Komórki organizacyjne Urzędu Miasta

Do zadań Centrum Organizacji Urzędu należy w szczególności:

1. Wydział Organizacyjny:
1) opracowywanie, monitorowanie zmian i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu i innych przepisów wewnętrznych;
2) analizowanie organizacji pracy Urzędu, przedkładanie wniosków dotyczących usprawnień i zmian w zakresach działań wydziałów;
3) przygotowywanie pełnomocnictw i upoważnień;
4) wykonywanie oraz koordynowanie zadań związanych z wyborami, referendami oraz spisami powszechnymi;
5) prowadzenie centralnego rejestru:
a) zarządzeń Prezydenta,
b) upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Prezydenta jako organu gminy,
c) innych upoważnień i pełnomocnictw,
d) protokołów kontroli zewnętrznych,
e) spraw załatwianych na podstawie wystąpień podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową,
6) poświadczanie własnoręczności podpisu na:
a) deklaracjach i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych,
b) dokumentach stwierdzających istnienie dalszego prawa do pobierania świadczeń określonych ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
7) obsługa sekretarsko – biurowa Sekretarza;
8) rejestracja poczty adresowanej do Prezydenta, jego Zastępców, Sekretarza i Skarbnika, oraz innej poczty przekazanej do rejestracji;
9) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej za wyjątkiem spraw powierzonych innych wydziałom;
10) organizacja praktyk w Urzędzie na podstawie umów/porozumień zawartych z podmiotami zewnętrznymi;
11) organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę w Urzędzie;
12) udostępnianie dzienników urzędowych Rzeczypospolitej Polskiej Klientom Urzędu;
13) koordynowanie spraw związanych z Rejestrem Korzyści;
14) planowanie oraz wykonywanie zadań związanych z realizacją uchwały budżetowej – w zakresie zadań realizowanych przez Dyrektora Centrum Organizacji Urzędu;
15) prowadzenie spraw związanych ze Związkiem Miast Polskich oraz Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów;
16) prowadzenie wykazu podmiotów wyznaczonych przez Prezydenta, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna;
17) prowadzenie dokumentacji związanej ze związkami zawodowymi, za wyjątkiem dokumentacji kadrowej oraz jej analiza pod kątem zgodności z przepisami prawa;
18) koordynowanie spraw związanych z realizacją przedsięwzięcia Benchmarking usług publicznych;
19) wykonywanie ogółu czynności związanych z funkcjonowaniem w Urzędzie systemu zarządzania zgodnością, w tym rozpatrywanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych;
20) wykonywanie zadań związanych ze składaniem Prezydentowi oświadczeń o stanie majątkowym, w tym w szczególności przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie, a także analizowanie danych w nich zawartych;
21) współpraca z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w zakresie spraw związanych z realizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
22) koordynowanie działań w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem.

2. Wydział Kadr i Płac:
2.1 Referat Kadr
1) rekrutacja pracowników:
a) wykonywanie ogółu czynności związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska w Urzędzie,
b) wykonywanie ogółu czynności związanych z przeprowadzaniem naborów na stanowiska dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta, dla których podstawą zatrudnienia jest ustawa o pracownikach samorządowych oraz wykonywanie czynności związanych z wyłanianiem kandydatów na stanowisko: 2) obsługa kadrowa:
a) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu w tym wnioskowanie o wyłączenie od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
b) prowadzenie spraw osobowych (w tym prowadzenie akt osobowych z wyłączeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem dyrektorów szkół, przedszkoli i placówek oświatowych oraz samorządowych instytucji kultury,
c) realizacja polityki Prezydenta w zakresie spraw kadrowych,
d) prowadzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
e) organizowanie staży realizowanych w ramach umów zawartych z podmiotami zewnętrznymi oraz współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy,
f) prowadzenie spraw i dokumentacji osób ubiegających się oraz świadczących wolontariat w Urzędzie,
g) prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych pracowników,
h) wykonywanie zadań związanych ze sprawozdawczością,
i) realizacja zadań związanych z ustalaniem, analizą, rozliczaniem i kontrolą czasu pracy pracowników Urzędu,
j) wybór Towarzystwa Ubezpieczeniowego świadczącego usługi w zakresie grupowego ubezpieczenia na życie dla pracowników Urzędu,
k) wybór jednostki wykonującej profilaktyczne badania lekarskie oraz zapewniającej udział lekarza medycyny pracy w pracach Komisji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
l) wykonywanie czynności w zakresie Pracowniczych Planów Kapitałowych w stosunku do pracowników Urzędu.
3) podnoszenie kompetencji pracowników Urzędu:
a) planowanie, realizacja i ocena szkoleń,
b) organizacja szkoleń otwartych i zamkniętych,
c) wspieranie innych form podnoszenia kompetencji pracowników Urzędu.

