Inf.271.8.2020
Dokument : 2020-17169
Opis Przedmiotu Zamówienia
I.	Nazwa zadania:
Naprawa i serwis kserokopiarek
Kod CPV: 50310000-1
(Usługi w zakresie napraw i konserwacji maszyn biurowych)
II.	Dane zamawiającego: 
Miasto Rybnik, ul. Bolesława Chrobrego 2, 44-200 Rybnik, NIP: 642-001-07-58.
Osoba do kontaktu: Przemysław Szulc, Mateusz Bajer, Wydział Informatyki, tel. 43 92 388
e-mail do korespondencji: informatyka@um.rybnik.pl
III.	Termin realizacji zamówienia:
12 miesięcy od daty podpisania umowy lub do wykorzystania kwoty określonej w umowie.
IV.	Przedmiot zamówienia:
1.	Przedmiotem zamówienia jest naprawa i serwis kserokopiarek użytkowanych przez Urząd Miasta Rybnika.
2.	Wykaz modeli i ilości kserokopiarek będących w posiadaniu Zamawiającego przedstawiono w załączniku nr 1. Zamawiający informuje, że ilości oraz modele użytkowanych kserokopiarek mogą w trakcie obowiązywania umowy ulec zmianie. Wykonawca zobowiązuje się do serwisowania wszystkich kserokopiarek będących w użytkowaniu przez Zamawiającego.
3.	Zamówienie obowiązuje rok od daty zawarcia umowy lub do czasu wykorzystania kwoty określonej w umowie.
4.	Wykonawca w ramach umowy zobowiązany jest do:
1)	przyjęcia zgłoszenia drogą telefoniczną bądź mailową na wskazany przez Wykonawcę numer telefonu lub adres e-mail i bezzwłocznego potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
2)	wykonania ekspertyzy technicznej w miejscu eksploatacji urządzenia.
3)	przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji całkowitego kosztu naprawy urządzenia z podziałem na poszczególne części do wymiany. Jeżeli koszt naprawy jest nieadekwatny do wartości urządzenia Wykonawca potwierdzi, że sprzęt nadaje się do utylizacji. W przypadku rezygnacji z naprawy Zamawiający ponosi tylko koszt ekspertyzy.
4)	naprawy urządzenia po zaakceptowaniu kosztów przez Zamawiającego w miejscu jego eksploatacji lub kiedy nie będzie to możliwe - odłączenia i odbioru urządzenia z miejsca jego eksploatacji, a po zakończeniu prac ponownego jego podłączenia. W ramach naprawy Wykonawca każdorazowo przeprowadzi czyszczenie zewnętrznej obudowy i podajników papieru. W przypadku naprawy Zamawiający nie ponosi kosztu ekspertyzy.
5)	bezpłatnego dostarczenia i instalacji urządzenia zastępczego o nie gorszych parametrach na życzenie Zamawiającego w sytuacji, gdy czas naprawy przekroczy wymagany termin. Termin dostawy urządzenia zastępczego nie może przekroczyć dwóch dni roboczych od dnia upływu terminu naprawy urządzenia. W przypadku dostarczenia innego modelu urządzenia niż posiada Zamawiający, Wykonawca wraz z urządzeniem dostarczy materiały eksploatacyjne i będzie ponosił ich koszt do czasu powrotu naprawionego urządzenia z serwisu.
6)	przeprowadzenia konserwacji na zlecenie Zamawiającego w ramach której zostaną wykonane co najmniej następujące czynności:
a)	ocena stanu kopiarki przed i po konserwacji,
b)	czyszczenie zespołu wywołującego,
c)	czyszczenie zespołu dozowania tonera,
d)	czyszczenie sekcji rejestracji,
e)	czyszczenie wnętrza kopiarki,
f)	czyszczenie i regulacja mechanizmu transportu papieru (od podajnika do tacy odbiorczej, łącznie z dupleksem, jeżeli jest),
g)	czyszczenie automatycznego podajnika papieru, jeżeli kopiarka jest w niego wyposażona,
h)	czyszczenie i regulacja elementów optyki wraz z szybą ekspozycyjną,
i)	kasowanie liczników serwisowych,
j)	kasowanie kodów błędów oraz późniejsza regulacja parametrów kserokopiarki,
k)	smarowanie i kontrola łożysk,
l)	kontrola i czyszczenie kół zębatych,
m)	wykonanie kopii testowych,
n)	czyszczenie obudowy kserokopiarki,
o)	innych okresowo wykonywanych czynności koniecznych do poprawnego działania kserokopiarki.
W przypadku konserwacji Zamawiający nie ponosi kosztu ekspertyzy.
7)	wymiany uszkodzonych części zgodnie z zaleceniami producenta urządzenia, na fabrycznie nowe części, które będą najwyższej jakości i wolne od wad (ich użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta urządzenia). Wykonawca bezpłatnie odbierze i zutylizuje wymienione części we własnym zakresie.
8)	sporządzenia dokumentu ekspertyzy (zgodnie z załącznikiem nr 2),
9)	zapewnienia optymalnej jakości wydruków oraz kserokopii,
5.	Wymagane terminy realizacji usługi i/lub naprawy:
1)	1 dzień roboczy dla ekspertyzy technicznej od otrzymania zgłoszenia,
2)	3 dni robocze dla konserwacji od otrzymania zgłoszenia,
3)	5 dni roboczych dla naprawy od akceptacji kosztorysu,
4)	2 dni robocze dla dostawy urządzenia zastępczego od dnia upływu terminu naprawy urządzenia.
Zamawiający może w porozumieniu z Wykonawcą ustalić inny, dłuższy termin do realizacji zlecenia, np. w przypadku niedostępności części zamiennych.
