Drukuj

Komórki organizacyjne Urzędu Miasta

Nazwa
Wydział Organizacyjny (Or)
Telefon
32 43 92 217
Adres e-mail
organizacyjny@um.rybnik.pl
Osoba kierująca
Robert Cebula (Sekretarz Miasta)
Struktura Wydziału
Godz. przyjęć interesantów
poniedziałek - środa od 8.00 do 15.00
czwartek od 8.00 do 17.30
piątek od 8.00 do 12.30
Lokalizacja

Bolesława Chrobrego 2

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. Referat Ogólny:
1) opracowywanie, monitorowanie zmian i aktualizacja regulaminu organizacyjnego Urzędu, podziału zadań i kompetencji w Urzędzie oraz innych przepisów wewnętrznych;
2) przygotowywanie pełnomocnictw i upoważnień;
3) prowadzenie centralnego rejestru:
a) zarządzeń Prezydenta,
b) upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Prezydenta jako organu gminy,
c) innych upoważnień i pełnomocnictw,
d) protokołów kontroli zewnętrznych,
e) spraw załatwianych na podstawie wystąpień podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową,
4) poświadczanie własnoręczności podpisu na:
a) deklaracjach i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych,
b) dokumentach stwierdzających istnienie dalszego prawa do pobierania świadczeń określonych ustawą o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
5) obsługa sekretarsko – biurowa Sekretarza;
6) rejestracja poczty adresowanej do Prezydenta, jego Zastępców, Sekretarza i Skarbnika, oraz innej poczty przekazanej do rejestracji;
7) realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, za wyjątkiem spraw powierzonych innych wydziałom;
8) organizacja praktyk w Urzędzie na podstawie umów/porozumień zawartych z podmiotami zewnętrznymi;
9) organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę w Urzędzie;
10) koordynowanie spraw związanych z Rejestrem Korzyści;
11) współpraca ze Związkiem Miast Polskich oraz Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów;
12) prowadzenie wykazu podmiotów wyznaczonych przez Prezydenta, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna;
13) prowadzenie dokumentacji związanej ze związkami zawodowymi, za wyjątkiem dokumentacji kadrowej oraz jej analiza pod kątem zgodności z przepisami prawa;
14) wykonywanie ogółu czynności związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych;
15) wykonywanie zadań związanych ze składaniem Prezydentowi oświadczeń o stanie majątkowym, w tym w szczególności przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie, a także analizowanie danych w nich zawartych;
16) współpraca z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w zakresie spraw związanych z realizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
17) koordynowanie działań w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz systemu zarządzania ryzykiem.

2. Referat Obsługi Urzędu:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji, przesyłek i dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne wydziały;
2) rejestrowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów pism wpływających do Urzędu (pism tradycyjnych oraz korespondencji wpływającej w formie elektronicznej);
3) rejestrowanie i doręczanie poprzez gońców korespondencji wychodzącej na teren Miasta;
4) rejestrowanie i wysyłanie korespondencji i przesyłek poza teren Miasta;
5) prowadzenie spraw związanych z prenumeratą dzienników i czasopism oraz ich dystrybucja do odpowiednich wydziałów;
6) obsługa Klientów, m.in. poprzez: udzielanie informacji o strukturze i funkcjonowaniu Urzędu oraz właściwości jednostek organizacyjnych Miasta, kierowanie do odpowiednich wydziałów, wydawanie formularzy wniosków i informowanie o sposobie i procedurze załatwienia sprawy, przyjmowanie podań, wykonywanie nieodpłatnych kserokopii dokumentu dla Klientów w celu potwierdzenia złożenia pisma;
7) obsługa centrali telefonicznej;
8) administrowanie systemem: baza Gońcy;
9) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg i wniosków w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta;
10) prowadzenie centralnego rejestru petycji, nadzór nad terminowym rozpatrywaniem petycji w wydziałach oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta a także aktualizacja w Biuletynie Informacji Publicznej danych dotyczących przebiegu postępowania;
11) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu, w tym przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego, brakowanie i niszczenie akt, wypożyczanie i udostępnianie akt;
12) przejmowanie akt zlikwidowanych zakładów budżetowych i jednostek organizacyjnych Miasta;
13) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej;
14) wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych;
15) rejestracja i wywieszanie na ogólnych tablicach informacyjnych ogłoszeń sądów oraz innych uprawnionych organów i instytucji;
16) zakup literatury fachowej;
17) gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i pieczątki, kontrola ich stosowania;
18) kontrola terminowego załatwiania spraw w Urzędzie;
19) prowadzenie sekretariatu Prezydenta.