Rybnik, 5 czerwca 2019r.

URZĄD MIASTA RYBNIKA 
WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNY 
44-200 RYBNIK, ul. BOLESŁAWA CHROBREGO 2 
tel. 32 43 92 222, faks 32 42 24 124 
administracyjny@um.rybnik.pl

Ad.271.24.2019
2019-62169
Załącznik Nr 1

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPZ)

I  Nazwa zadania: 
Świadczenie na rzecz Urzędu Miasta Rybnika usług pocztowych w obrocie krajowym 
i zagranicznym
Zadanie 1 – Świadczenie na rzecz Urzędu Miasta Rybnika usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek listowych i paczek pocztowych oraz ewentualnych ich zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. 2018 poz. 2188 j.t. ze zmianami) wraz z usługą codziennego odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.
Zadanie 2 – Świadczenie na rzecz Urzędu Miasta Rybnika usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich oraz ewentualnych ich zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. 2018 poz.2188 j.t. ze zmianami).

II  Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia:
Szczegółowe wymagania Zamawiającego odnośnie przedmiotu zamówienia:
1.	Przez Wykonawcę tj. Operatora Pocztowego rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 
2.	Usługi pocztowe, będące przedmiotem zamówienia świadczone będą na rzecz Urzędu Miasta Rybnika, mieszczącego się przy ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik.
3.	Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek świadczona była do każdego miejsca w Polsce oraz poza granicami Polski.
4.	Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia obejmują przesyłki pocztowe:
A.	listowe nierejestrowane (zwykłe),
B.	listowe nierejestrowane najszybszej kategorii (priorytetowe zwykłe),
C.	listowe rejestrowane (polecone), nadane i doręczane za pokwitowaniem, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
D.	listowe rejestrowane z potwierdzeniem odbioru (polecone zpo), nadane 
i doręczane za pokwitowaniem oraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez adresata, które zwracane jest do nadawcy,
E.	listowe rejestrowane najszybszej kategorii (polecone priorytetowe), nadane 
i doręczane za pokwitowaniem, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
F.	listowe rejestrowane najszybszej kategorii z potwierdzeniem odbioru (polecone priorytetowe zpo), nadane i doręczane za pokwitowaniem oraz ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez adresata, które zwracane jest do nadawcy, 
G.	paczki pocztowe – przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami listowymi nadane 
i doręczane za pokwitowaniem lub dodatkowo ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru zwracanym do nadawcy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii i będące przesyłkami najszybszej kategorii, 
H.	przesyłki kurierskie stanowiące przesyłki listowe rejestrowane lub paczki pocztowe, przyjmowane, sortowane, przemieszczane i doręczane w sposób łącznie zapewniający: 
- bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, 
- śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, 
- doręczenie przesyłki pocztowej w gwarantowanym terminie określonym 
w regulaminie świadczenia usług pocztowych, 
- doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, 
- uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej.
5.	Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują: 
a) przesyłki listowe o wadze do 500 g i o rozmiarze (format S):
- minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
- maximum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 
230 mm, szerokości 160 mm,
b) przesyłki listowe o wadze do 1000 g i o rozmiarze (format M):
- minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
- maximum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 
325 mm, szerokości 230 mm,
c) przesyłki listowe o wadze do 2000 g i o rozmiarze (format L):
- minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,
- maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm,
c) paczki pocztowe o wadze do 10 kg i o rozmiarze (gabaryt A):
- minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
- maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokość 
500 mm, wysokość 300 mm,
d) paczki pocztowe o wadze do 10 kg i o rozmiarze (gabaryt B):
- minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm,
- maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm,
e) przesyłki kurierskie w obrocie krajowym o wadze do 50 kg i przesyłki kurierskie w obrocie zagranicznym o wadze do 20 kg.
Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
6.	Zamawiający ma prawo, po uprzednim poinformowaniu Wykonawcy telefonicznie lub na podany przez Wykonawcę adres email, zlecić usługę innemu operatorowi,
a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek pocztowych w wyznaczonym dniu i czasie. Zamawiający może ponadto naliczyć karę umowną z tego tytułu. 
