(2019-817)

ZARZĄDZENIE NR 220/2019
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z dnia 29 marca 2019 roku

w sprawie procedury sprawowania kontroli nad organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej, rodzinami zastępczymi, prowadzącymi rodzinne domy dziecka, placówkami opiekuńczo-wychowawczymi, podmiotem organizującym pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego

Działając na podstawie:
•	art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 506),
•	art. 28a ust. 1, 38b ust. 1, ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 998 z późn. zm.)

zarządzam, co następuje:

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1
1.	Ustalam procedurę sprawowania kontroli nad:
1)	organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej, 
2)	rodzinami zastępczymi, 
3)	prowadzącymi rodzinne domy dziecka, 
4)	placówkami opiekuńczo-wychowawczymi, 
5)	podmiotem organizującym pracę z rodziną,
6)	placówkami wsparcia dziennego.
2.	Procedura określa cel i rodzaje kontroli, obowiązki i uprawnienia kontrolującego oraz tryb postępowania kontrolnego i pokontrolnego.

§ 2
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1)	Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Rybnika,
2)	Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Rybnika,
3)	Kontrolowanym - należy przez to rozumieć odpowiednio:
a)	organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, 
b)	podmiot organizujący pracę z rodziną,
c)	stanowiącego/ych rodzinę zastępczą, 
d)	prowadzącego/ych rodzinny dom dziecka, 
e)	kierującego placówką opiekuńczo-wychowawczą,
f)	prowadzącego placówkę wsparcia dziennego,
4)	Kontrolującym - należy przez to rozumieć osobę lub osoby wskazane w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli,
5)	ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.

Rozdział II
Planowanie roczne i sprawozdawczość

§ 3
1.	Opracowuje się roczny plan kontroli, który zatwierdza Prezydent.
2.	Plan kontroli określa termin kontroli, Kontrolowanego, liczbę planowanych kontroli oraz zakres przedmiotu kontroli.
3.	Plan kontroli może zostać zmieniony w trakcie roku kalendarzowego, którego dotyczy.
4.	Plan kontroli zatwierdza się do 31 grudnia roku poprzedzającego rok przeprowadzenia kontroli. Plan na rok 2019 zostanie zatwierdzony w terminie do 14 dni od dnia podpisania zarządzenia.

§ 4
1.	Sporządza się roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli.
2.	Sprawozdanie zawiera w szczególności zwięzłą informację o:
1)	liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym ze wskazaniem: rodzaju kontroli (kontrola planowa, doraźna), przedmiotu kontroli, Kontrolowanych,
2)	wynikach kontroli, 
3)	najważniejszych stwierdzonych nieprawidłowościach, 
4)	wykonaniu zaleceń/wskazań.
3.	Sprawozdanie sporządza się do 15 lutego za rok poprzedzający.

Rozdział III
Cel i rodzaje kontroli oraz obowiązki i uprawnienia kontrolującego

§ 5
1.	Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego, monitorowanie oraz sprawdzenie realizacji zadań, jakie na kontrolowanych nakłada ustawa.
2.	Kontrole przeprowadza się jako:
1)	kontrole planowe - obejmujące wybrane zagadnienia lub grupę pokrewnych zagadnień, zgodnie z planem kontroli przyjętym na dany rok,
2)	kontrole doraźne - mające charakter interwencyjny, które przeprowadza się poza planem kontroli, w celu weryfikacji informacji wskazujących na ewentualne nieprawidłowości lub zaniedbania.

§ 6
Obowiązkiem Kontrolującego jest:
1)	obiektywne i rzetelne zbadanie stanu faktycznego, 
2)	sporządzenie dokumentacji z przebiegu kontroli, w tym protokołów i sprawozdań 
z kontroli, 
3)	wykonywanie wszystkich czynności w sposób efektywny (w szczególności w zakresie wykorzystania czasu pracy, organizacji czynności kontrolnych),
4)	monitorowanie wykonania zaleceń/wskazań w tym analiza odpowiedzi Kontrolowanego na zalecenia/wskazania, 
5)	prowadzenie dokumentacji związanej z monitorowaniem.

