Inf.271.34.2019
Dokument : 2019-129271

Opis Przedmiotu Zamówienia

I.	Nazwa zadania: 

Serwis urządzeń systemu konferencyjnego

Kod CPV:
72250000-2, 72611000-6

II.	Dane zamawiającego: 	Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik, NIP: 642-001-07-58.
Osoba do kontaktu: Tomasz Gałuszka - Wydział Informatyki, Tel. (32) 43 92 388
e-mail: informatyka@um.rybnik.pl

III.	Termin realizacji zamówienia: 2 lata od daty zawarcia umowy lub wykorzystania kwoty określonej w umowie.

IV.	Przedmiot zamówienia: 

1.	Przedmiotem zamówienia jest serwis urządzeń oraz wsparcie techniczne przy utrzymaniu systemu konferencyjnego Urzędu Miasta Rybnika.
2.	W skład systemu konferencyjnego wchodzą następujące urządzenia:
Urządzenie	Ilość (szt.)	
Centralna jednostka sterująca Bosch DCN-CCU2	1	
System emisji tła muzycznego Bosch PLN-2AIO 120	1	
Eliminator sprzężeń Bosch LBB 1968/00	1	
Kamera Bosch VCD-811-IWT	2	
Pulpit uczestnika Bosch DCN-CONFF	30	
Pulpit przewodniczącego Bosch DCN-CONCM	1	
Mikrofon pulpitu Bosch DCN-MICL-D	31	
Mikrofon mównicy Sennheiser ME 36 wraz z gęsią szyją MZH 3042	1	
Podwójny interfejs użytkownika Bosch DCN-DDI	1	
Rejestrator audio Stage Line DPR-110	1	
Expander audio Stage Line LS-280/SW	1	
Serwer HP wraz z oprogramowaniem	1	
tvONE Extender  SDI wraz z konwerterem 3G SDI 1T-FC-677	1	
tvONE CORIO2 4-Window 3G-SDI Multi-Window Processor C2-6204	1	
tvONE CORIO2 Universal Scaler C2-2855A	1	
Rozgałęźnik magistrali systemowej DCN LBB 4114/00	1	

