Roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli w 2019 roku
Zgodnie z obowiązującymi zapisami, zawartymi w regulaminie przeprowadzania kontroli przez Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej, w 2019 roku pracownicy przeprowadzili 16 kontroli.
Przeprowadzono:
–	8 kontroli kompleksowych,
–	5 kontroli sprawdzających,
–	2 kontrole problemowe (w tym 1 kontrola, która była rozpoczęta w 2018 roku – Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Rybniku),
–	1 kontrola doraźna.
W 2019 roku oprócz przeprowadzonych kontroli, o których mowa wyżej, rozpoczęto również dwie kontrole kompleksowe w Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 12 w Rybniku oraz w Zespole Szkół Technicznych w Rybniku, które zakończyły się w 2020 roku.
Ponadto, zgodnie z Zarządzeniem Nr 864/2018 Prezydenta Miasta Rybnika z 31 grudnia 2018 roku, pracownicy Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej przeprowadzili kontrole rocznych sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych Miasta za 2018 rok. Kontrolą objęto sprawozdania finansowe wszystkich jednostek organizacyjnych Miasta, za wyjątkiem sprawozdań finansowych oświatowych jednostek budżetowych, które zgodnie z ww. zarządzeniem podlegały kontroli przez Wydział Edukacji. Sporządzono 33 protokoły, w tym protokół z kontroli zbiorczego sprawozdania finansowego za 2018 rok oświatowych jednostek budżetowych, które obejmowało 69 jednostek.
W 2019 roku z uwagi na przeprowadzone kontrole w jednostkach organizacyjnych Miasta skierowano 3 zawiadomienia o podejrzeniu naruszenia dyscypliny do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych.

Szczegółowy zakres podmiotowy i przedmiotowy przeprowadzonych kontroli:
Oświatowe Jednostki Budżetowe:
1.	Kontrole kompleksowe:
1)	Przedszkola:
Przedszkole nr 21 w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Przedszkola: Justyna Hanusek.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 30 października do 4 grudnia 2019 roku.
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.13.2019 z 17 grudnia 2019 roku.
Termin odpowiedzi na zalecenia upłynie 30 stycznia 2020 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	przechowywania w aktach osobowych informacji płacowych w zakresie wymiaru godzin oraz przyznanych pracownikom dodatków,
–	prawidłowego ustalania stażu pracy uprawniającego do nabycia nagrody jubileuszowej,
–	niezwłocznego dostarczania umów do CUW w celu prawidłowego ujęcia w ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego.
2)	Zespoły Szkolno-Przedszkolne:
a)	Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 8 w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Zespołu - Gabriela Chraboł.
Dyrektor CUW - Arkadiusz Marcol.
Termin: od 2 stycznia do 1 lutego 2019 roku.
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2017 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.22.2018 z 21 lutego 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 14, 19 i 22 marca oraz 3 kwietnia 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektorzy zostali zobowiązani w szczególności do:
–	wypłacania w prawidłowych terminach nagród jubileuszowych,
–	prawidłowego określania długości okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze,
–	wystawiania dokumentu przyjęcia środka trwałego OT dopiero w momencie przyjęcia środka trwałego do używania,
–	stosowania przyjętych w jednostce procedur, 
–	zachowania zgodności pomiędzy dekretacją na fakturze, a ujęciem jej w ewidencji księgowej, 
–	wykazywania w sprawozdaniach prawidłowych danych.
Dyrektorzy poinformowali o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
b)	Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 10 w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Zespołu: Ewa Jankowska.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 29 kwietnia do 28 maja 2019 roku.
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.4.2019 z 6 czerwca 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 1 i 8 lipca 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektorzy zostali zobowiązani w szczególności do:
–	przyznawania w prawidłowych wysokościach dodatków funkcyjnych z tytułu powierzenia wychowawstwa,
–	przyznawania i wypłacania nagród jubileuszowych w prawidłowych terminach,
–	przechowywania dokumentacji potwierdzającej zgłoszone nieobecności dzieci i personelu na obiadach w stołówce szkolnej,
–	prowadzenia rejestru zamówień publicznych zgodnie z wytycznymi zawartymi 
w Zarządzeniu Prezydenta Miasta,
–	stosowania procedur obowiązujących w jednostce.