6.	Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania doświadczenia w naprawie i serwisowaniu kserokopiarek marki Kyocera. Dokumentami potwierdzającymi doświadczenie będą: posiadana przez Wykonawcę aktualna autoryzacja producenta na serwis kserokopiarek marki Kyocera lub referencje potwierdzające rzetelną realizację napraw kserokopiarek marki Kyocera na łączną kwotę co najmniej 30 tys. zł w okresie ostatnich dwóch lat. Dokumenty należy dołączyć do oferty.
7.	Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia urządzeń powstałe podczas konserwacji lub naprawy. Zamawiający ma prawo żądać bezpłatnego usunięcia wad w terminie do 5 dni roboczych od daty ich zgłoszenia.
8.	Zamawiający zabrania naklejania na urządzeniach reklam, etykiet i innych tego typu materiałów.
9.	Zamawiający zastrzega sobie prawo do instalacji nowych kserokopiarek oraz zmiany lokalizacji już działających.
10.	Wykonawca zobowiązuje się do zakupu części po cenach rynkowych a Zamawiający zastrzega sobie możliwość wskazania tańszego źródła zakupu podzespołów. W przypadku rażąco wysokiej kwoty naprawy Zamawiający zastrzega sobie możliwość jej weryfikacji za pośrednictwem innego autoryzowanego serwisu kserokopiarek firmy Kyocera.
11.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość niewykorzystania pełnej kwoty przeznaczonej na serwis wynikającej z mniejszej ilości zleceń.
12.	Rozliczenie za wykonane prace następować będzie na podstawie przekazanego Zamawiającemu uzupełnionego dokumentu ekspertyzy (załącznik nr 2) oraz faktury. Termin płatności faktury będzie wynosił co najmniej 30 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. Zamawiający nie zapłaci za usługę w przypadku gdy nie otrzyma wypełnionego dokumentu ekspertyzy!
13.	Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi na podstawie wartości podanej w przesłanym przez Oferenta załączniku nr 3. Podane tam koszty poszczególnych usług muszą uwzględniać pełny zakres zamówienia określony powyżej. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia, obejmujące w szczególności koszt ekspertyzy, konserwacji, naprawy, części zamiennych, transportu czy też dostarczenia urządzenia zastępczego wraz z kompletem materiałów eksploatacyjnych (dotyczy urządzeń innych niż posiada Zamawiający).Podana wartość oferty nie jest ostatecznym wynagrodzeniem jakie otrzyma Wykonawca. Wynagrodzenie wynikać będzie z faktycznie zleconych i wykonanych prac oraz ich zakresu.
V.	Termin składania ofert:
24 marca 2020 r.
VI.	Składanie ofert:
Oferta ma zostać złożona w formie elektronicznej, podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy (zeskanowany dokument) na adres informatyka@um.rybnik.pl zgodnie z załącznikiem nr 3 do Opisu Przedmiotu Zamówienia.
VII.	Informacje o formalnościach:
1.	Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 
2.	Niniejsze postępowanie prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają tu zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.
3.	Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie dokonania wyboru oferty, bez podania przyczyny.
VIII.	Kryteria oceny oferty
100% cena - za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną
IX.	Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że: 
1)	administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta z siedzibą przy ul. Bolesława Chrobrego 2 w Rybniku (44-200);
2)	inspektorem ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta jest Pani Iwona Kowalska-Nawrocka, kontakt: e-mail: iod@um.rybnik.pl, tel.: 32 43 92 203*;
3)	Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia poza ustawą PZP;
4)	Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa;
5)	Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przeprowadzenia postępowania;
6)	Dane osobowe będą przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa;
7)	w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8)	posiada Pani/Pan:
1)	na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2)	na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
3)	na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;  
4)	prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9)	nie przysługuje Pani/Panu:
1)	w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2)	prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3)	na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania ani zmianą istotnych postanowień umowy;
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania z ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Zestawienie kserokopiarek posiadanych przez Zamawiającego
Załącznik nr 2 - Wzór formularza ekspertyzy
Załącznik nr 3 - Formularz ofertowy
Załącznik nr 4 - wzór umowy

