Komórki organizacyjne Urzędu Miasta

Do zadań Wydziału Informacji, Kultury i Promocji należy w szczególności:

1. Referat Kultury:
1) współpraca z 7 samorządowymi instytucjami kultury oraz koordynowanie współpracy z innymi podmiotami działającymi w obszarze kultury;
2) opracowanie projektów statutów oraz opiniowanie regulaminów organizacyjnych instytucji kultury;
3) współpraca z organami samorządu wojewódzkiego i innymi podmiotami w zakresie działalności merytorycznej instytucji kultury oraz realizacji porozumień o prowadzeniu wspólnej instytucji;
4) planowanie i rozliczanie wysokości dotacji wnioskowanej przez instytucje kultury oraz badanie prawidłowości sprawozdań z wykonania planów finansowych instytucji, dla których organizatorem jest Miasto;
5) prowadzenie spraw finansowych i spraw z zakresu zamówień publicznych w ramach zadań wykonywanych przez Referat;
6) przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń i porozumień w ramach zadań wykonywanych przez Referat;
7) wykonywanie ogółu czynności związanych z wyłanianiem kandydatów na stanowiska dyrektorów samorządowych instytucji kultury, w tym przygotowywanie umowy zgodnie z ustawą o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, w której strony określają warunki organizacyjno-finansowe działalności instytucji kultury oraz programu jej działania, celem przedłożenia prezydentowi, który z ramienia organizatora (przed powołaniem dyrektora) zawrze z nim umowę;
8) przygotowanie dokumentów związanych z powołaniem i odwołaniem oraz trwającym stosunkiem pracy dyrektorów samorządowych instytucji kultury;
9) prowadzenie rejestru instytucji kultury działających na terenie miasta, w tym wydawanie odpisów pełnych lub skróconych;
10) prowadzenie spraw związanych z realizacją imprez kulturalnych i rozrywkowych organizowanych przez Miasto;
11) prowadzenie spraw dotyczących organizacji uroczystości związanych ze świętami państwowymi i rocznicami;
12) gromadzenie informacji dotyczących twórców i zespołów artystycznych;
13) współdziałanie ze środowiskami twórców i organizatorów działalności kulturalnej, w tym w zakresie działalności amatorskiej;
14) prowadzenie spraw dotyczących nagród w zakresie kultury;
15) upowszechnianie kultury wśród mieszkańców miasta;
16) prowadzenie spraw w zakresie:
a) przekazywania materiałów i informacji potrzebnych do opracowywania koncepcji i projektów graficznych plakatów wywieszanych w gablotach informacyjnych zlokalizowanych na terenie miasta;
b) prowadzenie telefonicznej informacji kulturalnej miasta;
c) współpraca z miejskimi i prywatnymi organizatorami wydarzeń kulturalnych;
d) gromadzenia informacji o wydarzeniach kulturalnych w mieście,
e) prowadzenia spraw związanych z procedurą przetargową oraz bieżącą obsługą 72 dwustronnych gablot informacyjnych (serwis, wymiana, naprawa);
17) współpracę z organizacjami i podmiotami zajmującymi się turystyką;
18) prowadzenie Centralnego Rejestru Patronatów Prezydenta Miasta oraz spraw związanych z ich udzielaniem;
19) przyjmowanie zawiadomień o organizacji imprez artystycznych oraz koordynacja wydarzeń kulturalnych odbywających się na terenie miasta;
20) prowadzenie obsługi administracyjnej ogólnopolskiego konkursu „Górnośląska Nagroda Literacka Juliusz (w tym administrowanie stroną internetową i profilem na Facebooku);
21) współpraca z placówkami oświatowymi w celu upowszechniania edukacji kulturalnej i poszerzania uczestnictwa w życiu kulturalnym miasta dzieci i młodzieży;
22) współpraca z Wydziałem Polityki Społecznej w zakresie prowadzenia spraw związanych z otwartymi konkursami ofert na realizację zadań publicznych w obszarze kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego oraz działalności na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego jak również w zakresie opiniowania udzielanych w trybie 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dotacji (tzw. małe granty);
23) wspieranie działań na rzecz seniorów mających na celu zwiększenie ich uczestnictwa w życiu kulturalnym oraz podtrzymywanie tradycji regionalnej.