2.2 Referat Płac:
1) zarządzanie funduszem płac:
a) planowanie środków na wynagrodzenia i ich pochodne dla pracowników Urzędu,
b) przygotowywanie założeń do polityki płacowej, planowanie i monitorowanie wykonania funduszu płac,
c) prowadzenie rozliczeń innych należności związanych ze stosunkiem pracy,
d) sporządzanie poleceń księgowania na podstawie zbiorczych zestawień list płac oraz dekretowanie przelewów,
2) obsługa płacowa:
a) prowadzenie spraw płacowych, podatkowych i zasiłkowych pracowników Urzędu,
b) prowadzenie czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę pracowników Urzędu w zakresie egzekucji sądowej i administracyjnej,
c) prowadzenie księgowości Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej (KZP),
d) prowadzenie oraz monitorowanie ZFŚS w zakresie wypłacania przyznanych świadczeń oraz udzielania pożyczek przeznaczonych na realizację celów mieszkaniowych,
e) prowadzenie zadań z zakresu czasu pracy pracowników Urzędu, w tym naliczanie i wypłata należnych świadczeń,
f) rozliczenia z Powiatowym Urzędem Pracy w ramach prac interwencyjnych.
3) obsługa projektów finansowanych ze środków zewnętrznych w zakresie rozliczania kosztów osobowych pracownika zaangażowanego w realizację projektu.

3. Biuro Obsługi Rady:
1) obsługa organizacyjno-administracyjna Rady, komisji Rady oraz Rad Dzielnic;
2) przedkładanie właściwym organom nadzoru - Wojewodzie lub Regionalnej Izbie Obrachunkowej - uchwał Rady;
3) prowadzenie wykazu rozstrzygnięć nadzorczych oraz orzeczeń sądowych dotyczących uchwał Rady;
4) przesyłanie do Dziennika Urzędowego Województwa Śląskiego - celem ich publikacji - aktów prawa miejscowego oraz obwieszczeń w sprawie ogłoszenia jednolitych tekstów uchwał;
5) sporządzanie zestawienia diet należnych radnym Miasta oraz przewodniczącym zarządów dzielnic;
6) nadzór nad gospodarką finansową prowadzoną przez rady dzielnic;
7) organizowanie i obsługa dyżurów Przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady;
8) prowadzenie centralnego rejestru:
a) uchwał Rady,
b) wniosków i interpelacji radnych,
c) petycji kierowanych do Rady.
9) prowadzenie rejestru skarg kierowanych do Rady Miasta oraz koordynowanie działań związanych z ich rozpatrywaniem;
10) nadzór nad składaniem oświadczeń majątkowych przez radnych;
11) organizacja wyborów ławników;
12) organizacja wyborów do Rad Dzielnic;
13) nadzór nad udostępnianiem transmisji obrad Rady oraz udostępnianie nagrań z sesji;
14) koordynowanie zadań związanych z transkrypcją nagrań sesji.
15) nadzór systemu konferencyjnego na sali obrad Rady we współpracy z Wydziałem Cyfryzacji i Nowych Technologii;
16) administrowanie portalu radnych radni.info;
17) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Prezydenta Medalu Honorowego ”Zasłużony dla Miasta Rybnika” oraz dokumentacji w tym zakresie;
18) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę miana „Honorowego obywatela Miasta Rybnika” oraz przyznawaniem pamiątkowego medalu Beneficii grata civitas Rybnik, oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
19) prowadzenie rejestru i zbioru aktów prawa miejscowego;
20) realizacja zadań związanych z wyłączeniem radnych Miasta podlegających obowiązkowi pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny w tym prowadzenie wykazu radnych podlegających wyłączeniu;
21) prowadzenie ewidencji spraw załatwianych na podstawie wystąpień podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową wobec Rady.

4. Biuro Obsługi Urzędu:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji, przesyłek i dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne wydziały;
2) rejestrowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów pism wpływających do Urzędu (pism tradycyjnych oraz korespondencji wpływającej poprzez elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
3) rejestrowanie i doręczanie poprzez gońców korespondencji wychodzącej na teren Miasta;
4) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji i przesyłek poza teren Miasta;
5) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą dzienników i czasopism oraz ich dystrybucja do odpowiednich wydziałów;
6) obsługa Klientów, m.in. poprzez: udzielanie informacji o strukturze i funkcjonowaniu Urzędu oraz właściwości jednostek organizacyjnych Miasta, kierowanie do odpowiednich wydziałów, wydawanie formularzy wniosków i informowanie o sposobie i procedurze załatwienia sprawy, przyjmowanie podań, wykonywanie nieodpłatnych kserokopii dokumentu dla Klientów w celu potwierdzenia złożenia pisma;
7) obsługa centrali telefonicznej;
8) administrowanie systemem: baza Gońcy;
9) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta;
10) prowadzenie centralnego rejestru petycji, nadzór nad terminowym rozpatrywaniem petycji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta a także aktualizacja w Biuletynie Informacji Publicznej danych dotyczących przebiegu postępowania;
11) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu, w tym przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, brakowanie i niszczenie akt, wypożyczanie i udostępnianie akt;
12) przejmowanie akt zlikwidowanych zakładów budżetowych i jednostek organizacyjnych Miasta;
13) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej;
14) wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych;
15) rejestracja i wywieszanie na ogólnych tablicach informacyjnych ogłoszeń sądów oraz innych uprawnionych organów i instytucji;
16) zakup literatury fachowej;
17) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczątki, kontrola ich stosowania;
18) kontrola terminowego załatwiania spraw w Urzędzie;
19) prowadzenie sekretariatu Prezydenta.