Drukuj

Kontrole wewnętrzne

Jednostka
Ośrodek Pomocy Społecznej w Rybniku
Kierownik jednostki
Anna Sowik-Złotoś
Rodzaj
kontrola kompleksowa
Znak sprawy
Fn.1711.1.2024
Nr upoważnienia
OU-I.077.311.2024, OU-I.077.313.2024.
Termin
od 8 maja 2024 r. do 5 lipca 2024 r.
Tematyka
Sprawdzenie zagadnień z zakresu gospodarki finansowej.
Badany okres
od 1 stycznia 2022 do 5 lipca 2024
Zalecenia pokontrolne
Pismem z 23 października 2024 r. Prezydent Miasta zobowiązał Dyrektor do realizacji zaleceń pokontrolnych, w szczególności do:
  • Należności z tytułu dochodów budżetowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego należy ujmować w księgach rachunkowych Jednostki na koncie 221 „należności z tytułu dochodów budżetowych”.
  • Długoterminowe należności budżetowe (wymagalne po 12 miesiącach od dnia bilansowego) ujmować w ewidencji księgowej na koncie 226 „długoterminowe należności budżetowe”,
  • Ustalić i opisać w polityce rachunkowości OPS zasady ujmowania należności w księgach rachunkowych, tak aby na ich podstawie sporządzać bezpośrednio sprawozdania budżetowe i finansowe,
  • Sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej,
  • Wprowadzić w zasadach (polityce) rachunkowości OPS zapisy dotyczące sposobu, w jaki prowadzone są księgi rachunkowe Jednostki w zakresie konta 130 „ Rachunek bieżący jednostki”. Zmiany te wymagają zatwierdzenia przez kierownika Jednostki,
  • Wypełniać pozycję „Paragraf” w programie księgowym w zakresie konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” lub opisać w polityce rachunkowości przypadki, do których zasada ta nie ma zastosowania z uwzględnieniem przepisów prawa,
  • Sporządzać sprawozdania Rb-27S na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej Jednostki,
  • Stosować w ewidencji księgowej OPS zasadę czystości obrotów do konta 130 „Rachunek bieżący Jednostki”,
  • Dokonywać zapisów w ewidencji księgowej OPS na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budżetowej,
  • Dostosować zapisy w zasadach (polityce) rachunkowości OPS dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych Jednostki w zakresie konta 240 „Pozostałe rozrachunki” do stosowanych w Jednostce rozwiązań z uwzględnieniem przepisów prawa,
  • Sporządzać dokumentację inwentaryzacyjną zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną obowiązującą w Jednostce,
  • Sporządzać protokół z przeprowadzonej weryfikacji w sposób pozwalający na ustalenie: jakie konta były przedmiotem weryfikacji, jaki był ustalony stan wynikający z ksiąg, a jaki stan ustalony w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji, ponadto w protokole tym należy wskazywać wynik weryfikacji. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji dokumentować i rozliczać w myśl art. 27 ustawy o rachunkowości,
  • Dostosować zapisy Instrukcji inwentaryzacyjnej OPS do specyfiki aktywów występujących w Jednostce,
  • Wystawiać faktury za czynsz z tytułu najmu z terminem płatności zgodnym z zapisami umów najmu,
  • Zryczałtowane wynagrodzenie przysługujące płatnikowi z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych do urzędu skarbowego oraz przypis z tego tytułu należy ewidencjonować na koncie 221 „należności z tytułu dochodów budżetowych”,
  • Prawidłowo ustalać dzień nabycia prawa do nagrody jubileuszowej na podstawie dokumentacji pracowniczej,
  • Wprowadzić zapisy w Regulaminie Wynagradzania Pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w zakresie możliwości cofnięcia pracownikowi przyznanego dodatku specjalnego,
  • Przyznawać dodatek specjalny jedynie w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań wykraczających poza wykonywany przez pracownika zakres pracy, a więc poza podstawowe jego zadania,
  • Rzetelnie uzasadniać przyznanie dodatku specjalnego, mając na uwadze fakt, że dodatek specjalny jest przyznawany jedynie w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań,
  • Przeanalizować, czy stosunek pracy z pracownikiem nie uległ już tak dalece modyfikacji, że nie jest to już dla danego pracownika okresowe zwiększenie obowiązków lub powierzonych zadań, a stało się to już głównymi czynnościami w ramach obowiązków pracowniczych. Dodatek nie może stać się stałym elementem wynagrodzenia za pracę danego rodzaju,
  • Prawidłowo sporządzać aneksy do umów zlecenia zawartych z pracownikami świadczącymi usługi w ramach realizowanych przez Jednostkę programów,
  • W zakresie ust 4 pkt 8) oraz 9) zwiększenie nadzoru merytorycznego nad dokumentacją przedkładaną przez Zleceniobiorców świadczących usługi w ramach realizowanych przez OPS programów, w tym zwłaszcza w odniesieniu do ewidencji wykonywanych usług,
  • Ewidencjonować należności, roszczenia i zobowiązania wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, a więc z tytułu zwrotu kosztów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych w formie ryczałtu na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
  • Zaangażowanie środków, poprzedzające dokonanie wydatku, ujmować na kontach ewidencji pozabilansowej Jednostki (konto 998 „zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego) z chwilą ich prawnego zaangażowania,
  • W odniesieniu do ust 6 pkt 1) i 2) zaleca się przeprowadzać procedurę o zamówienie publiczne z należytą starannością, a w szczególności dokonywać opisu przedmiotu zamówienia w sposób prawidłowy, zgodny z obowiązującymi wewnętrznymi procedurami OPS i zarządzeniami Prezydenta Miasta Rybnika w zakresie zasad postępowania w sprawach zamówień publicznych,
  • Przeksięgowania zapłaty równowartości wydatków na inwestycje dokonywać pod datą zapłaty zobowiązań,
  • Zaangażowanie środków, poprzedzające dokonanie wydatku, ujmować na kontach ewidencji pozabilansowej Jednostki (konto 998 „zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego) z chwilą ich prawnego zaangażowania,
  • Przyjmować środki trwałe do ewidencji środków trwałych pod właściwą datą,
  • Zwiększyć nadzór merytoryczny nad dokumentacją przedkładaną przez Wykonawcę, szczególnie w zakresie otrzymanych faktur,
  • Dokonywać zapłaty za wykonane usługi zgodnie z zapisami zawartych umów, w tym zwłaszcza po usunięciu stwierdzonych usterek i wad oraz po spisaniu protokołu końcowego odbioru robót,
  • Naliczyć kary umowne za opóźnienie w realizacji umowy nr DA.2713.6.2023 zawartej z Wykonawcą w związku z pracami przystosowawczymi w pomieszczeniach przy ul. Mościckiego w Rybniku na Dzienny Dom Seniora+.
    • Odpowiedź jednostki
    Pismem z 25 listopada 2024 r. Dyrektor poinformowała o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.
    Publikacja: 15 kwietnia 2025 r. godz. 10:57 Wiktoria Karbowniczek (Młodszy Referent Fn)
    Aktualizacja: 20 maja 2025 r. godz. 09:59 Wiktoria Karbowniczek (Młodszy Referent Fn)