Dokument : 2019-25765

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA DIALOGU TECHNICZNEGO
poprzedzającego realizację zadania o nazwie„ Dostawa i wdrożenie RSIP”.

§1 Definicje
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 
1.	Dialogu – rozumie się przez to dialog techniczny unormowany przepisami art. 31a – 31c ustawy PZP; 
2.	Ogłoszeniu – rozumie się przez to ogłoszenie o Dialogu; 
3.	Postępowaniu – rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę i wdrożenie RSIP wraz z infrastrukturą techniczną i szkoleniami;
4.	PZP – rozumie się przez to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.); 
5.	Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin przeprowadzania Dialogu; 
6.	Uczestniku – rozumie się przez to podmiot biorący udział w Dialogu technicznym prowadzonym przez Zamawiającego; 
7.	 Zamawiającym – rozumie się przez to Miasto Rybnik przy ul. Bolesława Chrobrego 2 
w Rybniku 

     §2 Postanowienia ogólne 
1.	Regulamin określa zasady prowadzenia przez Zamawiającego Dialogu, poprzedzającego Postępowanie. 
2.	Wybór Wykonawcy Zamówienia zostanie dokonany w trakcie odrębnego Postępowania prowadzonego na podstawie przepisów PZP. 
3.	Dialog prowadzony jest na podstawie i zgodnie z art. 31a - 31c PZP. 
4.	Dialog prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania Uczestników i oferowanych przez nich rozwiązań. 
5.	Wszelkie czynności, o których mowa w niniejszym Regulaminie, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje osoba lub osoby wyznaczone w tym celu przez Zamawiającego.
6.	Zamawiający przewiduje, że niniejszy Dialog poprzedza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub wyższej od progów UE, dlatego udział w tym Dialogu jest traktowany jako zaangażowanie w przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz o wynikającej z tego konieczności uwzględnienia ww. faktu przy wypełnianiu formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia. Zamawiający podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji. 
7.	W związku z pkt. 6 informacja o zastosowaniu Dialogu będzie publikowana w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył ten Dialog.

§3 Przedmiot Dialogu 
1.	Przedmiotem Dialogu będą w szczególności: 
1.1.	zagadnienia techniczne, technologiczne, prawne, wykonawcze, organizacyjne, handlowe, ekonomiczne oraz logistyczne, związane z realizacją zamówienia zgodnie z potrzebami Zamawiającego; 
1.2.	oszacowanie wartości zamówienia; 
1.3.	zebranie informacji służących do opracowania dokumentacji zamówienia.
2.	W toku Dialogu Zamawiający jest uprawiony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Dialogu do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego postępowania o udzielenie zamówienia.

§4 Ogłoszenie
1.	Zamawiający zamieszcza Ogłoszenie o Dialogu oraz o jego przedmiocie na swojej stronie internetowej. 
2.	W Ogłoszeniu Zamawiający wskazuje w szczególności: 
2.1.	przedmiot zamówienia i cel prowadzenia Dialogu; 
2.2.	zakres informacji, które chce uzyskać Zamawiający; 
2.3.	tryb, termin i miejsce złożenia zgłoszenia do udziału w Dialogu oraz sposób porozumiewania się z Uczestnikami; 
2.4.	przewidywany czas trwania Dialogu. 
3.	Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Ogłoszenia na swojej stronie internetowej, poinformować w formie pisemnej lub elektronicznej wybrane przez siebie podmioty o zamiarze przeprowadzenia Dialogu.
4.	Nieprzystąpienie do Dialogu nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych Wykonawców w Postępowaniu. 
5.	Ogłoszenie i prowadzenie Dialogu nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania ani do udzielenia Zamówienia. 

§5 Organizacja Dialogu
1.	Zamawiający zaprosi do Dialogu wszystkich Uczestników, którzy złożą prawidłowo sporządzone, w języku polskim, wnioski o dopuszczenie  do Dialogu, w terminie, który nie będzie krótszy niż 5 dni roboczych licząc od terminu składania w/w wniosków podanym w Ogłoszeniu o dialogu. 
2.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia Dialogu z ograniczoną przez siebie ilością Uczestników.  
3.	Zamawiający w Ogłoszeniu określi wzór wniosku o dopuszczenie do Dialogu technicznego. 
4.	Uczestnicy zaproszeni do udziału w Dialogu zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego, w sposób określony w treści niniejszego Regulaminu.
5.	Zamawiający nie jest zobowiązany do prowadzenia Dialogu w określonej formie 
z wszystkimi Uczestnikami oraz może decydować o różnych formach Dialogu z różnymi Uczestnikami, w zależności od merytorycznej treści stanowisk przedstawionych przez Uczestników w związku z Dialogiem, z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. 
6.	Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres do korespondencji, faks lub adres poczty elektronicznej. Potwierdzeniem doręczenia korespondencji wysłanej w drodze: 
6.1.	pisemnej (za pośrednictwem operatora pocztowego) - jest potwierdzenie doręczenia korespondencji adresatowi; 
6.2.	faksu – jest raport z jego transmisji; 
6.3.	elektronicznej – jest data wskazana w elektronicznym potwierdzeniu odbioru korespondencji, a przy braku takiego potwierdzenia - przyjmuje się, że skutek doręczenia nastąpił z upływem 3 dni od daty umieszczenia korespondencji 
w systemie teleinformatycznym Uczestnika. 