7.	Usługa doręczenia przesyłek winna być wykonana w jak najkrótszym czasie, zgodnie ze wskazaniami określonymi w ustawie Prawo pocztowe i wydanymi na ich podstawie aktami wykonawczymi. 
8.	Przedmiot zamówienia obejmuje zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek pocztowych niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia z podaniem przyczyny zwrotu.
9.	Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie lub inne roszczenia na zasadach i wysokości określonych w ustawie Prawo pocztowe.
W przypadku nieterminowego odbioru przesyłek Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kary umownej.
10.	Zamawiający może zgłosić reklamację z tytułu niewykonania usługi lub nienależytego wykonania usługi. Termin udzielenia odpowiedzi przez Wykonawcę nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych i 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo Pocztowe (Dz.U. 2018 poz.2188 j.t. ze zmianami) i stosowne w tym zakresie unormowania zawarte w aktach wykonawczych wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowe, a także regulaminy świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. 
W sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 2018 r. poz. 1025 j.t. ze zmianami).
11.	W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi.
12.	Wykonawca zapewnia wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i będących przesyłkami najszybszej kategorii oraz druki potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym. Dla przesyłek rejestrowanych Zamawiający będzie nanosił numery w oparciu o materiały dostarczone przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość korzystania z własnych wzorów druków potwierdzenia odbioru sporządzonych zgodnie ze standardami pocztowymi. W przypadku przesyłek nadawanych na specjalnych zasadach Zamawiający będzie używał druków zwrotnego potwierdzenia odbioru odpowiednich do wykorzystywania w postępowaniach administracyjnych zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego 
i w postępowaniach podatkowych zgodnie z Ordynacją podatkową o następujących parametrach:
- gramatura papieru: papier offsetowy BD 140 – 200 g/m2 ,
- wymiary druku: minimum 90 x 140 mm (część środkowa, bez listew bocznych); optymalne wymiary: - część środkowa, bez listew bocznych: 100 x 140 mm, - całość druku, tj. część środkowa + listwy boczne: 100 x 160 mm, (wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją 2 mm) ,
- listwy po obu stronach, perforacja pionowa pozwalająca na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia, 
- co najmniej 5 mm pasek kleju gwarantujący przyczepność do różnego rodzaju podłoża w zróżnicowanym zakresie temperatur zabezpieczony osłoną. 
- nadruk na stronie przedniej (awers) w minimalnej odległości: 40 mm od górnego brzegu przesyłki, 5 mm od prawego brzegu, 15 mm od dolnego brzegu. 
13.	Zamawiający zobowiązany jest do przygotowania przesyłek w sposób umożliwiający Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do zgodnego z adresem miejsca przeznaczenia. Zamawiający nie dopuszcza przepakowywania nadawanych przesyłek ani zmian w zakresie nadawcy przesyłek. Jeśli przesyłki listowe, paczki lub przesyłki kurierskie wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania, Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu.
14.	Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (np. polecona, priorytetowa, ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, pobranie) na stronie adresowej przesyłki.
15.	W formularzach ofertowych, stanowiących załącznik nr 2 i nr 3 do Ogłoszenia, Zamawiający podał szacunkową ilość przesyłek danego rodzaju jaką zakłada nadać
w okresie realizacji zamówienia. Dane te Zamawiający ustalił w oparciu o analizę dotychczas wysyłanej korespondencji. Zamawiający informuje, że nie zobowiązuje się do realizowania ilości przesyłek podanych w formularzach cenowych. Rodzaje
i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Z uwagi na zatrudnianie przez Urząd Miasta Rybnika gońców doręczających przesyłki na całym terenie Rybnika, podane ilości obejmują przesyłki nadawane przez Urząd Miasta Rybnika poza teren Miasta.
16.	W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy, stanowiącego załącznik do umowy. 
17.	Do oferty Wykonawca dołączy stosowany przez siebie i aktualny na dzień składania oferty:
a.	szczegółowy cennik usług,
b.	regulamin świadczenia usług.