3.	Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do:
a.	Przyjęcia zgłoszenia i bezzwłocznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
b.	Odłączenia i odbioru urządzenia z miejsca jego eksploatacji, a po zakończeniu prac ponownego jego podłączenia.
c.	Sporządzenia ekspertyzy zawierającej ocenę rozwiązań technicznych, niezbędnych prac i części oraz kosztów i przesłania jej na adres informatyka@um.rybnik.pl. W przypadku konieczności naprawy Wykonawca określi czas potrzebny na zrealizowanie prac. 
d.	W przypadku kiedy koszt naprawy jest nieadekwatny do wartości urządzenia Wykonawca potwierdzi, że sprzęt nadaje się do utylizacji. W przypadku rezygnacji z naprawy Zamawiający ponosi tylko koszt ekspertyzy.
e.	Przeprowadzenia naprawy po akceptacji kosztów określonych w ekspertyzie przez Zamawiającego. 
f.	Bezpłatnego dostarczenia i instalacji urządzenia zastępczego o nie gorszych parametrach na życzenie Zamawiającego w sytuacji, gdy czas naprawy przekroczy wymagane terminy.
g.	Udzielenia gwarancji na urządzenia naprawiane min. 6 miesięcy oraz gwarancji producenta na urządzenia nowe.
h.	Konfiguracji systemu i aktualizacji oprogramowania urządzeń systemu.
i.	Udzielenia bezpłatnych konsultacji dotyczących funkcjonowania systemu konferencyjnego.
4.	Wymagane terminy przeprowadzanych prac/usług:
a.	1 dzień roboczy dla ekspertyzy/konsultacji od otrzymania zgłoszenia,
b.	3 dni robocze dla naprawy lub więcej pod warunkiem, że Zamawiający dostarczy i podłączy urządzenie zastępcze,
c.	3 dni robocze dla konfiguracji lub aktualizacji oprogramowania urządzeń systemu.
5.	Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia urządzeń powstałe podczas naprawy. Zamawiający ma prawo żądać bezpłatnego usunięcia uszkodzeń w terminie uzgodnionym z Wykonawcą.
6.	Zamawiający zabrania naklejania na urządzeniach reklam, etykiet i innych tego typu materiałów.
7.	Zlecenie usunięcia awarii i akceptacja kosztów następować będzie drogą mailową na wskazany przez Wykonawcę adres e-mail.
8.	Wykonawca zobowiązuje się do serwisowania wszystkich urządzeń systemu konferencyjnego będących w użytkowaniu przez Zamawiającego.
9.	Zamówienie obowiązuje 2 lata od daty zawarcia umowy lub do czasu wykorzystania kwoty określonej w umowie.
10.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania pełnej kwoty przeznaczonej na to zamówienie wynikającej z mniejszej ilości zleceń.
11.	Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
a.	za odstąpienie od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia umownego,
b.	za zwłokę w wykonaniu ekspertyzy wynikającej ze zgłoszenia w wysokości 5 % wartości ekspertyzy za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie więcej niż 80%.
c.	za zwłokę w wykonaniu naprawy, konfiguracji lub aktualizacji oprogramowania w wysokości 5 % wartości naprawy, konfiguracji lub aktualizacji oprogramowania za każdy dzień przekroczenia terminu, jednak nie więcej niż 80%. Dostarczenie urządzenia zastępczego wstrzymuje naliczanie kary umownej.
12.	Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
13.	Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty uprawnienia do naliczenia kary umownej. 
14.	Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia, obejmujące w szczególności koszt ekspertyzy, naprawy, części zamiennych, transportu czy też dostarczenia urządzenia zastępczego, konfiguracji lub aktualizacji oprogramowania. Do cen należy doliczyć również koszty związane z podłączeniem urządzenia po naprawie lub jego wymianie.
15.	Podana wartość oferty (suma) nie jest ostatecznym wynagrodzeniem jakie otrzyma Wykonawca. Wynagrodzenie wynikać będzie z faktycznie zleconych i wykonanych prac oraz ich zakresu.
16.	Rozliczenie za wykonane prace następować będzie na podstawie faktury wystawionej po potwierdzeniu odbioru prac każdego zlecenia. Termin płatności faktury będzie wynosił co najmniej 30 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego.
17.	Ceny podane w ofercie są dla Wykonawcy wiążące na cały okres trwania umowy.
18.	Wymaga się od Wykonawcy przedstawienie referencji, potwierdzających prawidłowe wykonanie usługi instalacyjnej lub serwisowej urządzeń systemu konferencyjnego z ostatnich 2 lat lub posiadanie certyfikatu autoryzowanego punktu serwisowego Bosch Security Systems. W/w informacje należy dołączyć do oferty.

V.	Termin składania ofert:  4 listopada 2019 r.

VI.	 Kryteria oceny ofert: 100% cena
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.
VII.  Składanie ofert.
Oferta ma zostać złożona w formie elektronicznej (zeskanowany dokument) na adres informatyka@um.rybnik.pl lub w formie papierowej w Kancelarii Urzędu Miasta, zaadresowana na Wydział Informatyki, zgodnie z załącznikiem nr 1 do Opisu Przedmiotu Zamówienia. 

VIII.  Informacje o formalnościach: 
1)	Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 
2)	Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach Zamawiającego. Nie mają tu zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.
3)	Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru oferty, bez podania przyczyny.

IX.	Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 
•	administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta z siedzibą przy 
ul. Bolesława Chrobrego 2 w Rybniku (44-200);
•	inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta jest Pani Iwona Kowalska-Nawrocka, kontakt: e-mail: iod@um.rybnik.pl, tel.: 32 43 92 203*;
•	Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia poza ustawą PZP;
•	Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa;
•	Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia postępowania;
•	Dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa;
•	w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
•	posiada Pani/Pan:
−	na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
−	na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
−	na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;  
−	prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
•	nie przysługuje Pani/Panu:
−	w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
−	prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
−	na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą istotnych postanowień umowy;
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania z ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Załączniki:

- Załącznik nr 1 - formularz ofertowy