Dyrektorzy poinformowali o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
c)	Zespół Szkolno-Przedszkolny nr 9 w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Zespołu: Bożena Fros.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 29 maja do 18 czerwca 2019 roku.
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.6.2019 z 10 lipca 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 8 sierpnia 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego sporządzania informacji płacowych,
–	prawidłowego ustalania stażu pracy uprawniającego do nabycia dodatku za wieloletnią pracę oraz nagród jubileuszowych,
–	terminowego wypłacania nagród jubileuszowych,
–	zawierania umów najmu powierzchni nieruchomości zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.
Dyrektor poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
3)	Szkoły ponadpodstawowe:
I Liceum Ogólnokształcące z Oddziałami Dwujęzycznymi im. Powstańców Śląskich w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor I LO: Tadeusz Chrószcz.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 30 września do 25 października 2019 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.12.2019 z 5 listopada 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 28 listopada i 2 grudnia 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektorzy zostali zobowiązani w szczególności do:
–	prawidłowego sporządzania informacji płacowych,
–	terminowego wypłacania nagród jubileuszowych,
–	niezwłocznego dostarczania umów do CUW w celu prawidłowego ujęcia w ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego,
–	przestrzegania zapisów zawieranych umów,
–	prowadzenia ewidencji środków trwałych, tak aby przyjęte do używania środki trwałe ujmowane były w prawidłowym terminie.
Dyrektorzy poinformowali o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
2.	Kontrole sprawdzające:
1)	Przedszkola:
a)	Przedszkole nr 13 im. Marii Kownackiej w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Przedszkola: Joanna Cichecka.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 2 do 24 stycznia 2019 roku.
Tematyka: zbadanie wykonania zaleceń z kontroli przeprowadzonej od 1 do 31 sierpnia 2016 roku.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.23.2018 z 31 stycznia 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 4 i 5 marca 2019 roku oraz 26 kwietnia 2019 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektorzy zostali zobowiązani w szczególności do:
–	przeanalizowania i prawidłowego ustalania należności za pobyt i żywienie dzieci w Przedszkolu,
–	stosowania Zarządzenia nr 25/2018 Dyrektora CUW z 23 sierpnia 2018 roku w zakresie sporządzania oraz dostarczania do CUW dokumentów,
–	prawidłowego ustalania stażu pracy uprawniającego do nabycia nagrody jubileuszowej.
Dyrektorzy poinformowali o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
b)	Przedszkole nr 22 w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Przedszkola: Olga Wodecka-Oskroba.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Termin: od 4 do 13 marca 2019 roku.
Tematyka: zbadanie wykonania zaleceń z kontroli przeprowadzonej od 4 do 29 lutego 2016 roku.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.2.2019 z 18 marca 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 16 kwietnia 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego sporządzania umów najmu w zakresie wysokości czynszu,
–	dostarczania zawieranych umów do CUW w terminach umożliwiających prawidłowe ujęcie zaangażowania wydatków budżetowych,
–	przyznawania i wypłacania nagród jubileuszowych w prawidłowych terminach.
Dyrektor poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
2)	
Szkoły Podstawowe:
Szkoła Podstawowa nr 13 im. Bohaterskich Harcerzy Rybnika-Chwałowic w Rybniku oraz w prowadzącym jego obsługę finansowo-księgową Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.
Dyrektor Przedszkola: Grażyna Szarpak-Jondro.
Dyrektor CUW: Arkadiusz Marcol.
Znak sprawy: AKW.1711.10.2019.
Termin: od 21 do 30 sierpnia 2019 roku.
Tematyka: zbadanie wykonania zaleceń z kontroli przeprowadzonej od 13 listopada do 4 grudnia 2015 roku.
W toku kontroli stwierdzono, że wszystkie zalecenia zostały wykonane.
Jednostki realizujące zadania z zakresu pomocy społecznej:
1.	Kontrole sprawdzające:
Środowiskowy Dom Samopomocy "Cogito Noster" w Rybniku
Dyrektor: Danuta Szostakowska.