Załącznik nr 1 - Zestawienie kserokopiarek posiadanych przez Zamawiającego

Lp.	Model	Ilość posiadanych urządzeń	
			
1	Canon iR 2016i	1	
2	Kyocera FS-6525MFP	1	
3	Kyocera M6235cidn	1	
4	Kyocera KM-1500	1	
5	Kyocera KM-1650	1	
6	Kyocera KM-3035	1	
7	Kyocera KM-3060	1	
8	Kyocera TASKalfa 181	1	
9	Kyocera TASKalfa 300i	2	
10	Kyocera TASKalfa 3010i	2	
11	Kyocera TASKalfa 3050ci	4	
12	Kyocera TASKalfa 3051ci	2	
13	Kyocera TASKalfa 3252ci	2	
14	Kyocera TASKalfa 3501i	1	
15	Kyocera TASKalfa 4052ci	3	
16	Kyocera TASKalfa 4053ci	3	
17	Kyocera TASKalfa 420i	2	
18	Triumph-Adler 3206ci	3	
19	UTAX 3005ci	3	
	Suma	34	

Załącznik nr 2 – Wzór formularza ekspertyzy
Urząd Miasta Rybnika
Wydział Informatyki
Tel. (32) 43 92 388
ul. Bolesława Chrobrego 2
44-200 Rybnik	I.	Metryka	
	Data zgłoszenia		
	Model kserokopiarki		
	Numer inwentarzowy		
	Numer seryjny		
	Stan licznika		
	Lokalizacja		

II.	Szczegóły zgłoszenia i typ usługi	

III.	Ekspertyza	

IV.	Koszty	
Lp.	Nazwa części	Numer katalogowy części	Ilość	Kwota brutto	
1					
2					
3					
4					
5					
6					
7					
Lp.	Nazwa usługi		
1	Ekspertyza		
2	Konserwacja		
3	Naprawa		
Koszt całkowity brutto		

V.	Akceptacja kosztów przez zlecającego (należy zaznaczyć właściwe za pomocą znaku „X”)	

TAK	

	
	
NIE	

	

	

VI.	Lista przeprowadzonych czynności 	

VII.	Uwagi końcowe - zalecenia	

Data realizacji zlecenia / powrotu urządzenia	Podpis Zamawiającego