§ 7
Przy przeprowadzaniu kontroli Kontrolowany może korzystać z pomocy osób posiadających specjalistyczną wiedzę z zakresu przedmiotu kontroli.

§ 8
1.	Kontrolujący, w związku z przeprowadzanym postępowaniem kontrolnym nad podmiotem organizującym pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego ma prawo do:
1)	żądania informacji, dokumentów i danych niezbędnych do sprawowania kontroli,
2)	wstępu w ciągu doby do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki,
3)	przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątku kontrolowanej jednostki oraz przebiegu określonych czynności objętych obowiązującym standardem,
4)	żądania od pracowników kontrolowanej jednostki udzielenia informacji w formie ustnej lub pisemnej w zakresie przeprowadzanej kontroli,
5)	obserwacji dzieci przebywających w placówkach wsparcia dziennego,
6)	przeprowadzania indywidualnych rozmów z dziećmi przebywającymi w placówkach wsparcia dziennego, w tym zasięgania opinii dzieci, z uwzględnieniem ich wieku, możliwości intelektualnych oraz stopnia dojrzałości poznawczej.
2.	Kontrolujący, w związku z przeprowadzanym postępowaniem kontrolnym nad organizatorami rodzinnej pieczy zastępczej, rodzinami zastępczymi, prowadzącymi rodzinne domy dziecka oraz placówkami opiekuńczo-wychowawczymi, ma prawo do:
1)	żądania informacji, dokumentów i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,
2)	wstępu w ciągu doby (w tym również w porze nocnej, w sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia dziecka/dzieci) do pomieszczeń wykorzystywanych przez kontrolowanego,
3)	przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątku wykorzystywanych przez Kontrolowanego oraz przebiegu określonych czynności objętych obowiązującym standardem,
4)	żądania od Kontrolowanego lub jego pracowników udzielania informacji, w formie ustnej lub pisemnej, w zakresie przeprowadzanej kontroli,
5)	obserwacji dzieci, przeprowadzania indywidualnych rozmów z dziećmi przebywającymi pod opieką Kontrolowanego w tym zasięgania opinii dzieci 
z uwzględnianiem ich możliwości intelektualnych oraz stopnia dojrzałości poznawczej,
6)	wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materiałów oraz ich zabezpieczenia,
7)	przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji kontroli,
8)	sporządzenia niezbędnych do przeprowadzenia kontroli odpisów, kopii lub wyciągów z dokumentów oraz utrwalania czynności kontrolnych za pomocą  odpowiednich środków technicznych.

§ 9
Kontrolujący jest zobowiązany zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonaniem obowiązków służbowych. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również po ustaniu zatrudnienia.

Rozdział IV
Tryb postępowania kontrolnego

§ 10
1.	Postępowanie kontrolne prowadzone jest zgodnie z planem kontroli, zatwierdzonym przez Prezydenta, z zastrzeżeniem § 5 ust. 2 pkt. 2.
2.	Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia.
3.	Przed rozpoczęciem kontroli Kontrolujący przedstawia Kontrolowanemu upoważnienie oraz legitymację służbową.
4.	Upoważnienie przekazywane jest Kontrolowanemu.

§ 11
Postępowanie kontrolne przeprowadzane jest według następujących zasad:
1)	kontrola rodzin zastępczych przeprowadzana jest w miejscu jej zamieszkania, rodzinnych domów dziecka w miejscu ich prowadzenia, pozostałych podmiotów wskazanych w § 1 ust. 1 w miejscu ich działania lub w miejscu wykonywania przez nie zadań,
2)	podczas kontroli wskazane jest aby obecne były dzieci, w celu przeprowadzenia 
z nimi rozmów, zasięgnięcia ich opinii, uwzględniając ich stan dojrzałości emocjonalnej i poznawczej - dotyczy Kontrolowanego sprawującego pieczę nad dzieckiem/dziećmi,
3)	przed przystąpieniem do kontroli rodzin zastępczych oraz rodzinnych domów dziecka, Kontrolujący zapoznaje się z dokumentacją dotyczącą Kontrolowanego, będącą 
w posiadaniu organizatora rodzinnej pieczy zastępczej oraz podmiotu organizującego pracę z rodziną,
4)	w terminie co najmniej 7 dni przed planowaną kontrolą, Kontrolowany jest informowany o planowanych czynnościach kontrolnych,
5)	w przypadku kontroli doraźnych obowiązek wskazany w pkt. 4 nie ma zastosowania.