2. Referat Promocji:
1) kształtowanie i prowadzenie polityki marketingowej urzędu i jednostek organizacyjnych miasta;
2) organizowanie miejskich kampanii promocyjnych wynikających z aktualnych potrzeb miasta lub przyjętej strategii;
3) wsparcie marketingowe jednostek miejskich, w tym placówek oświatowych i kulturalnych oraz spółek miejskich;
4) administrowanie aplikacją „halo! RYBNIK”;
5) nadzór nad prawidłowym wprowadzaniem zasad przyjętych w Systemie Identyfikacji Wizualnej przez wydziały, jednostki organizacyjne Miasta, w tym placówki oświatowe i kulturalne oraz spółki miejskie;
6) nadzór nad prawidłowym wprowadzaniem zasad przyjętych w Systemie Informacji Miejskiej przez wydziały, jednostki miejskie w tym placówki oświatowe i kulturalne oraz spółki miejskie;
7) tworzenie projektów graficznych i zamawianie kalendarzy ściennych na potrzeby urzędu;
8) prowadzenie bazy zdjęciowej i filmowej miasta, w tym wybranych wydarzeń, spotkań, inwestycji, krajobrazów;
9) prowadzenie oficjalnych kont miasta na profilach mediów społecznościowych;
10) organizacja i udział miasta w wyznaczonych targach, wystawach, prezentacjach oraz imprezach o charakterze promocyjnym;
11) przygotowywanie tekstów, prezentacji, projektów graficznych, materiałów multimedialnych oraz innych materiałów i artykułów promujących miasto;
12) zamawianie, kupno oraz dystrybucja materiałów promocyjnych;
13) prowadzenie magazynu i ewidencji materiałów promocyjnych miasta;
14) zlecanie badań i analiz opinii publicznej;
15) przygotowywanie projektów plakatów zamieszczanych na dwustronnych miejskich billboardach;
16) dbanie o odpowiednią ekspozycję Gazety Rybnickiej w budynku Urzędu przy ul. Chrobrego 2 oraz Zamkowej 5;
17) przekazywanie Powiatowej i Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Konstantego Prusa w Rybniku publikacji promocyjnych do Bibliografii Regionalnej;
18) wdrożenie i realizacja Programu Rybnicka Karta Mieszkańca-Rybka;
19) prowadzenie sekretariatu wyznaczonego Zastępcy Prezydenta.

3. Referat Informacji:
1) kształtowanie oraz prowadzenie polityki informacyjnej Prezydenta, Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta;
2) informowanie o działaniach Prezydenta, Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta;
3) przygotowanie wystąpień Prezydenta;
4) tworzenie informacji prasowych własnych o działalności urzędu, prezydenta, jednostek miejskich;
5) odpowiadanie na pytania dziennikarzy, zarówno w formie pisemnej (prasa, internet), wizualnej (telewizja) jak i głosowej (radio);
6) organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych oraz innych spotkań z udziałem Prezydenta i innych przedstawicieli Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta;
7) przygotowywanie postów do mediów społecznościowych i odpowiadanie na komentarze;
8) przygotowywanie sprostowań do materiałów opublikowanych w mediach na temat Prezydenta i Urzędu;
9) przygotowywanie informacji dotyczących oficjalnych spotkań Prezydenta na sesje Rady i do Biuletynu Informacji Publicznej;
10) tworzenie, redagowanie i dodawanie treści oraz administrowanie stroną internetową Miasta www.rybnik.eu;
11) przygotowanie okolicznościowych podziękowań, życzeń i zaproszeń na wyznaczone spotkania Prezydenta oraz innej korespondencji okolicznościowej;
12) tworzenie i aktualizacja wykazu podmiotów na potrzeby wysyłki życzeń i spotkań świąteczno–noworocznych Prezydenta;
13) prowadzenie archiwum informacji prasowych ukazujących się na temat Miasta.