18.	Wymienione załączniki stanowić będą załącznik do umowy z wybranym Wykonawcą. 
W obszarach nieuregulowanych w OPZ i w umowie Zamawiający będzie stosował się do regulaminu świadczenia usług pocztowych Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o każdej zmianie załączników do oferty. Przekazanie zmienionych załączników w formie pisemnej posiada moc wiążącą od daty ich doręczenia i nie powoduje konieczności sporządzania aneksu do umowy.
19.	Wszystkie wartości podane przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wysokości opłat określonych 
w formularzu cenowym i załączonym cenniku usług pocztowych bez konieczności sporządzania aneksu do umowy jedynie w sytuacji: 
a.	zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe, co będzie stanowić podstawę do zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy,
b.	zmiany związanej z wymogami wynikającymi z uregulowań prawnych 
w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe 
w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, a także okoliczności powodujących, iż zmiana ww. cen leży w interesie publicznym,
c.	obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy.
20.	Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym.
21.	Zamawiający dopuszcza możliwość przesyłania faktur VAT zawierających specyfikację wykonanych w danym okresie usług drogą elektroniczną. 
22.	Płatności za usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia uiszczane będą 
w formie opłaty „z dołu” w miesięcznym okresie rozliczeniowym na podstawie wystawionych faktur VAT zawierających specyfikację wykonanych w danym okresie usług w stosunku do danego rodzaju przesyłek.
23.	Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym lub w przypadku przesyłek nieujętych w formularzu cenowym – w cenniku usług Wykonawcy, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy.
24.	W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane – ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Operatora.
25.	Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności z uwzględnieniem następujących przepisów:
a.	ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. 2018 poz. 2188 j.t. ze zmianami) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze, 
b.	międzynarodowe przepisy pocztowe w zakresie świadczenia usług pocztowych 
w obrocie zagranicznym, o ile stanowią inaczej niż to zostało uregulowane przepisami Ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe,
c.	Kodeks postępowania administracyjnego określony w ustawie z dnia 14 czerwca 
1960 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 j.t. ze zmianami) - regulujący tryb doręczania pism nadawanych w postępowaniu administracyjnym,
d.	Ordynacja podatkowa określona w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. 
z 2019 r. poz. 900 ze zmianami) - regulująca tryb doręczania pism nadawanych 
w trybie ordynacji podatkowej,
e.	inne akty prawne związane z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydane na podstawie ustawy Prawo pocztowe.

III  Opis przedmiotu zamówienia dla zadania 1:
Zadanie 1 – Świadczenie na rzecz Urzędu Miasta Rybnika usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu 
i doręczaniu przesyłek listowych i paczek pocztowych oraz ewentualnych ich zwrotów oraz usługi codziennego odbioru przesyłek.
1.	Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą (z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych), na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej.
2.	Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej:
a.	przesyłki rejestrowane (w tym paczki pocztowe) nadawane będą na podstawie wykazu przesyłek poleconych według wzoru druku Zamawiającego, uzgodnionego
z Wykonawcą,
b.	przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek według wzoru druku Zamawiającego, uzgodnionego z Wykonawcą. 
3.	Wykazy sporządzone będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy
i Zamawiającego. Nadanie przesyłek będzie każdorazowo potwierdzane przez Wykonawcę z określeniem daty nadania. Potwierdzenie dokonywane będzie po każdorazowym nadaniu w prowadzonych dla nadanych przesyłek wykazach przesyłek rejestrowanych i przesyłek nierejestrowanych i następować będzie w dniu ich przekazania Wykonawcy. 
4.	Usługa codziennego odbioru poczty polega na odbiorze przez przedstawiciela Wykonawcy z miejsca wskazanego przez Zamawiającego uporządkowanych przesyłek oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj, a następnie nadaniu tych przesyłek na ogólnych zasadach w placówce nadawczej. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę. Usługa obejmuje wszystkie rodzaje przesyłek, zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym. 