Termin: od 6 do 19 lutego 2019 roku.
Tematyka: zbadanie wykonania zaleceń z kontroli przeprowadzonej od 13 do 29 lipca 2015 roku.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.1.2019 z 22 lutego 2019 roku.
Odpowiedzi jednostki na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 21 marca oraz 4 kwietnia 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	dołożenia wszelkiej staranności do monitorowania zmian w planie finansowym jednostki, tak aby zobowiązania finansowe zaciągać do wysokości wynikającej z planu finansowego,
–	postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz z obowiązującym w jednostce regulaminem,
–	wykazywania w sprawozdaniach Rb-28S danych zgodnych z ewidencją księgową.
Dyrektor poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
2.	Kontrole problemowe:
Miejski Dom Pomocy Społecznej w Rybniku
Dyrektor: Piotr Mazurek.
Termin: od 6 maja do 21 czerwca 2019 roku.
Tematyka: wybrane zagadnienia z zakresu gospodarki finansowej kontrolowanej jednostki, w tym rachunkowości.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.5.2019 z 10 lipca 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 30 lipca 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor został zobowiązany w szczególności do:
–	wykazywania prawidłowych danych w sprawozdaniach,
–	prawidłowego ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich operacji gospodarczych,
–	prawidłowego ustalania terminu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej,
–	stosowania powszechnie obowiązujących zasad naliczania i wypłacania dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
–	doprecyzowania procedury wewnętrznej dotyczącej depozytów zmarłych mieszkańców, tak aby określała wszelkie działania zmierzające do ich całkowitego rozliczenia.
Dyrektor poinformował o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
Instytucje Kultury:
Kontrole kompleksowe:
1.	Dom Kultury w Rybniku-Boguszowicach
Dyrektor: Izabela Karwot.
Termin: od 21 czerwca do 12 lipca 2018 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku 
do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.7.2019 z 24 lipca 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 31 lipca 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego sporządzania list płac,
–	stosowania prawidłowych stawek podatku VAT przy sprzedaży biletów,
–	stosowania obowiązującej w jednostce instrukcji gospodarki kasowej,
–	dokonywania na bieżąco zmian w planie zamówień publicznych.
Dyrektor poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
2.	Industrialne Centrum Kultury w Rybniku-Niewiadomiu
Dyrektor: Kamila Paradowska.
Termin: od 2 do 27 września 2019 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.11.2019 z 8 października 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 8 listopada 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor została zobowiązana w szczególności do:
–	prawidłowego ujmowania operacji gotówkowych w raportach kasowych,
–	ujmowania środków pieniężnych w raportach kasowych w dniu ich przyjęcia do kasy,
–	prawidłowego naliczania składki na Fundusz Pracy od wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych,
–	ujmowania operacji gospodarczych w ewidencji księgowej pod prawidłowymi datami,
–	prawidłowego ujmowania dotacji w ewidencji księgowej.
Dyrektor poinformowała o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
Pozostałe jednostki:
1.	Kontrole kompleksowe:
Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Rybniku
Dyrektor: Rafał Tymusz.
Termin: od 15 lipca do 13 września 2019 roku. 
Tematyka: sprawdzenie zagadnień gospodarki finansowej od 1 stycznia 2018 roku do dnia zakończenia kontroli. 
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.8.2019 z 11 października 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 13 listopada 2019 roku.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor został zobowiązany w szczególności do:
–	wykazywania prawidłowych danych w sprawozdaniach,
–	ustalania z należytą starannością szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia,
–	prawidłowego ustalania terminu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej,
–	stosowania odpowiednich stawek VAT dla usług sportowo-rekreacyjnych,
–	dostosowania do potrzeb jednostki zakładowego planu kont i systemu księgowego.
Dyrektor poinformował o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
2.	Kontrole sprawdzające:
Straż Miejska w Rybniku
Komendant: Arkadiusz Kaczmarczyk.
Termin: od 8 do 22 sierpnia 2019 roku.
