zakresami.