Drukuj

Kontrole wewnętrzne

Jednostka
Zespół Obsługi Placówek Opiekuńczo – Wychowawczych w Rybniku
Kierownik jednostki
Jarosław Pydyn
Rodzaj
kontrola problemowa
Znak sprawy
Fn.1711.2.1.2024
Nr upoważnienia
OU-Or.077.296.2024, OU-Or.077.295.2024
Termin
od 16 września 2024 r. do 13 grudnia 2024 r.
Tematyka
Weryfikacja zagadnień związanych ze zwrotem kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy.
Badany okres
od 1 stycznia 2023 do 30 czerwca 2024
Zalecenia pokontrolne
Pismem z 18 marca Prezydent Miasta Rybnika zobowiązał Dyrektora do realizacji zaleceń pokontrolnych, w szczególności do:
  • Zawierać umowy o używanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.,
  • Dokonywać aneksowania umów o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych w sytuacji zmiany warunków umowy,
  • Zobowiązać pracowników, z którymi zawarto umowy na używanie pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych w jazdach lokalnych, do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
  • Zwrotu kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika do celów służbowych dokonywać na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki. Dokonać stosownych zmian w umowach,
  • Mając na względzie sprawną organizację Jednostki, ale także właściwy system kontroli zarządczej dostosować procedurę w zakresie wyjść służbowych do faktycznych potrzeb Jednostki,
  • Zwiększyć kontrolę nad kompletnością i rzetelnością prowadzenia ewidencji wyjść służbowych,
  • Dokonać korekty błędnie rozliczonego zwrotu kosztów za używanie samochodu będącego własnością Pracownika nr 1, Pracownika nr 2, Pracownika nr 4 oraz Pracownika nr 5 do celów służbowych,
  • Zwiększyć kontrolę merytoryczną i rachunkową nad przedkładaną przez pracowników dokumentacją w zakresie rozliczania kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika do celów służbowych,
  • Dokonać korekty błędnie rozliczonego zwrotu kosztów za używanie samochodu będącego własnością Pracownika nr 4 oraz Pracownika nr 5 do celów służbowych,
  • Zwiększyć kontrolę merytoryczną i rachunkową nad przedkładaną przez pracowników dokumentacją w zakresie rozliczania kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika do celów służbowych,
  • Dokonać korekty błędnie rozliczonego zwrotu kosztów za używanie samochodu będącego własnością Pracownika nr 1 oraz Pracownika nr 4 do celów służbowych,
  • Zwiększyć kontrolę merytoryczną i rachunkową nad przedkładaną przez pracowników dokumentacją w zakresie rozliczania kosztów za używanie samochodu będącego własnością pracownika do celów służbowych,
  • Zwiększyć kontrolę merytoryczną i rachunkową nad przedkładaną przez pracowników dokumentacją w zakresie rozliczania kosztów za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych,
  • Zatwierdzać dokumenty księgowe zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych ZOPOW,
  • Zwiększyć kontrolę merytoryczną nad przedkładaną przez pracowników dokumentacją pracowniczą,
  • Prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników ZOPOW w sposób rzetelny, staranny i umożliwiający faktyczne ustalenie ram czasowych, w których dany pracownik wykonywał swoje obowiązki,
  • Zobowiązać pracowników do przestrzegania zapisów Regulaminu pracy ZOPOW, w tym zwłaszcza do rzetelnego potwierdzania obecności w pracy podpisem na liście obecności,
  • Zwiększyć kontrolę rachunkową nad dokumentacją księgową w zakresie używania samochodu prywatnego do celów służbowych,
  • Wydatki realizować dopiero po formalnym i rachunkowym zatwierdzeniu listy płac przez Głównego Księgowego oraz Dyrektora ZOPOW.
    • Odpowiedź jednostki
    Pismem z 1 kwietnia 2025 r. Dyrektor poinformował o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.
    Publikacja: 13 maja 2025 r. godz. 10:54 Wiktoria Karbowniczek (Młodszy Referent Fn)
    Aktualizacja: 20 maja 2025 r. godz. 09:56 Wiktoria Karbowniczek (Młodszy Referent Fn)