Komórki organizacyjne Urzędu Miasta

Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji, przesyłek i dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne wydziały;
2) rejestrowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów pism wpływających do Urzędu (pism tradycyjnych oraz korespondencji wpływającej poprzez elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP);
3) rejestrowanie i doręczanie poprzez gońców korespondencji wychodzącej na teren Miasta;
4) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji i przesyłek poza teren Miasta;
5) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą dzienników i czasopism oraz ich dystrybucja do odpowiednich wydziałów;
6) obsługa Klientów, m.in. poprzez: udzielanie informacji o strukturze i funkcjonowaniu Urzędu oraz właściwości jednostek organizacyjnych Miasta, kierowanie do odpowiednich wydziałów, wydawanie formularzy wniosków i informowanie o sposobie i procedurze załatwienia sprawy, przyjmowanie podań, wykonywanie nieodpłatnych kserokopii dokumentu dla Klientów w celu potwierdzenia złożenia pisma;
7) obsługa centrali telefonicznej;
8) administrowanie systemem: baza Gońcy;
9) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta;
10) prowadzenie centralnego rejestru petycji, nadzór nad terminowym rozpatrywaniem petycji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta a także aktualizacja w Biuletynie Informacji Publicznej danych dotyczących przebiegu postępowania;
11) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu, w tym przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, brakowanie i niszczenie akt, wypożyczanie i udostępnianie akt;
12) przejmowanie akt zlikwidowanych zakładów budżetowych i jednostek organizacyjnych Miasta;
13) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej;
14) wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych;
15) rejestracja i wywieszanie na ogólnych tablicach informacyjnych ogłoszeń sądów oraz innych uprawnionych organów i instytucji;
16) zakup literatury fachowej;
17) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczątki, kontrola ich stosowania;
18) kontrola terminowego załatwiania spraw w Urzędzie;
19) prowadzenie sekretariatu Prezydenta.