(2020-16449)
ZARZĄDZENIE NR 120/2020
PREZYDENTA MIASTA RYBNIKA
z 9 marca 2020 r.

w sprawie zmiany Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 230/2017 Prezydenta Miasta Rybnika z 6 kwietnia 2017 r. 

Działając na podstawie:
-	art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym [tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 506 z późn. zm.],
-	art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości [tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.],

zarządzam, co następuje:

§ 1
W Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 230/2017 Prezydenta Miasta Rybnika z dnia 6 kwietnia 2017 r., wprowadzić następujące zmiany:

1)	w § 1 w pkt 3 lit. b zdanie 2 otrzymuje brzmienie: „Kopie dokumentów obliczenia opłaty i ich rejestry są przechowywane w Wydziale Geodezji i Kartografii.”,
2)	w § 2 pkt 24 otrzymuje brzmienie: „Każde zdarzenie gospodarcze musi mieć odzwierciedlenie w księgach rachunkowych. Wydziały mają obowiązek niezwłocznego dostarczania Skarbnikowi Miasta lub/i do Wydziału Księgowości wszelkich dokumentów powodujących powstanie zobowiązań względnie należności Miasta lub mających wpływ na stan jego aktywów. Dokumenty powinny zawierać dane identyfikujące kontrahenta, w szczególności: nazwę (imię i nazwisko), NIP (PESEL), adres siedziby (zamieszkania), a także informacje dotyczące tytułu, wartości i terminu zapłaty zobowiązania lub należności. W przypadku:
a)	gdy informacje zawarte w dokumentach wymagają uzupełnienia lub komentarza, należy zawrzeć je w dodatkowym piśmie, 
b)	regulowania zobowiązań okresowych lub odroczonych, wydziały zobowiązane są przed każdym kolejnym terminem płatności potwierdzić pisemnie aktualność dyspozycji, 
c)	należności otrzymywanych okresowo wydziały zobowiązane są do dostarczenia pisemnej informacji określającej terminy płatności wszystkich rat lub, gdy nie jest to możliwe, do dostarczenia przed każdym kolejnym terminem płatności pisemnej informacji dotyczącej terminu płatności, 
d)	należności warunkowych (np. z tytułu decyzji zezwalającej na wycięcie drzew oraz ustalającej obowiązek nasadzenia i utrzymania żywotności drzew w określonym terminie) wydziały są zobowiązane do dostarczenia do Wydziału Księgowości pisemnej informacji o spełnieniu względnie niespełnieniu określonych w decyzji warunków i, odpowiednio, umorzeniu lub wymagalności tej należności. Do pism w tej sprawie stosuje się zasady odnoszące się do faktur,
e)	dochodzonych wobec Miasta na drodze sądowej roszczeń pieniężnych, Biuro Radców Prawnych przekazuje do Wydziału Księgowości, po zarejestrowaniu sprawy, informacje o:
-	 wysokości dochodzonego roszczenia, 
-	instancji, w której dana sprawa się toczy,
-	szacunkowym terminie (roku) jej prawomocnego zakończenia.
W terminie do 31 marca 2020 r., Biuro Radców Prawnych przekaże Wydziałowi Księgowości zestawienia informacji o zarejestrowanych sprawach w zakresie danych, o których mowa powyżej wg stanu na 31 marca 2020 r.”,
3)	w § 3:
a)	w pkt 38 zdanie 1 otrzymuje brzmienie: „Gwarancje bankowe, ubezpieczeniowe, weksle i inne dokumenty finansowe składane przez kontrahentów w formie papierowej w Urzędzie Miasta wyznaczony przez właściwego naczelnika pracownik Wydziału Zamówień Publicznych lub innego wydziału merytorycznego przekazuje do Wydziału Podatków niezwłocznie po otwarciu ofert, lub po złożeniu dokumentów przez Wykonawcę.”,
b)	po pkt 42 dodaje się pkt 42a, który otrzymuje brzmienie: „Wadia składane wraz z ofertą w formie elektronicznej w postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych są przechowywane pod sprawą dotyczącą danego postępowania, prowadzoną przez Wydział Zamówień Publicznych. Za zwrot wadium złożonego w formie elektronicznej odpowiada Wydział Zamówień Publicznych, który pisemnie informuje oferenta o zwolnieniu zobowiązania po zaistnieniu przesłanek wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych. Dokumenty składane w Wydziale Zamówień Publicznych w formie elektronicznej na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy są przechowywane pod sprawą umowy dotyczącej wykonania zamówienia, prowadzonej przez wydział merytoryczny. Pracownik Wydziału Zamówień Publicznych odpowiedzialny za przygotowanie umowy drukuje dokument zabezpieczenia i oznacza go nr sprawy w RWA. Za terminowy zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy złożonego w formie elektronicznej odpowiada wydział merytoryczny nadzorujący realizację umowy, który pisemnie informuje wykonawcę o zwolnieniu zobowiązania. Wydział merytoryczny przygotowuje także dokumenty związane ze zmianą formy zabezpieczenia wykonania umowy.”,
4)	w § 5 w pkt 52 zdanie 2 otrzymuje brzmienie: „Wyjątek stanowi ewidencja zaangażowania: umów o pracę, stosunku pracy na podstawie powołania lub wyboru, wewnętrznych dowodów księgowych, które księgowane są bezpośrednio na kontach księgi głównej w systemie finansowo-księgowym.”,
5)	przyjąć zaktualizowany załącznik nr 2 do Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta – wzór Informacja o umowie wprowadzanej do Centralnego Rejestru Umów.

§ 2
Tekst jednolity Instrukcji w sprawie obiegu, sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Urzędzie Miasta Rybnika stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 3
Nadzór nad prawidłowym wykonaniem zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta.

§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.