Rozdział V
Tryb postępowania pokontrolnego

§ 12
1.	Kontrolujący, w terminie do 21 dni od zakończenia kontroli, sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli, i przedstawia go Kontrolowanemu. Wzory protokołów stanowią załączniki nr 1 – 3 do zarządzenia.
2.	Do protokołu dołącza się dokumentację zgromadzoną w trakcie kontroli. Kserokopie dołączanych dokumentów wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem. 
3.	Protokół może być uzupełniony o ustne wyjaśnienia złożone przez Kontrolowanego, co zostaje odnotowane w notatce z przyjęcia oświadczenia ustnego.
4.	Protokół sporządzony jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Kontrolującego oraz Kontrolowanego.
5.	Kontrolowany, po zapoznaniu się z treścią protokołu, w terminie do 7 dni od dnia jego otrzymania, podpisuje protokół i parafuje wszystkie jego strony, następnie zwraca jeden egzemplarz Kontrolującemu.
6.	Podpisanie protokołu jest jednoznaczne z jego przyjęciem.
7.	Kontrolowany w terminie do 7 dni od dnia otrzymania protokołu, może zgłosić 
do Prezydenta Miasta pisemne zastrzeżenia wraz z ich uzasadnieniem, dotyczące całości lub części protokołu. 
8.	Jeśli wniesione zastrzeżenia zostaną uznane za zasadne, Kontrolujący zmienia, modyfikuje lub uzupełnia protokół lub jego część. W miarę potrzeb mogą być przeprowadzone dodatkowe czynności kontrolne.
9.	W sytuacji gdy zastrzeżenia nie są uwzględnione przez Kontrolującego, Prezydent Miasta przekazuje zgłaszającemu zastrzeżenia pisemne stanowisko w tej sprawie.
10.	W sytuacji gdy Kontrolowany odmawia podpisania protokołu, Kontrolujący odnotowuje to w protokole. Kontrolowany dostarcza Prezydentowi Miasta, w terminie do 7 dni od dnia odmowy podpisania protokołu, pisemne uzasadnienie odmowy podpisania protokołu. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do podpisania go przez Kontrolującego oraz realizacji ustaleń pokontrolnych.
11.	W przypadku stwierdzenia w toku kontroli istotnych uchybień, nieprawidłowości, Prezydent wydaje Kontrolowanemu zalecenia, mające na celu ich usunięcie. Kontrolowany, w terminie określonym w zaleceniach, jest zobowiązany do pisemnego powiadomienia Prezydenta o wykonaniu bądź etapie realizacji zaleceń.
12.	Kserokopia protokołu z kontroli rodzin zastępczych oraz prowadzących rodzinne domy dziecka przekazywana jest Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Dyrektorowi Ośrodka Rodzinnej Pieczy Zastępczej.
13.	W przypadku stwierdzenia podczas kontroli sytuacji stanowiących zagrożenie dla zdrowia lub życia dziecka/dzieci, Kontrolujący niezwłocznie sporządza notatkę, w której powiadamia odpowiednie instytucje, w celu podjęcia przez nie niezbędnych działań zabezpieczających dobro dziecka/dzieci. O sytuacji informowany jest Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej oraz Dyrektor Ośrodka Rodzinnej Pieczy Zastępczej.

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

§ 13
Do spraw nieuregulowanych zarządzeniem, zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, 
w szczególności ustawa o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz rozporządzenia wydane na jej podstawie.

§ 14
Realizację zarządzenia powierzam Zastępcy Prezydenta Miasta nadzorującemu Wydział Polityki Społecznej.

§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.