5.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego w każdej chwili w trakcie trwania umowy po uprzednim pisemnym poinformowaniu Wykonawcy o tym zamiarze z co najmniej 3-dniowym wyprzedzeniem.
6.	Przesyłki przeznaczone do wysyłki odbierane będą z Urzędu Miasta Rybnika mieszczącego się przy ul. Bolesława Chrobrego 2 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia w następujących godzinach:
- od poniedziałku do czwartku pomiędzy godziną 14.30 a godziną 15.00,
- w piątek pomiędzy godziną 12.30 a godziną 13.00.
7.	Przesyłki muszą być nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.
8.	W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki (w dniu ich odbioru) wyjaśnia je z Zamawiającym. Nadanie przesyłki przez Wykonawcę nastąpi po usunięciu przez Zamawiającego zastrzeżeń.
9.	Wykonawca powinien posiadać placówkę nadawczą na terenie miasta Rybnika oraz odpowiednią liczbę placówek zdawczo – odbiorczych na terenie kraju, w celu umożliwienia odbioru awizowanej przesyłki. Placówki pocztowe, a co najmniej punkty awizowe odbioru niedoręczonych przesyłek (awizowanych) winny znajdować się na terenie gminy, do której będą doręczane przesyłki. Placówki pocztowe powinny być czynne we wszystkie dni robocze, co najmniej 5 dni w tygodniu. Jeżeli w tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa.
10.	Zamawiający wymaga, aby w celu zabezpieczenia tajemnicy korespondencji odbiór awizowanych przesyłek odbywał się w punktach odpowiednio oznaczonych, posiadających fizycznie wyodrębnione stanowiska służące wyłącznie do obsługi usług pocztowych – stanowiska te nie mogą służyć prowadzeniu równolegle innej działalności gospodarczej.
11.	Wykonawca zobowiązany jest umożliwić nadanie przesyłek pocztowych dostarczonych samodzielnie przez Zamawiającego w placówce nadawczej na terenie miasta Rybnika w godzinach otwarcia placówki, nie krócej niż do godziny 18.00. Samodzielne nadanie przez Zamawiającego przesyłki pocztowej we wskazanej placówce nadawczej powinno być potwierdzone w rejestrach nadawczych w formie stempla (określającego datę i godzinę nadania) oraz podpisu pracownika. 
12.	Zamawiający ze względu na charakter wysyłanej przez siebie korespondencji może wymagać od Wykonawcy, aby potwierdzenie nadania wskazanych przesyłek rejestrowanych miało moc dokumentu urzędowego w myśl art. 17 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23.11.2012 r. oraz aby data nadania przesyłek była równoznaczna 
z zachowaniem terminów załatwiania spraw przewidzianych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności: 
- ustawy z dnia 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 
z 2018 r. poz. 2096 j.t. ze zmianami), 
- ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 j.t. ze zmianami), 
- ustawy z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U z 2018 r. poz. 1360 j.t. ze zmianami). 
Świadczenie usług pocztowych w stosunku do tych przesyłek musi być zgodne
z interpretacją przepisów prawa uznających, że termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego lub że złożenie pisma w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne 
z wniesieniem go do sądu. 
13.	Zamawiający wymaga, aby przesyłki, dla których dzień nadania przesyłki ma być ostatnim dniem na zachowanie terminu, zostały nadane u operatora wyznaczonego w dniu przekazania operatorowi pocztowemu, z którym zostanie podpisana umowa w sprawie niniejszego zamówienia. Nadawcą przesyłek musi być każdorazowo Zamawiający. 
14.	Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowanie odbioru przesyłki, potwierdzone przez jej adresata, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, zgodnie z terminami określonymi w Rozporządzeniu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług pocztowych przez operatora wyznaczonego. Doręczone potwierdzenie odbioru winno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy oraz datę i podpis osoby doręczającej. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki zgodnie z art. 39-47 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 j.t. ze zmianami) oraz art. 144-153 Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2019 r., poz. 900 j.t. ze zmianami).