§6 Czynności w ramach Dialogu
1.	W celu przeprowadzenia Dialogu Zamawiający powołuje Zespół.
2.	Dialog jest prowadzony w języku polskim i ma charakter jawny, z zastrzeżeniem ust. 10. 
3.	Dialog może być prowadzony w dowolnej wybranej przez Zamawiającego formie, nienaruszającej zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników. O formie Dialogu decyduje Zamawiający w Ogłoszeniu lub w zaproszeniu do Dialogu kierowanym do Uczestników. 
4.	Dialog może przybrać w szczególności formę: 
4.1.	wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej; 
4.2.	spotkania indywidualnego z Uczestnikami; 
4.3.	spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego trybie i terminach. 
5.	Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Dialogu z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, iż przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Dialogu. 
6.	W trakcie Dialogu Zamawiający może korzystać z pomocy biegłych i doradców, dysponujących wiedzą specjalistyczną, niezbędną do przygotowania dokumentacji: opisu przedmiotu zamówienia, przedmiotu umowy, specyfikacji technicznej. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności na zasadach określonych w ust. 10. 
7.	Zamawiający może zdecydować o przedłużeniu czasu prowadzenia Dialogu ponad czas przewidziany w Ogłoszeniu. 
8.	Koszty związane z uczestnictwem w Dialogu ponoszą Uczestnicy. Koszty uczestnictwa w Dialogu nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego, nawet wówczas, gdy pomimo przeprowadzonego Dialogu nie zostanie wszczęte Postępowanie ani udzielone jakiekolwiek Zamówienie. Uczestnicy nie otrzymują wynagrodzenia od Zamawiającego 
z tytułu uczestnictwa w Dialogu.
9.	Poprzez udział w dialogu technicznym podmioty w nim uczestniczące udzielają bezwarunkowej zgody na wykorzystanie przekazanych informacji na potrzeby przygotowania dokumentacji przetargowej, w szczególności na potrzeby opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i warunków umowy. W przypadku przekazania Zamawiającemu w toku dialogu technicznego utworów stanowiących przedmiot praw autorskich, Uczestnik przekazujący dany utwór udziela bezwarunkowej zgody Zamawiającemu, na wykorzystanie utworu w całości lub części na potrzeby przygotowania dokumentacji przetargowej, zezwolenia na rozporządzanie i korzystanie z opracowań, jak również zapewnia, że wykorzystanie utworu przez Zamawiającego nie będzie naruszało praw osób trzecich. 
10.	Zamawiający nie ujawni w toku Dialogu ani po jego zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r.
o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tj. Dz. U. 2018, poz. 419), jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa nie mogą być udostępniane innym podmiotom. 

§7 Zakończenie Dialogu
1.	Dialog będzie trwał do czasu, aż Zamawiający uzna, że osiągnięty został jego cel lub uzna, że dalsze prowadzenie Dialogu jest niecelowe. Zamawiający nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji.
2.	Zamawiający decyduje o zakończeniu Dialogu, przy czym nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji
3.	O zakończeniu Dialogu Zamawiający niezwłocznie poinformuje umieszczając informację na swojej stronie internetowej, a w przypadku zakończenia Dialogu po zaproszeniu wybranych Uczestników do udziału w Dialogu również poprzez przekazanie informacji Uczestnikom. 
4.	Z przeprowadzenia Dialogu Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej: 
4.1.	informację o przeprowadzeniu Dialogu;. 
4.2.	podmioty, które uczestniczyły w Dialogu.
4.3.	informację o potencjalnym wpływie Dialogu na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia lub warunki umowy.
5.	Protokół wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem § 6 ust. 10. 
6.	Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i wszelkie inne dokumenty związane z Dialogiem pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Dialogu. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w ramach Dialogu. 

§8 Brak środków odwoławczych
W toku Dialogu Zamawiający nie podejmuje jakichkolwiek czynności w rozumieniu art. 180 ust. 1 PZP. Uczestnikom ani innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze określone w PZP. 

§9 Dane osobowe
W przypadku, gdy Zamawiający pozyska dane osobowe w związku z prowadzeniem Dialogu, zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku 
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisów ustawy dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§10 Postanowienia końcowe
Regulamin wchodzi w życie z chwilą podpisania.