Tematyka: zbadanie wykonania zaleceń z kontroli przeprowadzonej od 21 sierpnia do 27 września 2017 roku.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.9.2019 z 3 września 2019 roku.
Odpowiedź jednostki na zalecenia wpłynęła do Urzędu Miasta Rybnika 4 października 2019 roku.

W celu usunięcia nieprawidłowości Komendant został zobowiązany w szczególności do: 
–	zapewnienia prawidłowego przyznawania dodatków specjalnych dla pracowników, mając na uwadze wymogi art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych,
–	powoływania w dokumentach PZ numerów faktur, tak aby umożliwić identyfikację tego dokumentu z fakturą oraz do wystawiania ich pod datą zgodną z dostawą towaru.
Komendant poinformował o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
3.	Kontrole doraźne:
Wydział Dróg Urzędu Miasta Rybnika
Naczelnik: Jacek Hawel.
Termin: od 11 do 15 stycznia 2019 roku. 
Tematyka: Kontrola przeprowadzona w związku ze złożoną skargą.
Zalecenia pokontrolne: zalecenia nie zostały wydane.
Kontrole rozpoczęte w 2018 roku i zakończone w 2019 roku:
Kontrola problemowa:
Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Rybniku
Dyrektor: Artur Gliwicki.
Termin: od 18 grudnia do 15 marca 2019 roku.
Tematyka: Sprawdzenie realizacji inwestycji pn.: "Adaptacja budynku byłego internatu przy ul. Borki 37 C w Rybniku w wyniku, którego powstanie 26 mieszkań komunalnych", udzielania informacji publicznej oraz sprawdzenie gospodarki magazynowej.
Zalecenia pokontrolne: AKW.1711.21.2018 z 23 kwietnia 2019 roku.
Odpowiedzi jednostek na zalecenia wpłynęły do Urzędu Miasta Rybnika 20 maja 2019 roku.
Pismem z 16 maja 2019 roku poinformowano o sposobie wykonania wszystkich zaleceń.
W celu usunięcia nieprawidłowości Dyrektor został zobowiązany w szczególności do:
–	weryfikowania ze stanem faktycznym i odzwierciedlania w przedmiarze robót oraz w kosztorysie inwestorskim danych ujmowanych w SIWZ,
–	ustalania wartości inwestycji tak, aby zawierała ogół kosztów poniesionych na jej realizację,
–	zachowywania zasady pisemności do umów w sprawach o zamówienia publiczne,
–	wyczerpującego dokumentowania okoliczności mających wpływ na realizację umowy i wprowadzania w niej zmian,
–	konsekwentnego egzekwowania zapisów podpisywanych umów,
–	naliczania kar umownych w przypadku niewywiązywania się/niestosowania zapisów umów,
–	niedopuszczenia aby w przypadku możliwości zmiany zapisów umów, wprowadzane zmiany nosiły znamiona istotnych zaś w przypadku wystąpienia istotnych zmian do stosowania zapisów ustawy prawo zamówień publicznych,
–	zwiększenia nadzoru nad bieżącą realizacją inwestycji, w szczególności do prowadzenia działań kontrolnych dających zapewnienie, że prace wykonywane są rzetelnie i zgodnie z założeniami,
–	do zaciągania zobowiązań w ramach budżetu, określonego w art. 211 ustawy o finansach publicznych,
–	dotrzymywania ustawowych terminów w przypadku doręczania korespondencji przy pomocy gońców,
–	stosowania obowiązujących procedur wewnętrznych,
–	rozważenia wyciągnięcia konsekwencji służbowych wobec pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości, które zostały opisane w protokole z kontroli.
	Dyrektor poinformował o sposobie wykonania wszystkich zaleceń pokontrolnych.
Rozpoczęte a niezakończone kontrole w 2019 roku:
W 2019 roku pracownicy Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej poza kontrolami, o których mowa wyżej, rozpoczęli również czynności kontrolne w Zespole Szkół Technicznych w Rybniku oraz Zespole Szkolno-Przedszkolnym nr 12 w Rybniku, które zakończyły się w 2020 roku.