15.	Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej w obrocie krajowym uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. W przypadku przesyłki rejestrowanej w obrocie zagranicznym zastosowanie mają terminy określone w odpowiednich przepisach międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych.
16.	Orientacyjne ilości i rodzaj przesyłek/usług, ustalone w oparciu o analizę dotychczas wysyłanej korespondencji, zawarte są w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek/usług, a Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Podane w formularzu oferty ilości przesyłek służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia.

IV Opis przedmiotu zamówienia dla zadania 2:
Zadanie 2 – Świadczenie na rzecz Urzędu Miasta Rybnika usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym polegających na przyjmowaniu, przemieszczaniu 
i doręczaniu przesyłek kurierskich oraz ewentualnych ich zwrotów.
1.	Odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego przez kuriera będzie realizowany w dni robocze w następujących godzinach:
- od poniedziałku do środy od godziny 8.00 do godziny 15.30
- w czwartki od godziny 8.00 do godziny 18.00
- w piątki od godziny 8.00 do 13.00.
2.	Zamawiający nie przewiduje oczekiwania kuriera na odbiór przesyłki od Zamawiającego. 
3.	Do obowiązków Wykonawcy należy załadunek odebranych od Zamawiającego przesyłek. 
4.	Zlecenie wykonania usługi kurierskiej zgłaszane będzie przez Zamawiającego telefonicznie pod numerem linii firmowej, wskazanej przez Wykonawcę, pocztą elektroniczną lub za pomocą formularza na stronie internetowej Wykonawcy. 
5.	Zamawiający wymaga dostarczenia mu kopii listu przewozowego potwierdzającego nadanie przesyłki albo innego dokumentu poświadczającego nadanie każdej nadanej przez Zamawiającego przesyłki. Dowodem nadania przesyłki kurierskiej jest odcinek nalepki adresowej przeznaczony dla nadawcy, w którym zostanie wskazana data nadania potwierdzona przez pracownika Wykonawcy czytelnym podpisem.
6.	Terminy doręczania przesyłek doręczanych w ramach usług kurierskich: 
- w przypadku przesyłek krajowych - następnego dnia roboczego po dniu nadania 
w godzinach urzędowania podmiotów innych niż osoby fizyczne, do godziny 18.00 do osób fizycznych; Zamawiający zastrzega prawo żądania doręczenia przesyłki do godziny 9.00 lub do godziny 12.00 następnego dnia roboczego po dniu nadania;
- w przypadku przesyłek zagranicznych do krajów europejskich w terminie 2 dni roboczych od dnia nadania przesyłki z kraju; Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia terminu spowodowaną odprawą celną lub obowiązującymi w kraju docelowym przepisami 
w zakresie terminów doręczeń.
7.	W przypadku braku możliwości doręczenia przesyłki w obrocie krajowym przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (awizo) o próbie doręczenia przesyłki wraz 
z numerem telefonu, pod którym odbiorca może ustalić powtórne doręczenie przesyłki. Wykonawca ma obowiązek dokonać minimum dwóch prób doręczenia zanim dokona zwrotu przesyłki do Zamawiającego. W przypadku nie zgłoszenia się adresata lub innej osoby uprawnionej po odbiór przesyłki placówka zdawczo-odbiorcza, w której przesyłka jest przechowywana przekazuje ją Zamawiającemu najpóźniej w 7 dniu roboczym licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia awiza.
8.	Przesyłki kurierskie w obrocie krajowym winny być ubezpieczone od uszkodzenia lub utraty na sumę ubezpieczenia minimum 100 zł (słownie: sto 00/100 złotych). Koszt tego ubezpieczenia należy wliczyć w cenę oferty. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do ubezpieczenia przesyłki na wyższą sumę ubezpieczenia. Koszt ubezpieczenia przesyłki na sumę wyższą obciąży Zamawiającego.
9.	Orientacyjne ilości i rodzaj przesyłek/usług, ustalone w oparciu o analizę dotychczas wysyłanej korespondencji, zawarte są w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 3. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek/usług, a Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych 
i ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Podane w formularzu oferty ilości przesyłek służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia.