PROTOKÓŁ Z PRZEPROWADZANIA DIALOGU TECHNICZNEGO
poprzedzającego realizację zadania o nazwie„ Dostawa i wdrożenie RSIP”.

I.	INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM: 
1. Nazwa i adres Zamawiającego: 
Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik

2. Adres korespondencyjny: 
Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik
Tel. (032) 43 92 390 (Wydział Informatyki)
e-mail: informatyka@um.rybnik.pl

II. PRZEDMIOT I CELU DIALOGU TECHNICZNEGO: 
1.	Celem dialogu technicznego było pozyskanie informacji i wiedzy o najnowszych, najkorzystniejszych, sprawdzonych i najtańszych rozwiązaniach technicznych, technologicznych, prawnych, wykonawczych, organizacyjnych, handlowych, ekonomicznych oraz logistycznych w związku z planowanym udzieleniem zamówienia publicznego na dostawy i usługi w ramach zamierzenia inwestycyjnego jakim jest rozwój Rybnickiego Systemu Informacji Przestrzennej(RSIP) obejmującego:
1.1.	dostarczenie wartości niematerialnych i prawnych (licencji) niezbędnych do wdrożenia i uruchomienia RSIP; 
1.2.	przeniesienie danych, cyfryzację oraz opracowanie i dostarczenie nowych zbiorów danych przestrzennych;
1.3.	dostawę i wdrożenie oprogramowania tworzącego RSIP;
1.4.	dostawę i wdrożenie infrastruktury technicznej dedykowanej dla RSIP;
1.5.	przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa systemu RSIP oraz aktualizacja polityki bezpieczeństwa Urzędu Miasta Rybnika;
1.6.	szkolenie użytkowników i administratorów.

2.	Przedmiotem dialogu było omówienie następujących aspektów merytorycznych: 
2.1.	Podstawowe środowisko teleinformatyczne systemu, w tym:
2.1.1.	infrastruktura sprzętowa niezbędna do wydajnego działania systemu;
2.1.2.	niezbędne platformy systemowe (system operacyjny, serwer aplikacji, środowisko wirtualne, serwer www, inne),
2.1.3.	niezbędne oprogramowanie motoru bazy danych;
2.1.4.	niezbędne oprogramowanie serwera danych przestrzennych (serwer mapowy).
2.2.	Model działania systemu, w tym:
2.2.1.	model działania systemu w zakresie obsługi danych przestrzennych.
2.3.	Architektura i funkcjonalność systemu, w tym:
2.3.1.	architektura systemu w kontekście trzech zasadniczych grup użytkowników: pracownicy urzędu, przedstawiciele jednostek miasta, użytkownicy publiczni;
2.3.2.	zasadnicze moduły (aplikacje) systemu z punktu widzenia funkcjonalnego oraz kosztowego;
2.3.3.	model licencjonowania oprogramowania tworzącego system;
2.3.4.	funkcjonalność systemu w zakresie: publikacji danych przestrzennych, edycji danych przestrzennych, tworzenia raportów i wydruków, interfejsu mobilnego, tworzenia i zarządzania metadanymi,
2.4.	Interoperacyjność i otwartość systemu, w tym:
2.4.1.	integracja z systemami zewnętrznymi;
2.4.2.	interoperacyjność z innymi systemami informacji przestrzennej;
2.4.3.	otwartość danych.
2.5.	Rozliczalność systemu i bezpieczeństwo danych osobowych, w tym:
2.5.1.	Rozliczalność systemu w świetle przepisów o ochronie danych osobowych, Krajowych Ram Interoperacyjności oraz cyberbezpieczeństwie;
2.5.2.	bezpieczeństwo danych osobowych w kontekście architektury systemu.

3.	Ogłoszenie dotyczące dialogu technicznego zostało umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.rybnik.eu. Link bezpośredni: https://bip.um.rybnik.eu/Default.aspx?Page=367&Id=45580

III. UCZESTNICY DIALOGU TECHNICZNEGO: 

1.	Zgodnie z zasadami określonymi w Ogłoszeniu o Dialogu technicznym został on przeprowadzony z podmiotami, które złożyły prawidłowo sporządzone wnioski o dopuszczenie do Dialogu w wyznaczonym terminie.
2.	Do udziału w dialogu prawidłowe wnioski złożyło 6 podmiotów. Ostatecznie w zasadniczej części dialogu wzięły udział cztery podmioty:
•	GeoTechnologies Sp. z o.o.,
•	Aspello Sp. z o.o.,
•	HyperView Sp. z o.o.,
•	ESRI Polska Sp. z o.o.

IV. ORGANIZACJA DIALOGU TECHNICZNEGO: 

1.	Wraz z Ogłoszeniem o dialogu technicznym Zamawiający opublikował:
•	Wstępne założenia dotyczące realizacji zlecenia,
•	wzór Umowy wraz z wzorem Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

2.	Dialog prowadzono w formie spotkań indywidualnych w siedzibie Zamawiającego oraz wymiany korespondencji mailowej.

3.	Najpierw, w dniu 17.07.2019 r., odbyło się w siedzibie Zamawiającego spotkanie otwierające, w którym uczestniczyły wszystkie podmioty, które złożyły poprawne wnioski o udział w dialogu. Podczas tego spotkania, o charakterze organizacyjnym, Zamawiający przekazał Wykonawcom przewidywany harmonogram realizacji dialogu oraz wstępne pytania dotyczące kluczowych aspektów technicznych, technologicznych, prawnych, wykonawczych, organizacyjnych, handlowych, ekonomicznych oraz logistycznych oferowanych rozwiązań. Poprosił także o przedstawienie szacunkowej wartości zamówienia w oparciu o analizę dokumentu „Wstępne założenia dotyczące realizacji zlecenia”. Na tym etapie swój udział w dialogu wycofała firma SmallGIS, a w stosunku do Smartgeomatic Leszek Litwin, Zamawiający, na podstawie uzyskanych od tego uczestnika informacji, skorzystał z uprawnienia wskazanego w §6 ust. 5 Regulaminu przeprowadzenia dialogu technicznego i zakończył rozmowy z tym podmiotem.

4.	Następnie w siedzibie Zamawiającego odbyły się indywidualne spotkania z pozostałymi uczestnikami, na których omawiano kwestie będące przedmiotem dialogu. Spotkania odbyły się w dniach: 6-9.08.2019 r. Po spotkaniach Uczestnicy przekazali Zamawiającemu dodatkowe materiały, także postaci elektronicznej w ramach korespondencji mailowej.  Na prośbę Zamawiającego, na zakończenie dialogu uczestnicy przekazali Zamawiającemu zaktualizowane informacje dotyczące szacunkowej wartości zamówienia.

V. EFEKTY DIALOGU TECHNICZNEGO: 

1.	Przeprowadzony dialog techniczny posłużył zebraniu informacji określonych w jego celach, wymienionych w punkcie II. „Przedmiot i cele dialogu technicznego”.
2.	Uzyskane od uczestników informacje odnosiły się do wszystkich obszarów przedmiotu dialogu i dotyczyły (zgodnie z §3 ust. 1 Regulaminy przeprowadzania dialogu technicznego):
•	zagadnień technicznych, technologicznych, prawnych, wykonawczych, organizacyjnych, handlowych, ekonomicznych oraz logistycznych, związanych z realizacją zamówienia zgodnie z potrzebami Zamawiającego;
•	oszacowania wartości zamówienia; 
•	zebrania informacji służących do opracowania dokumentacji zamówienia.
3.	Co do zakresu przedmiotu zamówienia – potwierdzona została trafność przyjętego przez Zamawiającego zakresu, w kontekście celów jakie zamierza osiągnąć. W szczególności potwierdzono, że zamówienie jest realizowalne i to przez więcej niż jeden podmiot (potwierdzona otwartość zamówienia).
4.	Co do szczegółowych zagadnień technicznych, technologicznych, organizacyjnych oraz logistycznych, związanych z realizacją zamówienia – potwierdzono możliwość uzyskania w wyniku zamówienia pożądanej funkcjonalności systemu RSIP, przy przyjętych wstępnie organizacyjnych i technologicznych uwarunkowaniach wdrożenia. W oparciu o przekazane przez uczestników szczegółowe uwagi do dokumentu „Wstępne założenia dotyczące realizacji zlecenia” zniwelowano zapisy opisu przedmiotu zamówienia i wymagań minimalnych mogące prowadzić do ograniczenia konkurencji lub dostępu do zamówienia.
5.	Co do szczegółowych zagadnień prawnych i wykonawczych związanych z realizacją zamówienia – potwierdzono trafność większości zapisów wzorów „Umowy” i „Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych”. Skorygowano zapisy obu wzorów zgodnie z sugestiami uczestników, o ile Zamawiający uznał je za zasadne.
6.	Co do szczegółowych zagadnień handlowych i ekonomicznych, związanych z realizacją zamówienia – potwierdzono zgodność szacowanej wartości zamówienia z budżetem projektu określonym w „Strategii rozwoju RSIP” oraz Wieloletniej Prognozie Inwestycyjnej (przeprowadzono dwukrotnie szacowanie wartości zamówienia, na początku i na końcu dialogu).
7.	Na podstawie uzyskanych informacji Zamawiający określił kryteria oceny ofert w zamówieniu – potwierdzona została zasadność przyjęcia jako kryteriów pozacenowych aspektów systemu mogących mieć wpływ na koszy jego utrzymania.

VI. ZAKOŃCZENIE DIALOGU TECHNICZNEGO: 

W związku z osiągnięciem celów dialogu został on zakończony w dniu 23.08.2019 r poprzez wysłanie indywidulanych powiadomień do uczestników oraz opublikowanie informacji na stronie www Zamawiającego.

Rybnik, 11.09.2019 r.